实验4 目录和索引_办公软件高级应用实验指导-QQ阅读男生历史网

书名：办公软件高级应用实验指导
作者名：郑建标
本章字数：5322字
更新时间：2020-06-28 08:09:42

实验4 目录和索引

4.1 知识要点

4.1.1 目录的创建

创建目录有手动与自动两种方法：手动创建的目录称为静态目录，操作简单，但是手动创建的目录在页码发生改变时无法自动进行更新；而自动生成的目录在页码发生变化时可以更新，但生成目录项的标题文本必须应用“标题”样式。有了目录后，按下Ctrl键不松手并单击目录项就可以访问目录所在的页码。一般情况下，目录会单独成为一节。

添加静态目录可以通过设置制表位来完成，例如，为“论文．docx”文档添加静态目录，可以按如下操作来实现。

1．制表位的设置：

（1）将光标置入第一行的最左边，单击“页面布局-分隔符-分节符-下一页”插入带分节符的新页面，将光标置入新页面开始处，输入文字“目录”，应用“标题1”样式，并回车两次。

（2）单击“开始-段落-制表位”打开“制表位”界面，如图4-1所示。在“制表位位置”栏输入数字6作为一级目录编号的开始位置（即“章”编号的起始位置），勾选“对齐方式”、“前导符”后，单击“设置”按钮。

图4-1 制表位设置1

（3）输入“制表位位置”为12作为目录编号内容的位置，设置按照图4-2所示的勾选，单击“设置”按钮。

图4-2 制表位设置2

（4）输入“制表位位置”为数字38，“对齐方式”、“前导符”按照图4-3所示的勾选，单击“设置”按钮，结果如图4-4所示，单击“确定”退出。

图4-3 制表位设置3

图4-4 制表位设置4

2．一级目录的插入：

（1）单击“视图-标尺”打开标尺，单击Tab键使插入点移到第一个制表位的位置（若需要返回到上一个制表位可单击Backspace键），输入章编号2。

（2）单击Tab键使插入点移到第二个制表位的位置，输入第二章标题内容“设计方案的研究”。

（3）单击Tab键产生页码的前导符，此时插入点移到第三个制表位上，输入页码，回车。

3．二级目录的插入：单击标尺上的制表位8（或者拖动标尺上的制作符到8位置），使光标移到二级编号插入点开始的位置，输入二级目录编号，再单击Tab键，输入二级标题内容，再单击Tab键，输入页码。重复步骤（2）—（3）直到所有的目录项输入完毕，如图4-5所示的是手动插入的目录效果。

图4-5 手动插入的目录

4．为每一标题目录项添加超链接：在正文标题处添加书签，并在目录标题项中添加对书签的超链接，然后去掉超链接中字体的颜色和下划线。光标置入超链接的对象中（不是选中），在样式窗格中有“超链接”样式被选中，右击“超链接”样式，选择“修改-格式-字体”，将“字体的颜色”改为“自动”，“下划线”改为“无”，退出。

注意：二级目录较一级目录要左缩进一些，所以可以直接单击标尺上比第一个制表位大一点的位置，再开始输入二级目录项，依次类推。

除了以上方法以外，还可以通过“引用-目录-手动目录”创建目录，例如，为“论文． docx”文档添加静态目录，操作如下：

1．单击“引用-目录-手动目录”，插入如图4-6所示的目录结构，将光标移到目录的第一行，输入章号，单击Tab键后输入章标题，再单击Tab后输入标题所在的页码。

图4-6 手动目录模板

2．将光标移到目录的第二行，输入节号，单击Tab键后输入节标题，再单击Tab后输入节标题所在的页码。

3．重复（1）-（2）的步骤输入所有的章和节目录，效果如图4-7所示。

图4-7 手动输入的目录

4．为标题添加超链接可参考前面例子。

系统自动形成目录的话，需要生成目录项的标题必须应用标题样式，例如，为“论文． docx”文档添加目录可以按如下操作实现：

1．将论文标题先应用标题1、标题2样式。

2．单击“引用-目录-插入目录”插入目录，弹出如图4-8所示“目录”界面，勾选“显示页码”和“页码右对齐”前面的复选框，“常规”选项中“格式”选择“来自模板”，“显示级别”根据情况选择，如果选择“3”，则表示可以显示三级标题目录项（如果存在三级的标题目录的话），选择“1”则只显示一级标题目录。

