第8章 领导的制度意识：靠制度管人，用制度办事

制定制度必须遵守的十大原则

无论是已发展到一定规模的组织还是刚刚成立的新组织，都需要一些规章制度来进行规范管理。制定制度本身并不难，难的是制度的执行。其主要原因在于：制度的执行实际上是在规范和改变成员的工作习惯。

中国有句俗话叫“江山易改，禀性难移”，改变一个人的习惯是相当困难的，况且制度是要改变所有成员的工作习惯，其难度可想而知。所以在制定各项制度时，不但要确保制度的正确性，更重要的是要保证制度在实施时能被成功地执行。

为此，制定制度不能草率。制定管理制度要符合以下十大原则：

1.当事人参与的原则

让当事人参与制度的制定是一个重要原则。如果这个制度是针对整个组织的，就要尽量使组织的全体成员都参与到制度的制定中来；如果只是针对某个工作流程而制定的制度，则需要请该流程的相关成员参与进来。一般的做法是由起草人认真调查之后，起草制度的草案，将该草案公布于众，让大家进行讨论和修改，并由起草人收集意见并进行修改。对于重点的当事人，起草人要个别征求他们的意见，并认真做记录和总结。

要注意的是在收集到的意见中，会有80％的意见是重复的或不可行的（对这些意见要向提出人耐心解释），只有20％的意见真正有作用。但这种让当事人参与讨论制度的形式不可缺少，因为这种参与的形式比参与的结果更加重要。

虽然让当事人参与会让制度制定变得复杂起来，但会为今后制度的执行减少很多障碍。人本能地会对约束他的东西产生反感，让成员参与到制度的制定中来，可以减少这种反感，因为人们都不会讨厌自己的劳动成果。

2.简明扼要的原则

制度是需要执行的，当成员对制度本身无法深入地了解时，就谈不上能很好地执行。制度是针对所有当事人的，所以制度本身的语言描述应该尽可能地简明、扼要、易懂，并且不产生歧义，让所有的当事人都可以轻松理解。另外，制度不必非常缜密和完备，首先，是因为这样会损害制度的简明性和易懂性，不利于制度的执行；其次，是每位成员都对制度有基于常识的认识和理解，而这些常识性的东西并不必在制度中面面俱到。

3.不求完善但求公正的原则

在制定新制度时，很难做到一次性制定得非常完善。随着组织的发展和管理水平的提高，可能还要不断修改和充实。制定制度是为了使用，所以制度一定要适合组织。在制度执行的过程中，可能会因为制度本身的不完善和不合理而出现一些问题，但这些不应该影响制度的公正执行。比起制度的完善性，成员往往更加关心制度及其执行的公正性，所以对于制度的制定者来说，也应该更加关心这一点。

4.系统和配套的原则

制度要全面、系统和配套，基本章程、各种条例、规章、办法要构成一个内在一致、相互配套的体系。同时要保证制度的一贯性，不能前后矛盾、漏洞百出，避免发生相互重复、要求不一的情况，同时要避免疏漏，要形成一个完善、封闭的系统。

5.从实际出发的原则

从实际出发是制定制度必须遵守的重要原则。制定制度要从组织的实际出发，根据组织的构成内容、工作对象、管理协调的需要，充分反映各项组织活动的规律性，体现组织的特点，保证制度具有可行性和实用性，切忌流于形式。

6.重视成员工作习惯的原则

懒惰是人的一大弊病，没有人会主动更改自己熟悉的工作方式，所以在制定制度时，一定要认真分析现有的工作流程和工作习惯。在达到目标的原则上，要尽可能地继承原有的流程和习惯，这样才能有效地保证日后制度的执行。

7.以需要为依据的原则

制度的制定要以需要为依据，即制度的制定要从需要出发。需要是一项制度制定与否的唯一标准，制定不必要的制度，反而会扰乱组织的正常活动。如有些非正式行为规范或习惯能很好发挥作用，就没有必要制定类似内容的行为规范，以免伤害成员的自尊心和工作热情。

