第三章 事务类文体

第一节 会议记录、简报

一、会议记录

（一）会议记录的概念

会议记录是在会议的过程中由记录员把会议的基本情况、研究和讨论的问题、讲话和发言以及形成的决议如实记录的一种书面材料。

（二）会议记录的功能

1．素材作用

会议记录是编写会议纪要、会议简报的原始材料，完整详细地记录了会议的基本情况、研究和讨论的问题、与会人员的讲话和发言等，有很大的容量，是会议纪要、会议简报等典型的素材库。

2．凭证作用

会议记录是传达会议精神、分析研究和处理问题、制定规章制度、执行会议决议、检查会议精神贯彻情况的最直接的材料。会议记录将对加工、提炼出的会议纪要、日后检查工作、核查历史、编史修志等工作提供最直接的查证依据。

（三）会议记录的特点

1．真实性

如实反映会议的本来面貌和会议全过程，是会议记录的一大原则。尊重记录，不能随意添加或删减内容，是为以后的会议纪要等提供有价值的素材。记录的真实可以提供最好的核查、参考依据或凭证。

2．原始性

原始性是会议记录与会议纪要、会议简报等存在本质区别的重要标志。会议记录是没有经过修改和编辑的原始材料，保持着会议的真实情况和全部特征，有极大的利用价值，这在事务类文体中并不多见。

3．完整性

会议记录的会议时间、人员、议题等缺一不可；记录的情况真实准确，完整清楚；相关决议、意见、结论等有根有据。同时，提炼、加工会议纪要、充作档案资料等，都需要保证会议记录的完整性。

（四）会议记录的类型

1．重点记录

重点记录又叫摘要记录，即只记录发言要点和讨论的问题以及会议通过的决定、决议等主要内容，是一种“去枝叶留主干”的方法，目的在于举出精要，突出重点，利于人们把握和知晓，如《关于××会议的摘要》等。

2．全面记录

全面记录又叫详细记录，一般用于重要会议。准确完整地记录会议的全面情况是其根本要求。由于会议事项重要，议题重大，涉及的决议、决定有举足轻重的作用，因此每个发言人的原话阐述、有争议问题的看法和意见，特别是领导人讲话和重要决议等，必须记全、记准，会后还要进行整理，并经相关领导人审核。

（五）会议记录的结构

会议记录一般都有固定的格式和专门的用纸或专用的会议记录本。会议记录的结构主要包含以下四个部分：

1．标题

标题的构成有三种情况：一是由单位名称、会议事由、文种构成，如《教育局行政扩大会会议记录》等；二是由会议名称、文种构成，如《物价研讨会会议记录》等；三是只有文种，如《会议记录》。

2．会议组织情况

会议组织情况是指主持人在宣布会议开始前要完成的事项，包括会议召开时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人的姓名、职务或所在部门以及会议议程等内容。

3．会议内容

会议内容是会议记录的主体部分，包括会议宗旨、议题、目的，会议议程，会议报告与讲话，讨论和发言，表决与过程，决定与决议，遗留问题与相关补充等。不同会议的侧重点和顺序有所不同。如果会议开得较长或对问题争论不休，中间需要休会还要注明休会的时间。

4．结尾

会议记录的结尾另起一行写“散会”或“结束”，同时写明会议结束时间。为明确责任，会议记录要有记录人和主持人的签名。

（六）会议记录与会议纪要的区别

一是文种不同。会议记录为事务文书，会议纪要为公务文书，可以有明确的要求、规定等。二是内容不同。会议记录记载详细，注重全面、完整和原始性；会议纪要由会议记录加工而成，重在反映会议重要事项、重大问题及相关决议、决定，提出明确的处理或执行的意见、要求等。三是详略不同。会议记录作为原始记录未经综合、摘编，内容多，是会议纪要的“材料库”；会议纪要是对会议记录的再加工，经过筛选、提炼，有高度概括性、集中性，两者区别很大。

（七）会议记录的写作要求

1．真实客观记录

真实记录是会议记录的首要原则。会议记录要如实、准确记录，全面反映会议内容；不能改变发言人发言的意图、目的、看法与要求，扭曲意愿，甚至加入个人主观臆断；内容上更不能南辕北辙，牵强附会。

