2.2 PowerPoint课件高效制作策略

PowerPoint课件制作过程也是课件内容素材加工、集成与整理的过程，为提高课件制作效率，遵循一些规范和原则是必需的，下面总结了一些提高课件制作效率的策略。

2.2.1 策略一：常用操作，一步直达

在课件制作过程中，经常会频繁进行一些操作，如文件保存、插入图像、替换图像等。利用PowerPoint软件的界面定制功能，将常用的一些命令放置在快速访问工具上能够大大提高课件制作的操作效率。

PowerPoint 2003版与2010版界面差别较大，在使用PowerPoint 2010版时，不要以2003版的方法去找那些操作命令或按钮在什么位置，而是思考制作课件需要哪些功能，将这些常用的命令找出来，集中放在自己熟悉的位置，这样以后无论软件如何升级，都可以做到以不变应万变。

1.PPT快速工具栏定制

在PowerPoint功能操作区中单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“自定义快速访问工具栏”命令，如图2-5所示。

可以根据自己的习惯和常用操作，把最常用的操作命令加入到快速访问工具栏中，如文件的打开、保存、关闭，对象的对齐方式、叠放次序等（课件制作中常用的命令通常包括文件操作、对象插入、对象编辑等），如图2-6所示。

2.按操作习惯设置自定义功能区

新版本的PowerPoint取消了PowerPoint 2003的下拉菜单操作方式，可能会让你在刚开始时使用不习惯。另外PowerPoint 2010提供了自定义功能区功能，可以按自己的习惯设置。在功能区单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“自定义功能区”命令进行设置，还可以创建新的“功能区”，如图2-7所示。

在PowerPoint 2010中完成个性工具栏和快速访问工具栏的设置后，可以将这些设置导出为.exportedUI配置文件，方便以后软件重装或在其他工作场所导入配置文件（在本书下载文件中提供一个示范配置文件，定制了一些课件常用操作，请导入试一试）。

3.PowerPoint 2010快捷操作功能

除了可以对PowerPoint的操作功能进行自定义与设置，还可以对PowerPoint选项进行一些更改，以符合课件制作需求，例如更改PowerPoint撤销次数的限制等，PowerPoint选项设置如图2-8所示。

●→注意

PowerPoint 2003从工具菜单进入选项设置，PowerPoint 2010从“文件”选项卡进入选项设置。撤销是课件制作中最常用的操作，比复制、粘贴操作使用还频繁，可以使用Ctrl+Z组合键调用。

4.备份和恢复PowerPoint的自定义设置

在制作课件时经常需要进行多媒体素材的编辑，如果对绘制的对象、图像，以及音频、视频对象操作频繁，则可以利用自定义设置，将这些常用命令单独分组，如图2-9所示。

将设置好的操作界面导成一个独立的文件，以后在重装软件或在其他机器上使用时，导入界面配置文件就可以了，如图2-10所示。

在PowerPoint中还有一些其他的快速操作技巧，总结如下。

（1）在PowerPoint 2007或2010中内置了文字和图片样式，可以快速改变图片和文字的显示效果。

（2）利用格式刷功能（双击），可以批量改变对象的格式设置，在PowerPoint 2010中，还有动画格式刷，对动画的设置也可以复制。

（3）在幻灯片浏览视图下，可以快速调整幻灯片的显示顺序，对幻灯片进行移动、复制等操作。

在PowerPoint 2003中可以直接在幻灯片窗口中进行切换，或从视图菜单中切换。

（4）使用“对齐”命令，可以对多个对象位置进行统一排列，如图2-11所示。

（5）按住Ctrl键后，用鼠标拖动对象，可以快速复制对象。

（6）使用Ctrl+Z组合键用来撤销操作。

（7）可以在状态栏中快速改变幻灯片的显示比例，如图2-12所示。使用PowerPoint2010右下角的按钮可以快速切换幻灯片模式，快速设置幻灯片显示比例。

（8）快速添加幻灯片

在已有幻灯片上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“复制幻灯片”命令，或直接按Enter键可插入空幻灯片。

（9）替换字体

在设计完PPT演示文稿后，发现有一种字体用的不合适，如何换成其他字体？

在运行别人制作的PPT演示文稿时，若遇到系统没有的字体，PowerPoint会自动转化为PowerPoint设置的默认字体，一般为宋体，这会让演示文稿变得很难看。通常我们需要逐一改变字体，但这样比较耗费时间，也是一件非常乏味的工作。

在PowerPoint 2003中可以利用“格式”菜单中的“替换字体”命令，在弹出的对话框中分别选择“替换字体”和“替换为字体”选项，然后按“替换”按钮即可全文替换。