8.具有先进性的原则

制度是一个组织的“骨架”，先进的制度有利于组织的正常运营，因此，制定制度一定要从调查研究入手，总结本组织的经验，同时吸收其他组织的先进经验，引进现代管理技术和方法，保证制度的先进性。

9.采取措施、改造习惯的原则

新制度的执行过程就是改变成员工作习惯的过程。管理者应该很清楚地认识到该制度的执行会带来哪些工作习惯的改变，这种改变成员是否可以接受，接受的程度是多少。根据具体情况，管理者必须采取一些辅助措施来加强对成员工作习惯的改变，比如在新制度执行时，进行制度培训，或进行频繁地抽查和监督等。

10.具有操作性的原则

制度必须具有可操作性，否则就失去了制定制度的意义。要想使制度易于操作，最好在制度中就明确一般的操作方法。另外，要写明制度的原则，这样便于对特殊情况进行处理。

管理者自律才能管理好他人

许多优秀企业成功的根本原因，不仅仅在于它有规则，更在于它按规则行事，以及在于它不为其他任何形式，哪怕是道德的、情义的“例外”所干扰，能够始终坚定不移地执行规则。也就是说，不管是好心还是无意，规则不能被轻易地违背和破坏。

如果你不这样想、不这样去做，可以预见的结果是你迈开了许多的管理步伐，走的却是弯路；或者在管理上你付出了艰辛，却事与愿违。极端地说，渎职的管理者不是没有管理，而是没有按规则行事。

有规则，并坚决按照规则展开管理工作，你才能获得你所期望的管理绩效。因为，规则是从大多数人的利益考虑出发而制定的，执行了规则，大多数人就能够受益，组织和国家也就能够受益。因此，我们说制度化管理的前提是制定制度，而它的核心则是执行制度。

在执行规则时，管理者往往不自觉地拿各种要求、标准去管理成员，而很少会想到管理自己。其实先律己才能律人，制度化管理首先要求管理者自己遵守制度。一个普通的人要想获得别人的尊重，就必须具有他人所没有的优秀品质。作为一个管理者更是如此，如果不具有独特的风格，就很难获得下属的尊敬，而在此特质中，最重要的就是管理者本人的自我约束。

约束自己的原则与方法不是一朝可成的。必须有“三军可以夺帅，匹夫不可夺志”的决心和毅力，在不断的尝试与努力中锻炼自己，促使自己一步一步地走向优秀管理者的境界。

在管理者做出自我约束的努力过程中，他的一举一动都逃不过下属的眼睛，他的一切努力都不会白费。下属的内心会如此想：“这位管理者看来是足以信任的。”“以此看来，他是值得尊敬的。”让人遗憾的是，多数管理者总是忽视或没有能力做到这个“自我约束”，遇事总是喜欢归咎于他人。

有一句话叫作“善为人者能自为，善治人者能自治”。一个组织的业务能否在激烈的竞争大潮中得到发展，关键还在于它的管理者是否有正确的自律意识。管理者只有坚定不移地执行各项规章制度，才能建立起人人遵守的组织制度。比如说，要求组织成员遵守时间，管理者首先要做出榜样；要求下属对自己的行为负责，管理者也必须明白自己的职责，并对自己的行为负责。只有以身作则的管理者，才能调动其下属的自觉性，并影响他们朝着良性的方向发展。管理者自己做不到的事，就不要要求下属去做；要求下属改掉坏毛病，自己就要先改掉坏习惯。

培养良好的自律性、成为下属的表率，最好能从这几个方面身体力行：一是要乐于接受监督；二是要保持清廉俭朴的习惯；三是要戒掉不良嗜好。

制度管理中的“热炉法则”

惩罚是一种常用的管理手段。对违反规章制度的人进行惩罚时，必须照章办事，该罚一定罚，该罚多少罚多少，来不得半点仁慈和宽容。这是树立管理者权威的必要手段，西方管理学家将这种惩罚原则称之为“热炉法则”，十分形象地道出了它的内涵。

