第三节　公文的主体

公文主体格式包括：公文标题、主送机关、公文的主体（正文）、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。

一、公文标题

公文的标题是公文不可缺少的部分，是公文格式的重要内容。公文的标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向阅读者传达公文的基本内容。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。拟写公文标题的要点是，内容提炼准确，标题鲜明，一目了然，文种使用正确。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（一）公文标题的三要素

公文标题的三要素包括发文机关名称、事由和文种。

1. 发文机关名称

发文机关名称必须是法定的全称或通用的规范化简称。如果是三个或三个以下机关联合发文，可以把所有的发文机关都列上。凡是有红色版头的文件，由于版头中已经表明发文机关的名称，所以标题中也可以省略发文机关。四个或四个以上机关联合发文时，如果把所有发文机关都列上，公文标题势必会很长，因此可以采取省略发文机关或只排列主办机关名称加“等”的办法解决。

2. 事由

公文标题的事由是对公文内容的高度概括和浓缩，读者从公文的标题即可了解和掌握公文的内容。对事由部分的概括要做到准确、简洁、平实、规范，防止歧义，避免繁琐，力戒冗长。

3. 文种

文种是公文标题三要素中唯一不能省略的要素。文种的使用要做到准确、恰当、规范。

（二）公文标题的四种格式

公文标题的格式主要有以下四种：

1. 发文机关名称+事由+文种

这是一种比较完整全面的写法，也称为三要素写法或全称写法。这种写法的好处是能把公文的发文机关、公文的主要内容、公文的性质和作用、公文的文种等要素准确、全面地反映出来。

2. 事由+文种

这种写法省略了发文机关名称，因此被称为两要素写法。有正式发文机关标志的公文，标题中可以省略发文机关。

3. 发文机关名称+文种

这种写法省略了事由（或称主要内容），因此被称为两要素写法。这种写法只有少数几个文种的标题可以使用，如命令（令）、公告、通告等。大部分公文文种的标题不能使用这种写法，如决议、决定、意见、报告、请示、批复、议案、函、纪要等文种的标题均不能省略事由。

4. 只有文种

这种写法省略了发文机关名称和事由，只有文种一个要素，因此被称为单要素写法。大部分公文文种的标题不能使用这种写法，这种写法只适用于少数几个文种的标题，如公告、通告。

此外，一些日常事务性的公文可以采用新闻式的标题，如总结、调查报告、讲话稿、简报、述职报告等。这类标题形式自由，文字活泼，有的只有一个标题，有的有正副两个标题，其中正标题一般用来揭示正文的中心内容，副标题则用以说明反映的单位、时间、人物和事件。如《百年树人桃李满天下俊采星驰共襄庆典年——××大学百年校庆公告》、《团结一致迎难而上再创体育辉煌——中国体育代表团参加第28届奥运会的总结》。

（三）公文标题的排布

新《格式》规定标题居中排布在红色分隔线下空两行的位置。许多公文标题字数较多，常常需要多行排布。如果多行排布，回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

1. 词意完整

词意完整就是标题在回行的情况下，不能把含义完整的词、词组分割成两行。如：

中共中央、国务院关于加强职工
教育工作的决定

“职工教育工作”是一个完整的词组，在标题中是不可以把它分隔成两行的，可以改为：

中共中央、国务院
关于加强职工教育工作的决定

2. 排列对称，长短适宜，间距恰当

公文标题在格式上要强调美观大方，新《格式》要求的“排列对称，长短适宜，间距恰当”就是对形式美的具体规定和要求。如果公文标题字数较少，应居中排成一行，两边空出相等的距离，以示鲜明醒目、匀称美观。对于只有两个字的标题如“公告”、“通告”等，排列时两个字之间要适当空出一定距离，一般以3—5个字为宜，既不能太密集，也不能太松散；如果字数较多，排列一行时左右剩余空间距较小，则应分成两行或三行。但要尽量避免出现四行或四行以上的标题。

3. 标题排列应当使用梯形或菱形

如果标题字数较多，需要多行排布时，一般应采用上梯形或下梯形或菱形排布。每行字数不能过多，如果左右都顶到版心边缘，会显得非常难看。

（四）公文标题中的标点符号

1. 书名号的使用

（1）标题中如果出现书籍、文章、报刊等名称时，应用书名号。如：《中共中央关于深入学习〈邓小平文选〉的实施意见》。

（2）在转发、批转法律、法规和规章类公文的标题中经常使用书名号。如：《审计署办公厅关于转发〈党政机关公文格式〉国家标准的通知》。

2. 引号的使用

在公文标题中有时会用到引号，以示对某个问题或内容的强调。在遇到以下情况时，应该使用引号。

（1）缩略语、数概、专用名词、特定称谓可使用引号。如：《国务院批转人事部等部门关于部分专业技术和党政干部家属“农转非”问题的意见的通知》，其中的“农转非”是“农业户口转为非农业户口”的简缩，是缩略语。又如：《国务院关于处理“渤海2号”事故的决定》，其中的“渤海2号”属特定称谓，使用时必须用引号注明。其他，如“四有”新人、“希望工程”等。但像五一、十一等专用名词具有太高的知名度，不用引号也不致产生歧义。