图4-8 系统自动插入目录界面

3．单击“确定”按钮，效果如图4-9所示。

图4-9 自动插入目录

4.1.2 索引

索引是Word中提供的可以列出一篇文章中重要概念或题名等的出处、所在页码，以便快速检索查询的一项重要功能。创建关键词索引表前必须先对索引关键词建立索引项，索引项的标记分为手动标记和自动标记，而索引项又有主索引项和次索引项之分。

标记索引项要注意索引项可与关键词相同，也可以不同，但关键词必须是文档中出现过的。例如，关键词“浙江”可以用“浙江”作为索引项，也可以用“Zhejiang”作为索引项。

自动标记索引与手动标记索引不同的是自动标记索引需要建立一个索引项自动标记表文件，而手动标记索引项则可以直接在文档中手动进行索引项的标记。

若对类似于“浙江温州”中的“浙江”和“温州”进行索引的话，则可以将“浙江”作为主索引项标记，同时又可以将“浙江温州”作为次索引项标记，这样就可以查找到关键词“浙江温州”中的“浙江”和“温州”。

例如，使用手动标记的方法为“Photoshop.docx”文档中的关键字“Photoshop”建立关键字索引表。其中为关键字“Photoshop”建立主索引项为“Photoshop”；而为关键字“Adobe Photoshop”中的“Photoshop”，则建立主索引项为“Adobe”，次索引项为“Photoshop”。操作如下：

1．选取“Photoshop”，单击“引用-索引-标记索引项”，弹出如图4-10所示的“标记索引项”对话框，再单击“标记全部”按钮，则文档中“Photoshop”文本被标记了索引项。

图4-10 手动标记索引

2．选取“AdobePhotoshop”，单击“引用-索引-标记索引项”，在弹出的“标记索引项”界面中，将主索引项改为“Photoshop”和次索引项设为“AdobePhotoshop”，如图4-11所示，单击“标记全部”按钮。

图4-11 手动标记次索引项

3．将光标置入文档末尾，单击“页面布局-分隔符-下一页”插入一个分节符，输入文本“关键字索引目录”，应用“标题1”样式并回车；单击“引用-索引-插入索引”打开“索引”界面，如图4-12所示，选择相应的选项，单击“确定”按钮，结果如图4-13所示。

图4-12 “索引”界面

图4-13 关键字索引目录

上例中使用自动标记索引项的方法可按如下操作实现：

1．建立索引项自动标记文档，插入如图4-14所示的2行2列的表格，保存为“myindex. docx”。

图4-14 自动标记索引关键字表

2．打开“Photoshop.docx”文档，单击“引用-索引-插入索引”打开“索引”对话框，单击“自动标记”按钮，在弹出的“打开自动索引标记文件”界面中输入索引项自动标记文件“myindex.docx”文档，单击“打开”按钮。

3．将光标置入文档中需要插入关键词索引目录的位置，单击“引用-索引-插入索引”打开“索引”界面，如图4-12所示，选择相应的选项，单击“确定”按钮，结果如图4-13所示。

4.2 实验目的

1．掌握静态目录创建的方法；

2．掌握自动生成目录的方法；

3．掌握目录格式修改的方法；

4．掌握关键字索引表的创建的方法，深入理解索引的意义。

4.3 实验内容

1．为“论文．docx”文档添加静态目录，要求如下：

（1）一级目录编号起始位置左对齐，制表位4字符，无前导符；标题内容右对齐，制表位15字符，无前导符；页码右对齐，制表位37字符，前导符为“……”。

（2）二级目录编号起始位置左对齐，制表位6字符，无前导符；标题内容右对齐，制表位15字符，无前导符；页码右对齐，制表位37字符，前导符为“……”。

2．使用自动插入目录的方式为“论文．docx”文档插入目录，并修改目录标题内容的制表位为6字符，页码的制表位为38字符，其他不变。

3．分别使用手动标记索引项和自动标记索引项的方法为“论文．docx”文档添加“关键字索引目录”，关键字有：“Bresenham算法”、“计算机图形学”和“二步法”。

4.4 实验分析

1．新建两个应用于目录的样式m1和m2，分别应用于一级和二级目录所在行，应用了相应的样式后在标尺上会有三个制表位出现，在对应行相应的制表位位置处分别输入目录的编号、目录标题内容和页码。从前一个制表位移到后一个制表位可单击键盘上的Tab键，反之单击Backspace键。