2．记录快捷准确

记录必须准确，思维必须敏捷，思想必须集中，精力必须充沛，要注意发言的速度和讨论的繁复情况，这就要求做到“眼快、心快、手快”。为了记录快捷准确，利于规范，同时可以进行必要的录音。

3．注意保存集中

保存和集中的目的是利于使用和查找，利于作为必要的写作参考资料，利于更好地发挥文档作用。

4．签字

会议结束后，会议记录要由主持人和记录人签字，表示对记录内容负责。

二、简报

（一）简报的概念

简报，即情况的简要报道，是国家机关、社会团体及企事业单位内部用来通报情况、交流信息的一种简短的文字材料。

简报的应用最为广泛。“简讯”“内部参考”“情况反映”“情况交流”等，都属于简报文体。

（二）简报的功能

1．交流信息，沟通情况

交流信息，沟通情况，是简报的基本功能。简报可用于向上级反映情况，及时进行处理；各平级机关或单位、部门之间，加强联系、通报情况、取长补短、促进合作；下级机关或单位知晓情况。

2．辅助决策，协调关系

简报反映的情况有利于领导了解新情况、新问题、新动态，从而采取措施，做出相关决策。同时，简报在通报有关情况、问题时，可以协调各级机关或单位之间的关系，加强往来，做好工作。

（三）简报的特点

1．简洁性

简报内容简短精要，篇幅小巧灵活，集中表达的特色引人注目。用语简练，长话短说，最忌繁复，是衡量简报质量的一个重要指标。

2．新颖性

简报反映的是新近发生的问题或情况，内容新、见解新等要素很充实，以新取胜可以起到先声夺人的效果，这构成了简报的又一特色。简报表现的选材新、决策新、观点新、信息新，最容易提升简报的使用价值。

3．准确性

在真实的基础上准确反映情况和问题，是简报的一个明确要求。简报必须突出反映情况或问题的本质。坚持准确性，才有利于简报使用者把握事物的内在规律，从而做出正确的决策。

4．专业性

简报具有很强的专业性：一是内容到形式的单一性，其他文本无可替代；二是反映具体情况或事项的单一性，专报、专写、专发的形式十分独特；三是一事一报、一事一写，针对性极强。

5．时效性

简报以报道突发情况或问题见长，有很强的时效性，快写、快编、快发的要求高于很多文种。简报要“抢时间、抓分析、快处理”，在第一时间内传播信息，解决问题，信息传播、交流、反馈十分敏感。

（四）简报的类型

1．简报按时间分类

简报按时间分类为定期简报、不定期简报等。

2．简报按范围分类

简报按范围分类为综合性简报、专题简报等。

3．简报按内容分类

简报按内容分类为工作简报、会议简报、动态简报等。

4．简报按性质分类

简报按性质分类为生产简报、学习简报、卫生简报、教育简报、交通简报等。

一般常用的简报有动态简报、专题简报、综合简报和会议简报。

动态简报是反映各机关、部门、单位新近发生或正在发生的情况、问题或相关变化的简报。动态简报时效性明显，具有新闻的特色。

专题简报是专门反映某项工作、某种情况、某些经验、某个问题进展状态的简报。这类简报内容取材较广，有给上级的汇报，有给同级的互报，有给下级的通报等，但具体内容单一、集中，专题性很强。工作一经转移或完成，简报的作用也随之结束，有明显的阶段性。例如，《关于植树造林情况的简报》等。

综合简报是反映某系统、行业、部门、单位在一段时间内各方面情况的简报。综合简报汇总性强，工作问题、特殊情况、突发事件等，都可以进行综合性反映。综合简报可定期或不定期发出，指导性、推动性比较强。例如，《××市一季度商业发展的简报》等。