（10）使用快捷键

在对软件操作界面进行定制的基础上，操作一些常用命令的快捷键能够在一定程度上提高效率，如利用F5（Shift+F5）键放映幻灯片，使用方向键或Ctrl+方向键可以对对象进行精确移动等。下面是PPT课件制作中常用的快捷键。

Ctrl+C：复制。

Ctrl+X：剪切。

Ctrl+V：粘贴。除可以复制对象外，还可以复制对象的格式和样式，按Ctrl+Shift+C组合键复制格式，按Ctrl+Shift+V组合键粘贴格式，相当于格式刷功能，但是格式刷在跨幻灯片操作时不方便使用，可以用此快捷键。

Ctrl+D：粘贴复制的对象及最近一次的操作。

Ctrl+鼠标选中对象后拖动：复制当前对象。

Ctrl+Z：撤销。

Ctrl+S：保存。

F4：重复上一次操作。

Ctrl+[或Ctrl+]：放大或缩小文字，改变文字大小更直观。

Ctrl+M或Ctrl+Enter键（幻灯片窗格）：插入新幻灯片。

F5：放映幻灯片。

Stift+F5：从当前幻灯片开始放映。

W：放映模式下白屏。

B：放映模式下黑屏。

Ctrl+P：放映模式下笔迹批注。

Ctrl+E：放映模式下笔迹擦除。

Ctrl+T：放映模式下调用任务栏（方便切换程序，等同Alt+Tab组合键）。

Esc：退出放映模式。

（11）PowerPoint中对象的选择与重命名

如果在制作PPT时，幻灯片上的对象太多，而且有重叠的，就为对象的选择与编辑带来了极大的不便，PowerPoint 2010中提供了一个选择窗格工具，可以帮助我们解决这些问题，具体功能介绍如下。

使用窗格功能可以快速调整幻灯片上对象的层次、选择被遮挡的对象、隐藏幻灯片上的一些对象、为幻灯片中的一些对象起一个有意义的名字等。如图2-13所示是一个PPT动画，因为对象太多在操作时可以充分利用“选择窗格”命令！

选择窗格位置：“开始”→“选择”→“选择窗格”命令，如图2-14所示。

下面介绍如何利用PowerPoint的“选择窗格”命令，解决以上问题。

① 调整显示对象的顺序

第一种方法：默认情况下，可以在要调整的对象上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择相应的选项调整显示顺序，例如是上移一层（或置于顶部），还是下移一层（置于底部）。

第二种方法：在窗格中选择一个对象，单击向上或向下按钮就可以非常方便地调整它们之间的层次了，如图2-15所示。调整后的效果可以在幻灯片上实时观看到。

② 隐藏部分对象

看到选择窗格中的眼睛图标了吗？单击一下即可显示或隐藏对象。

③ 重命名对象

双击选择窗格中对象的名称，即可给它们重命名，这样你再也不用担心不知道像“textbox1-2-3”这样的文件都是哪些内容了，在自定义动画时也会更方便。

④ 选择对象

单击即是选择，想要选择什么对象，在窗格中单击想选择的对象就可以了。

●→注意

在PowerPoint 2003里没有选择窗格，可以将对象分散到多张幻灯片上制作，然后再复制合成。

（12）设置和使用默认格式

在制作课件过程中，需要经常插入文字，但每次插入文字后都要修改字体；绘制线条时，每次都要修改线条的粗细；绘制的形状时，每次都要改变填充样式。在PowerPoint 2010中可以将这些对象设置为默认格式，从而不需要重复修改。

2.2.2 策略二：素材管理，见名知意

素材的搜集、整理、编辑是课件制作的重要环节。如果能做到素材一次搜索重复使用、见名知意，则能大大提高效率。建议采用以下方式对素材进行管理。

（1）用尽可能丰富的文件名描述（现在Windows支持255个字符长度文件名）文件内容，这样可以在不打开文件的情况下就能了解素材的内容和用途。文件的命名应当包括素材可以用在课件哪个环节及基本属性，如对背景图片可以采用颜色+图形内容（主题）+背景方式的形式命名。

（2）利用Everything进行素材搜索，Everything是一个小巧灵活的文件名搜索软件，可以让用户瞬间获取搜索结果，不需要用户打开一个个文件夹再打开素材文件查看内容是否符合需求。

（3）利用百度网盘等工具做好素材的同步与备份。

用户在制作课件过程中，经过一段时间的积累可以建立与自己学科相关的素材库，通过网络硬盘能够快速与同事之间共享素材，避免了每一次制作课件时都要上网重新查找素材的过程。

