商务技巧6：活用待办清单

把握处理工作的速度是关键

商务技巧1中确定工作优先级的一览表被称为待办清单。在这里，笔者将对该列表稍作修改，来介绍提高工作效率的方法。

[1]列出应该做的工作（制作待办清单）。

[2]确定工作的优先级。

[3]检查工作有无缺漏。

[4]决定不做的工作。

以上是对提高工作效率有效的方法。笔者将对此稍作调整。

笔者在此基础上追加以下2个步骤。

[5]事先预测所需时间，填写在列表的各项目中。

[6]工作结束后，填写实际消耗时间。

关于[5]中的所需时间，一般情况下填写交付期限的较多，但要在交付期限的基础上添加预测时间。预测时间一般指预测工时。

为什么要追加这2个步骤呢？

目的是把握你的工作处理速度。

通过持续制作这种待办清单，可以构建数据库，估算出完成某项工作的所需时间。

你只要添加2个如此简单的步骤，就能掌握自己单位时间内的工作处理量（即工作效率）。

估算整体工作速度的方法

持续把握自己的工作处理速度有什么好处呢？

一是当你在做同样的工作时，能获得处理速度提升的成就感。无论面对什么，人若能获得成就感，就会有强烈的工作欲望。这一点非常重要。

二是在处理所需时间较长的工作或是遇到商务技巧5中介绍的“委托别人工作”的情况时，能制订正确的计划。

也就是说，以你的工作处理速度为基准，可以估算被委托方的工作速度。例如，“对于某项工作，我自己处理大概需要10小时。而受我委托的A先生，由于是第一次做这项工作，因此需加上50%的误差率，预计需要15小时才能完成工作”。

另外，“因为我是第一次与A先生合作，所以要在第一天结束的时候确认进展情况，必要时再调整日程和委托量”。这一点也可以通过把握工作速度来实现。

通过正确估计工作的整体交付期限，让管理能力提高。这就是项目管理的基础。如果你被委派某个项目，该方法会发挥巨大作用。曾委托给A先生的工作，也会留下完成工作预测的所需时间和实际数值，并以此为参考，可以估算出更准确的交付期限。

在商务领域，若不遵守交付期限，该工作就会失去价值，类似的例子不在少数。如夏天的炉、冬天的扇一样，过时的事物就会失去意义。你若错过了重要客户的提案日期，即使想出了再绝妙的企划案，也为时已晚、无力回天了。

为了防止这种情况发生，你就要事先把握自己工作的处理速度，如果在与别人协作时也能制订正确的计划，那么你的工作效率就会提高。