会议简报一般用于大中型会议，反映会议情况、决议或决定等及时快捷，有很好的沟通性和传达性，同样具有新闻报道的特点。

（五）简报的结构

简报的内容由报头、报核、报尾三部分构成。

1．报头

报头一般占首页1/3的版面，与报核用一条与版心等宽的红色反线分开。

（1）名称。名称位于居中位置，以较大字体标示。如《××简报》《××动态》等。

（2）期号。期号是指简报的发行期数，位于名称正下方，即“第×期”，用阿拉伯数字标明。

（3）编发单位。编发单位是指编发简报的单位，位于期号左下方、横隔线左侧上方顶格处，要用全称。

（4）编发日期。编发日期位于期号右下方、横隔线右侧上方顶格处，用阿拉伯数字标写出年、月、日。

（5）密级。如需要，在简报名称左上方写明秘密程度，如“[内部参考]”等。

（6）编号。编号通常在简报名称右上方，与密级相对，有的用年编号，有的用统编号。

2．报核

报核是简报的核心部分，又称本体，由标题、正文组成。有的标题前加有编者按（按语），正文前加有导语，就构成按语、标题、导语、正文的结构形式。

（1）按语。按语又叫编者按，位于标题上方或下方，主要用于重要简报或转发性的简报。按语以简报内容为依托，目的在于肯定经验、指出教训、阐明意义、提出希望等，引起人们的注意和重视。按语简明扼要，提纲挈领，评论或说明的文字非常精要。

（2）标题。简报的标题用语简明、准确醒目，形式灵活多样，有新闻标题的特征。一般有两种写法：一种是单标题，由反映的问题或情况的对象、中心语或提示语等构成，如《××地区个体工商户纳税情况不容乐观》等；另一种是双标题，又分眉题、主题、副题，如：

高校教育事业发展面临就业问题困扰

（眉题）

——××省高校毕业生就业难问题突出

（主题）

（3）导语。导语是简报正文的开头一段话，与新闻报道的导语很相似。导语要简明扼要地概括出全文的中心内容或主要事实，目的在于吸引读者，引发共鸣。常用的导语主要有以下几种：

①叙述式导语：把主要事实或主要内容写在开头，是用综合归纳的方法，概括简报所要反映的核心所在。

②描写式导语：对主要事实某一个有意义的侧面、在事件发展的高潮处或某个特定场面，以简洁生动的描述，渲染氛围以增加读者兴趣。

③提问式导语：以设问的方式，造成反差，拉大思维空间，引起读者思索和关注。

④结论式导语：先下结论，再交代原因和过程，进而用阐述的事实与理由来证明结论的正确，类似于人们常说的“先结论后原因”。

（4）主体。主体是简报的核心，主要依靠事实，凭借导语的铺垫，紧扣行文的主旨来展开。主体有不同的写法，常用的有以下四种：

①叙述式：以记叙为主，按事件的发生、发展的顺序来纵向组织材料，说明问题。

②概括式：以面为主，而不是以点为主，对带有共性的典型材料进行概括，反映出所写的对象的价值或实质。

③归纳式：按材料分类，用归纳的方式，抓住最能表现中心的材料构成主体，以点带面，个别推出一般，显示对象的代表性和普遍性。

④评述式：按议论文的结构谋篇布局，对典型事例进行评述，从而揭示事物的本质，突出现实意义。同时，这也是提出问题、分析问题、解决问题的过程。

3．报尾

报尾是简报正文横隔线以下的部分。分隔线下左边排列报、送、发单位。报，即报送给上级机关；送，即送给平级或不同的隶属单位；发，即发给下级单位。也可不加区分，一律写为“发送”。分隔线下右边写明印制份数，用阿拉伯数字写明，再加上圆括号。

（六）简报与通知的区别

一是文种不同。简报是事务类文体，通知属于公文。二是范围不同。前者范围小于后者。三是行文方式不同，重点不同。四是表现手段不同。简报新闻特色突出，有新闻体式；通知则具有自身的公文格式，比较固定。五是内容大小不同。简报篇幅短小精悍，重在报道，无法定执行要求；通知则依事而发，重在传达知晓，强调贯彻执行。

（七）简报的写作要求

1．选材好，政策性强

简报的写作选材要注意三点：材料典型，最能反映事件的实质，揭示其规律；材料新颖，最能反映现实的一些热点问题；材料好用，最能促进简报的尽快编发。此外，简报还指导人们理解上级意图、指导工作、传达精神等，有很强的政策性。

2．事实准，编写快

简报真实性要求很高，事实必须准确无误，不能有虚假不实之处。简报有明显的时效性，写法与写新闻有相似之处，快写、快编、快发是写作必须遵循的原则。

3．内容精，信息新

简报以精、短、新见长，内容必然要提纲挈领，在简约中见主旨，举要处显精髓，使简报“简”而不空、“简”中有物。同时，简报信息新，材料、立意就新。在信息中复制、筛选、提炼材料，已经是简报写作的重要一步和必经的途径。