第四节　公文的版记

公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。新《格式》规定：“版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。”这句话可以理解为：

一是版记一定是在偶数页上。假设公文内容很短，即使首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，版记也必须印在第2页上，即使第2页除了版记没有任何内容。

二是不管公文的篇幅长短，不管版记前面有无空白页（不会也不应该超过3面），也不管版记前面有多少空白行，版记都要放在最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

三是公文的篇幅如果在一个折页（即四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数（一般用A3纸印制，骑马装订），此时版记也应该放在最后一面，版记前面的空白页和版记页均不标页码。

四是如果公文主体或附件后面的空白能够容下版记，而该页又整是4的倍数，版记应该放在附件内容下面的位置，不必另起一页。如果公文主体或附件之后的空白容不下版记，版记就要另起一面，并放在该面的最后，但版记前面的空白页和版记页页均不标注页码。

五是如果是转发类公文，除原文件的版记之外，还应标识自己的版记。

公文的版记部分包括：抄送机关、印发机关、印发日期等要素。

与原《格式》的规定相比，新《格式》取消了“主题词”这个要素。因为随着检索技术的快速发展，标注主题词已经越来越没有必要了。

一、版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

二、抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。抄送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，抄送机关的排列顺序与主送机关的排列顺序相同，回行时与冒号后的首字对齐。一般情况下，抄送机关之间标点符号使用方法是：同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

三、印发机关和印发日期

印发机关和印发日期分别是指公文的送印机关和送印日期。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

需要注意的问题：

（1）印发机关不是发文机关。发文机关体现在“发文机关标志”和“发文机关署名”上，而印发机关指的是公文的送印机关或称为公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。

（2）印发日期不同于成文日期。印发日期是公文的送印日期。成文日期是领导人签发或会议通过的日期。一般情况下，领导人签发或会议通过后，即成文日期后，公文的印制需要经过打字、校对、复核等程序，因此，印发日期与成文日期存在时间差。印发日期可以晚于成文日期，印发日期也可以和成文日期是同一天，但印发日期决不可以早于成文日期。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。