（2）在转发、批转某些非法规性的公文时，这些非法规性公文的名称应用引号加以强调，而不宜使用书名号。如：《转发××省××厅“关于人文函大招生问题的通知”的通知》，其中的“关于人文函大招生问题的通知”属于一般的告知性文件，不具有法规性质，所以不宜使用书名号。

3. 间隔号的使用

含有日月简称表示事件、节日和其他意义的词组：如果涉及1月、11月、12月，应用间隔号“·”将表示日月的数字隔开，并外加引号，以避免歧义。如：“一·二八事变”（1月28日），如果不加间隔号，读者就分不出是1月28号还是12月8号。其他如“一二·九运动（12月9日）”、“一·一七批示（1月17日）”、“一一·一〇案件（11月10日）”等，均属此类；涉及其他月份时，则不必使用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如：五四运动、五卅运动、七七事变、五一国际劳动节等事件，基本是妇孺皆知，有很高的知名度，就不用使用引号，而像“五二〇”声明、“九一八”事变等事件，因知名度相对较低，则应使用引号。

4. 圆括号的使用

在公文标题中有时会用到说明性用语对标题内容进行解释、说明和补充。如“草稿”、“讨论稿”、“征求意见稿”、“试行”等。标题的说明性用语是标题的一部分，使用时应加括号放在标题书名号之内。如：

（1）《关于废止〈第二批汉字简化方案（草案）〉的请示》；

（2）《关于组织实施九年义务教育课程方案（试行）的意见》；

（3）《关于贯彻执行省政府第十次全体（扩大）会议精神的通知》；

（4）《关于颁发〈教育部属勘察设计院（所、室）职工道德准则〉（试行）的通知》。

二、公文的主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关应编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记中，如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关，即一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“主送”二字后加全角冒号和主送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个主送机关名称后标句号。

既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

标注主送机关时应注意以下问题：

（一）一份公文的主送机关应根据公文的内容需要、受文单位的权限范围等来确定，不可随意而定。如公文内容是某省政府请求国务院帮助解决某个实际困难和问题，那这份公文的主送机关只能是国务院。又如某乡镇政府根据工作需要给其上级政府行文，一般情况下，根据其权限范围，其行文中的主送机关只能是他的上级政府县政府，而不可以是它的更上一级政府市政府。

（二）所有上行文都必须有主送机关，并且上行文的主送机关一般只能是一个。上行公文主要有请示、报告、建议性意见等。有主送机关并且是只能有一个主送机关，这样有利于公文的及时办理。受双重领导的机关，主送其中一个领导机关的公文，需要另一个上级机关知道的，可以采用抄送的办法。

（三）下行文的主送机关：单一性下行文的主送机关一般只有一个。如批复，一般是哪个机关请示，批复的主送机关就是那个机关；普发性下行文的主送机关较多，一般使用泛称。如国务院的普发性下行文的主送机关一般是“各省、自治区、直辖市，国务院各部门、各直属机构”；一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知、意见，则不写主送机关。

（四）有多个主送机关时，按与公文内容关联度的高低依次排列，与公文内容无关的机关则不必排列，若需要其知道的，则采取抄送的办法；如果主送机关中有级别高低的区别，则按级别高低前后排布；如果主送机关的性质和权限不同，则按党、政、军、群的顺序排列。

（五）主送机关中，同一类别的用顿号分隔，不同类别的用逗号分隔，最后一个主送机关后面加全角冒号。如国务院的普发性下行文的主送机关一般是“各省、自治区、直辖市，国务院各部门、各直属机构”，“各省、自治区、直辖市”都是地方政府，属于同一类型，用顿号分隔。“国务院各部门、各直属机构”都是国务院的部门和机构，属于同一类也用顿号分隔。而“各省、自治区、直辖市”与“国务院各部门、各直属机构”之间则不属于同一种类型，应用逗号分隔。