“热炉法则”认为，当下属在工作中违反了规章制度时，就要像去碰触一个烧红的火炉一样，让他受到“烫”的处罚。这种处罚的特点在于：

（1）即刻性。当你一碰到火炉时，立即就会被烫伤。

（2）预先示警性。火炉是烧红摆在那里的，你知道碰触则会被烫。

（3）适用于任何人。火炉对人不分贵贱亲疏，一律平等。

（4）彻底贯彻性。火炉对人绝对“说到做到”，不是吓唬人的。

管理者必须兼具软硬两手，实施起来坚决果断。奖赏人是件好事，惩罚虽然会使人痛苦一时，但绝对必要。如果执行赏罚时优柔寡断，瞻前顾后，就会失去应有的效力。

要加强对下属的约束，须有强化纪律的书面规范，保证下属受到公平的对待，避免一时冲动而对他们进行严厉的惩罚。强化纪律有以下4个阶段：

第一次犯错，口头警告。下属必须知道他们哪里错了。你要记下给他们警告的时间、地点和周围环境。

第二次犯错，书面通知他们，并警告说下次犯错误会受罚，扣工资或者换工作。这封警告信一式三份，一份给犯错误的成员本人，一份给上司，一份存档。

第三次犯错，临时停止工作。根据你们达成的协议和错误的性质及程序，给予长短不同的停职时间，停发一切报酬。

第四次犯错，降职、降级，或者调换工作、开除。上述惩罚中，调换工作是最常见的，因为这样既可减少解雇给他们造成的打击，又可以使自己减少一个问题户。但要注意，除非你确认他的表现不佳，确系工作不对，换一个工作会使他干得更好，否则不要轻易这样做。调换工作部门之后，你要将该员工的资料全部移交过去。

与惩罚相对应的，奖赏也是一种管理手段。奖赏是正强化手段，即对某种行为给予肯定，使之得到巩固和保持；而惩罚则属于反强化，即对某种行为给予否定，使之逐渐减退，这两种方法，都是管理者管理下属不可或缺的。

管理者运用这些手段时，必须掌握两者不同的特点，适当运用。一般说来，正强化立足于正向引导，使人自觉地去执行，优越性更强，应该多用；而反强化，容易造成对立情绪，故要慎用，将其作为一种辅助手段。

制度的设置应兼顾公平和效率

我们生活在社会组织形式中的个人都是有趋利性的。正如西方哲学家洛克所说的那样：“人的本性是趋利避害的。”然而在企业中，如果任由这种趋势发展，那么企业就会变得一团糟，企业内部的秩序也将无从谈起。因此，为了规范人们由于“趋利”而产生的一些不符合组织利益或他人利益的行为，制度应运而生——它的第一功能就是规范人们的行为，使人们生活在一定的秩序中。

那么，是不是企业只要有了制度就能令所有的问题全部得到圆满解决呢？是不是有了制度就能遏制人类“趋利”的本质呢？回答是否定的。从历史的角度观察，制度是人制定的，往往是谁在制定制度的过程中占据了主导权，谁就有可能在制定制度的过程中为自己或自己的利益集团谋“利”，制度也就变成了某些人的获利工具。尽管如此，我们也不能否认，制度无论怎样制定、由谁制定，它都是企业所必需的，不然，企业内部的秩序就无从保障。因此，如何才能让制度充分发挥其功效就成了最大的问题。而这一问题解决的关键在于，必须为制度的设置确定最基本的原则——公平原则与效率原则。

公平是众多企业一直孜孜追求的目标，然而公平却又是一个完全无法确定的东西，不同的时期，不同的阶段，公平被赋予的意义是不一样的。但如果在“合理设置制度”这一语境里，公平似乎又是确定的，即制度的设置须为大多数人“谋利”才是合理的。那么，如何才能做到这一点呢？

首先，制度的设置必须符合企业大多数成员的意愿，这是制度公平的基础。正所谓“顺应民心者得天下”，只有制度的设置成为大家的需要，符合企业大多数员工的意愿，它的存在才有普遍而牢靠的基础——至少在精神层面上如此。