2.2.3 策略三：母版主题，统一个性

PowerPoint能成为最常用的课件制作工具，随手可得和易于修改的模板、PPT课件案例是重要的原因。在模板使用上经常遇到以下一些问题：

（1）对自己选择的模板总不满意，在选择模板过程中费时过多。

（2）对幻灯片上的内容批量修改或替换困难。

每一张幻灯片中都有幻灯片“母版”中的内容（可以进入母版视图查看），因此对于幻灯片中通用的内容的修改可以在幻灯片母版上进行。在设计和使用母版时要注意以下问题：

（1）母版上一般不放课件的具体内容，要分清哪些内容放在母版上，哪些内容放在幻灯片上。

（2）多次使用的内容（一般为框架、标记等）才需要放在母版上，一次性使用的内容不需要放在母版上。

（3）一些布局相同的幻灯片可以使用同一个母版。

PowerPoint中的母版和多母版技术的应用能够为PowerPoint课件界面提供深度定制与编辑的功能，PowerPoint 2010中引入了主题的概念，为实现课件界面与内容相对分离提供了可能。本书结合PowerPoint中的主题和母版技术，以及PowerPoint中的替换图片功能，总结了一套基于主题的PowerPoint课件界面设计方法，能够有效地对课件界面进行管理和编辑，提高课件界面设计的效率，具体内容见第9章。

2.2.4 策略四：精简内容，突出主题

教师习惯按自己的教学过程设计制作PowerPoint课件，在内容上倾向求大求全，有的把讲解的每一句话都放在课件中，反而忽略了课件对特定教学问题的解决。输入这些不必要的内容既影响课件制作效率也影响课件的使用效果，这样的课件让使用者依赖PowerPoint，让教学过程变成幻灯片的放映过程。

但也正因为PowerPoint课件应用场合是在课堂教学环境下，师生在同一空间范围内，在PowerPoint课件制作过程中不需要过多考虑交互设计因素，PowerPoint课件制作过程中要解决的主要问题是：教学内容的直观呈现、结构化呈现，让一些不容易理解的内容变成容易理解的内容，以帮助学习者更好地理解教学内容。

2.2.5 策略五：重用内容，剖析结构

在PowerPoint课件设计与制作过程中如果能够实现界面与内容的相对独立可以提高课件制作的效率。从PowerPoint课件的内容结构分析中也能发现诸多相同元素，对这些内容可以通过重用幻灯片的方式进行统一管理，重复使用。

PowerPoint课件一般结构可以分为课件封面（片头）、课件导航、课件主界面（目录）、课件内容、课件帮助（使用说明）、课件封底（结束或退出）、片尾、课件版权说明等。对于这些共同的结构，教师可以在平常制作课件的过程中将它们统一在一个独立的PowerPoint文件中，在需要的时候通过共用幻灯片的方式将内容插入到课件中以节约重复制作的时间，同时方便管理和共享交流，如图2-17所示。

利用重用幻灯片的方式，而不是复制粘贴幻灯片的方式有两个优势：其一，不影响课件应用的主题（模板）显示效果，不需要对外观显示效果再重新进行设置和编辑。其二，对幻灯片管理比较集中，可以将喜欢的幻灯片集中放在一个PPT里管理，查找方便。

2.2.6 策略六：插入文件，积件实现

积件思想自20世纪90年代产生以来，关于课件的“可重用性”、“基元化”、“标准化”等思路已经得到初步实现，并提出了积件库建设的实践研究，包括多媒体资料库、微教学单元库、资料呈现方式库、教与学策略库、网上环境积件资源库等多种形式。但因为缺乏有效的整合平台，并没有得到广泛的应用。在以教师为制作主体的课堂教学用PowerPoint课件设计与制作过程中，也是如此，积件思想没有得到应用和体现。根本的原因在于教师在制作PowerPoint课件过程中仅仅是将PowerPoint视为多媒体内容集成和展示的工具，而没有从积件整合的思路上去进行实践。要提高课件的重用效率，最根本的方法是教学内容要独立。微教学单元库是很好的思路，教师在制作PowerPoint课件时并不需要将所有内容整合到一个PowerPoint文档中，而是按知识点或知识单元制作成独立的PowerPoint文档，如图2-18所示。

这些微教学单元（独立的PowerPoint文档中）与具体的教师信息无关，与课件的界面主题无关，与具体的课堂教学流程无关，因此能够灵活应用到不同的课件中。要使用这些“积件”，具体的实现方法是利用PowerPoint中的插入对象功能，如图2-19所示。

以上对PowerPoint课件制作过程中的操作行为、素材管理方法、界面设计方法、课件设计观念等方面对提高PowerPoint制作与应用效率的作用进行了探究，希望这些策略能帮助教师在设计和制作PowerPoint课件时节约一点时间，让PowerPoint课件更好地为课堂服务。