第2章 确定工作先后顺序，坚持要事第一

一个想成功的人首先要知道的不是工作的细节，而是确定事情的大致方向与优先级。例如，应该先确认好哪些事项，才能开始进行后续的作业；哪些事情应该排在最后，以避免其他流程的变动而必须一再地重做；各项流程之间应如何协调与整合等等。

一个人每天要面对许多工作，它们有的互相牵连，有的互不相关；有的很重要，有的不太重要；有的急需处理，有的不太紧急……哪一件事情都不能不做好。如何统筹安排好这些工作，是每个人都不得不面对的问题。

我们中的不少人就是由于没有掌握高效率的工作方法，结果被这些事弄得筋疲力尽，心烦意乱，总是不能静下心来去做最该做的事。或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时光，致使工作效率不高。

大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序：

（1）先做喜欢做的事，不喜欢的事情最后做。

（2）先做熟悉的事，不熟悉的事情最后做。

（3）先做容易做的事，然后再做难做的事。

（4）先做只需花费少量时间即可做好的事，再做需要花费大量时间的事。

（5）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。

（6）先做别人的事，然后再做自己的事。

（7）先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。

（8）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。

很显然，这些我们习以为常的做法，事实上不一定符合高效工作方法的要求。工作是以目标的实现为导向的，那么我们应当如何确定工作的顺序，在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，应当先处理哪些事情，而哪些事项应延后处理，甚至不予处理呢？高效时间管理法的核心是先轻重，后缓急，而那些工作效率最高的人往往是那些对无足轻重的事情无动于衷，却将主要的精力放在那些较重要的事情上的人。

遗憾的是，在多数情况下，越是重要的事偏偏越不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划、甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事（诸如不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。克服这一问题的法宝是：做要事，而不是做急事。

也许我们会认为，工作的重要性并不会影响自己的时间安排，时间总是能够挤出来的。但事实上，我们的精力有限，要做的工作也非常繁杂，对于工作中林林总总的事件，我们可以按重要性和紧急性的不同组合确定处理的先后顺序。

伯利恒钢铁公司总裁理查德斯·舒瓦普曾经为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维·李寻求帮助，希望艾维·李能告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。

艾维·李说：“我10分钟就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法，那就是：把你明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上号码。最重要的排在首位，以次类推。早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止。然后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也没关系。只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。在你对这种方法的价值深信不疑后，叫你的公司的人也这样做。这套方法你愿意试多久就试多久，当你觉得有效的时候，给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。”

经过一段时间的试验之后，舒瓦普填了一张25000美元的支票给李，并且坚持在后来的工作中使用艾维·李教给他的方法。五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为最大的钢铁生产企业。舒瓦普常对朋友说：“这次请教让我学会了坚持选最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！”

高效工作的开始，就是你能否合理地安排工作的先后。真正的高效人士都是明白轻重缓急的道理的，他们在处理一年或一个月，甚至一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的时间。学会为工作的任务安排顺序，也许看起来只是很简单的事情，列一个时间表，仿佛就已经安排好了这一天的工作。但是，我们必须认识到，这个时间与任务的排序是否真正有效与合理。

计划的根本目的在于使人们能够在恰当的时间做恰当的事。卡耐基有句名言：“做正确的事比正确地做事更重要。”俗话说：“凡事预则立，不预则废。”在工作过程中如果能制定一份清晰、简单实用的行动计划，合理安排工作时间，形成井然有序的工作作风，那将大大提高工作效率。

商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”所以说，当我们确定了事情的重要性之后，习惯把每一天、每一周甚至每个月、每一年的事情与任务安排好，这对于我们成就大事是非常关键的，因为它会让我们每时每刻集中精力处理要做的事，让我们做得更出色。