其次，制度的设置应该是一个公开、透明的过程，这是制度公平的关键。既然企业成员有了设置制度的意愿，那么，就应该让企业成员参与其中，对设置制度的过程进行监督，让企业成员有表达意愿的机会和渠道，让所有的过程在“阳光”下进行，正所谓“公道自在人心”，公平就不言而喻了。

最后，制度的设置应该是建立在为大多数人谋利并可执行的基础上，这是制度公平的核心。设置出的制度，不应该被束之高阁让人顶礼膜拜，而应该是为民众所执行，为民众谋福利。

然而，公平也存在着先天的不足：妥协性和平均性。任何的公平都是方方面面相互妥协的结果，最终这会使企业成员坐享其成而无视公平的真正含义，让他们产生平均主义的惰性。因此，合理公平的制度又必须兼顾效率。

如何才能在公平的基础上兼顾效率呢？

（1）制度要明确其运行的规则和程序。一旦制度运行的规则和程序确定了，那么，运行时就可以按部就班，从而避免混乱和无序带来的效率低下的后果。

（2）制度的执行者要明确自己的职责。制度最终是要被执行的，执行者就成了制度是否具有效率的关键。为此，要让执行者清楚自己的职责所在，只有责任在肩，执行者才会高效地去完成其执行的任务。

（3）制度要有的放矢，清晰明了。企业制度是通过解决组织中的问题来维系秩序的，有明确的目的性和针对性。因此，制度一定要有的放矢，清晰明了地规划出解决这些问题的措施。

（4）制度要让所有员工明白和理解。制度是个互动的平台，通过这个平台，制度的执行者和被执行者之间产生互动，为了保持这种互动的通畅与效率，除了执行者要明确自己的职责外，被执行者也应该对制度熟知并理解，这样才能保证制度的效率不打折扣。

总之，制度将伴随人类前进的脚步不断发展，直至“世界大同”。无论怎样，制度是人类社会的必需，是社会秩序的保障，兼顾公平与效率的制度将在人类发展的长河中熠熠生辉。

制定一套更人性化的管理制度

在企业，给予下属福利、良好的人事关系及工作环境，晋升或调任其担任更好的工作，享有购买企业股票的权利、分享利润、定期征询下属意见等，都是企业聚集人才、吸引下属的办法。

许多企业设有积金计划，但是并没有受到下属的普遍欢迎，原因是这些积金计划是从他们的原有薪金中扣了一部分，加上还规定要做满某些年数才能取回，这无疑是一种变相扣押员工收入的行为。

如果企业能在固定的薪金之外，再替下属积蓄每年薪金的十分之一，一方面不损害下属的基本收益，另一方面也是一种额外利益。需要注意的是，这些资金宁可由其他方面抽调，也不能让下属有被剥削的感觉。

在上班时间之外，应该尽量不去烦扰下属。一些企业为了让员工最大限度地投入工作，不让下属有一刻空闲，不管其时间、能力是否足够，就把大量工作推给下属。其结果是下属每天超时工作，而企业又明文规定没有超时补贴或补假的制度，令下属不堪重负。

其实，企业可以制定一些有利于下属的制度，采取一些无须花费太多金钱、却能收到很好效果的办法，例如给予富有挑战性的任务、公开表扬下属、赋予更高的头衔，记住每位下属的生日，在当天送他一点小礼物或蛋糕之类，让下属感动之余主动投入工作。

另外，管理者还应该给员工一些费用较多的福利，例如：

（1）交通费、餐费补助。

（2）提供房屋部分免息贷款。

（3）适当的加班费。

（4）提供旅游优惠计划。

（5）供应免费的报纸杂志。

（6）除法定节假日外，在下属完成一项颇艰难的工作后提供额外的个人休假。

（7）为额外的工作提供额外报酬。

（8）分享企业利润，如企业赚钱愈多，员工分红愈高。

总之，制度是用来管人的，也是用来保护人的，制度制定得更为人性化，有利于企业聚集人才。