1.1　事务文书概述

事务文书，又称常规文书或业务文书，也称机关常用事务文书，是机关单位处理日常事务所使用的应用文体的总称。它是党政机关、人民团体、企事业单位或个人用来沟通信息、部署和指导工作、总结经验、规范行为、礼仪应酬等的重要工具。

1.1.1　事务文书的种类

按照事务文书应用范围的不同，可以分为以下几类：

信息类，如简报、公文摘要等；

计划类，如规划、要点、计划、安排、提纲、方案等；

规约类，如章程、条例、办法、细则、规定、规则、规程、制度、守则、公约等；

记录类，如大事记、会议记录、会议纪要、会议预备通知等；

讲话类，如开幕词、闭幕词、发言稿、讲话稿、主持词、就职演讲稿、竞聘演讲稿等；

总结报告类，如总结、述职报告、调查报告、工作汇报、会议工作报告、检讨报告、组织鉴定、情况、学习收获等；

祝贺致辞类，如祝词、贺词、喜报、欢迎词、欢送词、答谢词等；

聘邀类，如请柬、邀请书、聘请书等；

哀悼类，如讣告、悼词、唁电、逝者生平等；

书信类，如证明信、公开信、介绍信、表扬信、批评信、慰问信、感谢信、申请书、建议书、倡议书、保证书、志愿书、决心书、号召书等；

条据类，如说明性条据、凭证性条据等。

周知类，如启事、声明等。

1.1.2　事务文书的特点

事务文书具有以下几个突出的特点：

一是作者的广泛性。与党政机关公文相比，事务文书的作者是相当广泛的。事务文书是任何机关、团体、企事业单位或个人都可以使用的，它的作者可以是各行各业中的群体或个人。

二是行文格式与制发程序的简便性。相较于党政机关公文的行文格式与制发程序来说，事务文书的行文格式与制发程序没有那么严格，具有较大的灵活性，呈现出风格的多样化。但是，在长期的应用中，事务文书的实用性和真实性决定了它通常也有一定之规，并且大多有比较固定的惯用格式。

三是写作的实效性。事务文书是直接用来处理工作事务的，因此特别注重实用性，讲求效率。因此，在撰写此类文书时要以能满足实际需要为原则，即从主旨的确立到材料的使用都必须符合实际、讲求效率；同时，写作形式的运用也要讲求实用性和效率，便于文书内容的落实和处理。

四是较强的时效性。事务文书一般是针对工作中的具体事务而撰写的。而一项工作的完成或一个问题的解决，大都有一定的时间要求。因此，撰写事务文书只有在限定的时间内及时完成才能发挥应有的作用。

五是语言的灵活性。与党政机关公文相比，事务文书的语言更为通俗、灵活。事务文书对语言的要求相对宽松，可以使用通俗易懂的口语，也可以使用多种修辞手法。

1.1.3　事务文书的作用

事务文书的主要任务是沟通信息、部署和指导工作、总结经验、规范行为、礼仪应酬等，应用范围广泛，使用频率高。具体来说，事务文书有以下几方面的作用：

一是具有宣传教育和检查督促的作用。事务文书通过分析形势、申明政策，或者交流经验、表彰先进，或者揭露时弊、抨击丑恶，可以起到宣传教育群众、检查督促工作、使人们统一认识并提高工作水平和工作热情的作用。

二是具有积累和提供资料的作用。事务文书，特别是具有留存价值的事务文书，其中一部分可以成为机关活动的原始记录，这些文字材料都是珍贵的历史资料，具有极其重要的保存价值；同时，它们又是留存备查的依据和凭证，如会议记录、大事记等。有的事务文书在机关或行业活动中，可以起到沟通交流的作用，如简报、调查报告等。有的事务文书可以起到反映情况、说明问题，从而为人们提供所需资料的作用，如计划、总结等。

三是具有咨询和建议的作用。事务文书对决策者和上级有关部门具有咨询和建议的作用。通过总结经验和教训，掌握所需的信息，对工作中的重点、难点问题进行调查研究，调整工作思路，改进工作方法，及时地修改工作计划，以便提高工作效率。

四是具有沟通交流和指导工作的作用。事务文书是机关、企事业单位沟通的桥梁和纽带。机关、企事业单位各部门之间既有横向联系，又有纵向联系。从纵向联系来讲，管理者与被管理者之间、上级与下级之间，存在着指导与被指导的关系。从横向联系来讲，各部门沟通情况、交流工作，要有一定的手段和凭借，有些事务文书能起到这种作用。有些事务文书还是体现党和国家的方针、政策，指导人们做好工作的主要工具。因此，事务公文具有沟通交流和指导工作的作用。