2．根据要求，本题可以从几个方面考虑：

（1）系统自动生成目录的前提条件是生成目录的标题必须应用系统中提供的标题样式或者基于标题的样式，本题可使一级目录应用标题1，二级目录应用标题2。

（2）单击目录靠近页码处位置，在标尺上可以看到两个制表位，一个在4字符的位置，另外一个是在最右边的41.51字符的位置。双击“制表位”，可打开“制表位”界面，重新设置新的制表位即可。

3．根据要求，本题可以从几个方面考虑：

（1）手动标记索引项可以选取“Bresenham算法”，单击“引用-索引-标记索引项”进行标记，再选择“计算机图形学”，单击“标记索引项”界面中的主索引项输入框进行标记，同样方法对“二步法”进行索引标记后，再插入关键字索引目录即可。

（2）自动索引项的标记需要建立一个包含对所有索引关键字进行索引的一个表格文件，再切换到需要建立关键字索引目录的文档中，先对所有的关键字进行索引，再插入关键字索引目录即可。

4.5 实验步骤

1．本题步骤如下：

（1）打开“论文．docx”文档，将光标置入文档的第一行，单击“页面布局-分隔符-分节符-下一页”，插入一个单独一节的新页面。

（2）光标置入文档的第一行，输入文本“目录”，应用“标题1”样式，使其居中，回车，使光标移到下一行。

（3）单击“开始-样式”右下角的箭头，打开“样式”任务窗格，新建目录样式m1，该样式基准为正文，如图4-15所示，单击界面左下角“格式-制表位”，打开“制表位”界面。

图4-15 新建目录样式m1

① 章目录的“编号”制表位设置：在“制表位位置”处输入4，对齐方式为“左对齐”，前导符为无，然后单击“设置”按钮，如图4-16所示，“章”标题编号的制表位设置完毕。

图4-16 设置m1样式的制表位

② 章目录“内容”制表位设置：在“制表位位置”处输入15，对齐方式为“右对齐”，前导符为无，如图4-17所示，单击“设置”按钮。

图4-17 “章”（m1）标题的制表位设置

③ 章目录的“页码”制表位设置：在“制表位位置”处输入37，对齐方式为“右对齐”，前导符为“……”，然后单击“设置”，如图4-18所示，单击“确定”按钮。

图4-18 “节”（m2）标题的制表位设置

（4）同样的方法创建样式“节”标题目录样式m2。

（5）目录的创建：

① 打开标尺，将光标置于放置章目录起始行，单击“样式”任务窗格中的m1，使用Tab键和Backspace键将光标置于标尺上所指示的第一个制表位位置4处，输入章标题编号“第1章”，单击Tab键，使光标移到下一个制表位15处，输入章目录内容“系统的开发技术”，再单击Tab键，将光标移到下一个制表位37处，输入具体页码。

② 将光标置入下一行，单击“样式”任务窗格中的m2，使用Tab键和Backspace键使光标位于制表位6处，输入节标题编号“1.1”，单击Tab键，输入“系统的开发技术”，再单击Tab键输入具体页码。

注意：三级目录若也使用m2样式的话，只需适当改变目录的缩进即可。

③ 重复以上步骤直到所有的目录都输入完毕，结果如图4-19所示。

图4-19 静态目录

2．本题操作如下：

（1）打开“论文（源）.docx”文档，单击“引用-目录-插入目录”插入如图4-20所示的目录，从图中可以看到标尺上有两个制表位，其中一个是标题内容的制表位，另一个是页码的制表位，具体大小可以通过双击制表符查看并修改。

图4-20 自动插入的目录

（2）光标置于一级目录行，双击左边的制表位打开如图4-21所示的“制表位”界面，可以看到当前制表位是4.2字符，单击“清除”按钮将其清除，重新输入6字符，“对齐方式”选项为“左对齐”，“前导符”选项为“无”，单击“设置”按钮后再单击“确定”按钮，目录改变如图4-22所示，从图中可看出，制表位发生了变化。

图4-21 目录1内容制表位系统设置

图4-22 目录1内容制表位修改为6字符后目录

（3）双击右边的制表位打开如图4-21所示的“制表位”界面，可以看到41.51字符的制表位，选择41.51字符，单击“清除”按钮将其清除，重新输入38字符，“对齐方式”选项为“右对齐”，“前导符”选项为“2”，如图4-23所示；单击“设置”按钮后再单击“确定”按钮，目录发生了改变，如图4-24所示。