3.3　设备资产管理的基础资料

设备资产管理的基础资料包括设备资产卡片、设备编号台账、设备清点登记表、设备档案等。企业的设备管理部门和财会部门均应根据自身管理工作的需要，建立和完善 必要的基础资料，并做好资产的变动管理。

3.3.1　设备资产卡片

设备资产卡片是设备资产的凭证，在设备验收移交生产时，设备管理部门和财会部门均应建立单台设备的固定资产卡片，登记设备的资产编号、固有技术经济参数及变动记录，并按使用保管单位的顺序建卡片册。随着设备的调动、调拨、新增和报废，卡片位置可以在卡片册内调整补充或抽出注销。设备卡片见表3-2。

3.3.2　设备台账

设备台账是掌握企业设备资产状况，反映企业各种类型设备的拥有量、设备分布及其变动情况的主要依据。它一般有两种编排形式：一种是设备分类编号台账，它以《设备统一分类及编号目录》为依据，按类组代号分页，按资产编号顺序排列，便于新增设备的资产编号和分类分型号统计；另一种是按车间、班组顺序排列编制使用单位的设备台账，这种形式便于生产维修、计划管理及年终设备资产清点。以上两种台账汇总构成企业设备总台账。两种台账可以釆用同一表格式样，见表3-3。对精、大、重、稀设备及机械工业关键设备，应另行分别编制台账。企业于每年年末由财会部门、设备管理部门和使用保管单位组成设备清点小组，对设备资产进行一次现场清点，要求做到账务相符，对实物与台账不符的，应查明原因，提出盈亏报告，进行财务处理，清点后填写设备清点登记表，见表3-4。

3.3.3　设备档案

设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新直至报废的全过程中形成的图样、方案说明、凭证和记录等文件资料。它汇集并积累了设备―生的技术状况，为分析、研究设备在使用期间的使用状况、探索磨损规律和检修规律、提高设备管理水平、对反馈制造质量和管理质量信息，均提供了重要依据。属于设备档案的资料有：

①设备计划阶段的调研、经济技术分析、审批文件和资料；

②设备选型的依据；

③设备出厂合格证和检验单；

④设备入库验收单、领用单和开箱验收单等；

⑤设备安装质量验单，试车记录、安装移交验收单及有关记录；

⑥设备调动、借用、安装移交验收单及有关记录：

⑦设备历次精度检验记录、性能记录和预防性试验记录等；

⑧设备历次保养记录、维修卡、大修理内容表和完工验收单；

⑨设备故障记录；

⑩设备事故报告单及事故修理完工单；

设备维修费用记录；

设备封存和启用单；

设备普查登记表及检査记录表；

设备改进、改装、改造申请单及设计任务通知书；

至于设备说明书、设计图样、图册、底图、维护操作规程、典型检修工艺文件等，通常都作为设备的技术资料，由设备资料室保管和复制供应，均不纳入设备档案袋管理。 设备档案资料按每台单机整理，存放在设备档案内，档案编号应与设备编号一致。 设备档案袋由设备动力管理维修部门的设备管理员负责管理，保存在设备档案柜内按编号顺序排列，定期进行登记和资料入袋工作。要求做到：

①明确设备档案管理的具体负责人，不得处于无人管理状态；

②明确纳入设备档案的各项资料的归档路线，包括资料来源、归档时间、交接手续、资料登记等；

③明确登记的内容和负责登记的人员；

④明确设备档案的借阅管理办法，防止丢失和损坏；

⑤明确重点管理设备档案，做到资料齐全，登记及时、正确。

3.3.4　设备的库存管理

设备库存管理包括设备到货入库管理、闲置设备退库管理、设备出库管理以及设备仓库管理等。

（1）新设备到货入库管理

新设备到货入库管理主要掌握以下环节：

①开箱检查。新设备到货三天内，设备仓库必须组织有关人员开箱检查。首先取出装箱单，核对随机带来的各种文件、说明书与图样、工具、附件及备件等数量是否相符；然后查看设备状况，检查有无磕碰损伤、缺少零部件、明显变形、尘砂积水、受潮锈蚀等情况。

②登记入库。根据检查结果如实填写设备开箱检查入库单，见表3-5。

③补充防锈。根据设备防锈状况，对需要经过清洗重新涂防锈油的部位进行相应的处理。

④问题查询。对开箱检查中发现的问题，应及时向上级反映，并向发货单位和运输部门提出查询，联系索赔。

⑤资料保管与到货通知。开箱检査后，仓库检查员应及时将装箱单随机文件和技术资料整理好，交仓库管理员登记保管，以供有关部门查阅，并于设备出库时随设备移交给领用单位的设备部门。对已入库的设备，仓库管理员应及时向有关设备计划调配部门报送设备开箱检查入库单，以便尽早分配出库。

⑥设备安装。设备到厂时，如使用单位现场已具备安装条件，可将设备直接送到使用单位安装，但入库检查及出库手续必须照办。

（2）闲置设备退库管理

闲置设备必须符合下列条件，经设备管理部门办理退库手续后方可退库：

①属于企业不需要设备，而不是待报废的设备；

②经过检修达到完好要求的设备，需用单位领出后即可使用；

③经过清洗防锈达到清洁、整齐；

④附件及档案资料随机入库；

⑤持有计划调配部门发给的入库保管通知单。

对于退库保管闲置设备，计划调配部门及设备库均应专设账目，妥善管理，并积极组织调剂处理。

（3）设备出库管理

设备计划调配部门收到设备仓库报送的设备开箱检査入库单后，应立即了解使用单位的设备安装条件。只有在条件具备时，方可签发设备分配单。使用单位在领出设备时，应根据设备开箱检查入库单做第二次开箱检查，清点移交；如有缺损，由仓库承担责任，并采取补救措施。

如设备使用单位安装条件不具备，则应严格控制设备出库，避免出库后存放地点不合适而造成设备损坏或部件、零件、附件丢失。

新设备到货后，一般应在半年内出库安装交付生产使用，越快越好，使设备及早发挥效能，创造经济效益。

（4）设备仓库管理

①设备仓库存放设备时要做到：按类分区，摆放整齐，横向成线，竖看成行，道路畅通，无积存垃圾、杂务，经常保持库容清洁、整齐。

②仓库要做好十防工作：防火种，防雨水，防潮湿，防锈蚀，防变形，防变质，防盗窃，防破坏，防人身事故，防设备损伤。

③仓库管理人员要严格执行管理制度，支持三不收发，即：设备质量有问题尚未查清且未经主管领导作出决定的，暂不收发；票据与实物型号规格数量不符未经查明的，暂不收发：设备出、入库手续不齐全或不符合要求，暂不收发。要做到账卡与实物一致，定期报表准确无误。

④保管人员按设备的防锈期向仓库主任提出防锈计划，组织人力进行清洗和涂油。

⑤设备仓库按月上报设备出库月报，作为注销库存设备台账的依据。