2.4　电话记录

电话记录是记录有关公务活动的电话内容的一种事务文书。除了一般的事务性联系，凡是内容比较重要的电话都应当由通话人做出记录，以备日后查找。

电话记录的主要特点是格式化，其记录项目一般较为固定，有的甚至用印制好的有关项目的电话记录簿来记录。

在日常公务活动中，有的电话通话时间长，内容复杂；有的电话通话时间短，但通话内容很重要；有的电话内容所涉及的事项需要马上处理，有的则需要日后处理；有的电话内容所涉及的事项要由通话人自己处理，但更多的要转交相关的责任人或责任机构处理。这些情况都说明电话内容单凭头脑记忆是不行的，记忆若有误差，电话内容在传达过程中就可能会走样。因此，为保证电话内容准确、完整，必须用文字记录下来，成为电话记录，作为办事和传达的依据。

根据通话对象，可以分为接收的电话记录和发出的电话记录；根据通话内容，可以分为通知性电话记录、协商性电话记录、事件处理过程电话记录等。

2.4.1　电话记录的格式、写法

接收的电话记录一般包括来电时间，来电单位，来电人的姓名、职务，来电事由，处理意见，接电人的姓名、职务。发出的电话记录一般包括去电时间，去电单位，去电人的姓名、职务，接电人的姓名、职务，去电事由。

2.4.2　电话记录范文模板

2.4.3　电话记录写作的注意事项

电话记录要询问并记录对方的单位名称、身份、姓名、电话号码、传真号码，以便联系。对重要事件，待电话记录完毕后，还要设法核实对方的身份。

在记录电话内容时，应按来电人的话逐一记录。若内容项目较多，应分项分段记录，以区分内容层次。

若是重要电话，应在记录完毕后要求对方再复述一遍，或自己主动复述一遍，进行核对，必要时应使用录音机把电话内容全部录下来，防止出现错漏。