（六）除领导人特别交代的事项，公文一般不主送领导者个人。

三、公文的正文

公文的正文是指公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。

公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都应当使用阿拉伯数字。

四、附件说明

附件说明是指公文附件的顺序号和名称。公文若有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

需要注意的是，转发、批转、印发、报送类公文，在其生效标志后附的需要转发、批转、印发、报送的公文内容不是公文的附件，因此不能在附件说明中进行标注说明。

五、发文机关署名

发文机关署名应用发文机关全称或者规范化简称。公文一般以发文机关的名义署名，特殊情况（如命令、议案等文种）需要有签发人签名的，应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。发文机关署名应与发文机关标志、标题中的发文机关名称相一致。联合行文时，发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序相一致。

单一机关行文时，如果公文需要加盖印章，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；如果公文不需要加盖印章，则在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名。

联合行文时，如果公文需要加盖印章，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（横排）；如果公文不需要加盖印章，则应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排（纵排）。

在原《格式》中，单一机关或两个机关行文时，不要求署名，三个以上机关联合发文时要求署名。新《格式》统一规定，不管是单一机关行文，还是几个机关联合行文都应该标注发文机关署名。

新《格式》对发文机关署名在成文日期之上几行未作明确规定，在实际工作中发文机关的署名一般都标注在成文日期上一行。

六、成文日期

成文日期是公文的生效时间，是公文生效的重要标志。

（一）成文日期确定的原则

经会议讨论通过的公文（决议、决定等），以会议正式通过的日期为准；经发文机关负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文的公文，以最后签发的机关负责人签发的日期为准。

（二）成文日期在公文中的标注位置

成文日期在公文中的标注位置有两种：一是常规标注方法。大部分的公文都把成文日期标注在公文正文或附件说明的右下方。二是特殊标注方法。经会议通过的决议、决定等公文，年、月、日均标注在公文标题之下，并用圆括号括起来。

（三）成文日期的标注格式

加盖印章的公文，不管是单一机关制发的公文还是联合行文，成文日期一般都置于正文（或附件说明）之后若干行，用阿拉伯数字居右空四字编排。至于放在多少行之后，是由印章的大小决定的，要确保成文日期处于印章中心下边缘位置，同时保证印章顶端距正文（或附件说明）一行之内。

不加盖印章的公文，不管是单一机关制发的公文还是联合行文，都是在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移二字。如果发文机关署名长于成文日期，那么发文机关署名居右空二字编排；如果成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

加盖签发人签名章的公文，如果是单一机关制发的公文，一般在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期；如果是联合行文，应在最后一个签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

（四）成文日期中的数字

成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。原行政机关公文使用简写的汉字标注成文日期，党的公文使用阿拉伯数字标注公文。新《格式》统一规定用阿拉伯数字标注成文日期。

七、印章

公文加盖印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，也是鉴定公文真伪的最重要依据。

（一）是否加盖印章的规定

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。纪要不加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。签发人签名章也属于印章的一种特殊形式。对于以机关负责人名义制发的公文，需要加盖签发人的签名章。

（二）加盖印章的格式要求

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

与原《格式》相比，加盖印章的方式不再分为下套、中套的加盖方式，而是统一采用下套方式加盖印章：印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。

与原《格式》相比，新《格式》规定的印章与成文日期相交的方式也发生了变化。原《格式》规定，单一机关发文时或两个机关联合发文时，印章必须与成文日期相交，三个及三个以上机关联合发文时，所有印章均不与成文日期相交。新《格式》则规定单一机关发文时，印章必须与成文日期相交，两个以上机关联合发文时，只有最后一个印章与成文日期相交。

（三）加盖签发人签名章的格式要求

签发人签名章是印章的一种特殊形式。对于以机关负责人名义制发的公文需要署签发人的签名章（如议案、命令等）。

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

（四）印章的颜色

印章用红色，签名章一般也用红色。

（五）加盖印章的注意事项

1. 不能出现空白印章（即印章没有压盖任何文字）。

2. 印章与正文必须同处一面。

3. 当正文之后的空白容不下印章或签发人签名章、成文日期时，一般应采取调整正文行距或字距的措施加以解决。

八、附注

附注是指公文印发传达范围等需要说明的事项，如“此件发至县团级”、“此间传达至群众”等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。印发传达范围一般针对下行文和平行文，对上行文不可标注阅读范围。“请示”应当在附注处注明联系人及联系电话。不要把附注理解为是对公文内容的注释或解释。对公文某些概念的解释说明应放在正文之内，采用括号的方式加以解决。

九、附件

附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。不管公文的正文部分是否存有空白，也不管空白的行数是多少，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件的标题以及附件中字、行、段等编排格式与主体部分相应格式要素的要求相同。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。如“国发〔2013〕168号附件”。

需要注意的是，批转转发印发类公文，被批转、转发、印发的公文不能按附件处理，在公文正文中不加“附件说明”，直接另面编排，附件中首页也不标注“附件”二字。