第2章 哈佛大学监事会章程
2.1 哈佛大学监事会章程
1985年2月3日正式通过,1993 年12 月5 日修订,1996 年2 月4 日修订,2008年2月3日修订。
2.1.1 官员
监事会官员为一位会长,一位监事会秘书(监秘),以及根据机构需要,再加上一位或多位副监秘或助理监秘。
2.1.2 会长
会长为监事会首席执行官,主持监事会所有的会议。会长每年由监事会选出,任职期限从毕业典礼日开始至下一个毕业典礼日结束,直到选出继任者,如果该会长依然是监事会监事的话。余下时间职位空缺将由监事会选举出任该职。会长的空缺将由监事会任命一位临时会长来填补。
2.1.3 监秘
监秘,无论是否是监事会监事,都是监事会的首席行政官。监秘由监事会选出并任职三年,直到选出一位合格的继任者。职位空缺时将由监事会选举一位充任。
2.1.4 副监秘和助理监秘
监事会在其能确定的期限里,可以在任何一次会议上选举一位或多位副监秘或助理监秘,他们不一定是监事会监事。副监秘和助理监秘行使的职责是执行监事会、执行委员会或监秘经常下达的指示。
2.1.5 会议
监事会年会在毕业典礼前一天召开。每年由监事会决定下一年定期会议的参会人数和日期。如要召开特别会议,需由监事会会长、七名以上监事或校长及其同僚向监秘提交书面申请,并在申请中阐明大会主题、时间与召开地点。会议应依照监事会所指定的时间和场地休会。
2.1.6 会议通知
监事会会议通知由监秘发出,一旦监秘缺席、丧失行为能力、拒绝履行义务或监秘席位空缺,则由会长或副监秘或助理监秘发出通知。每次通知将详细说明会议时间和地点,如果要召开特别会议,应说明会议主题。通知至少在会议七天前邮寄给每位会员,假如要就重大紧急情况申请召开特别会议,通知可以在四天前寄出;另外,假如会议延期,将由监秘邮寄通知或发送电报通知,如果监秘无法履行职能,此任务将由会长或副监秘或助理监秘完成。无须再向会议之前或会议之后执行书面豁免通知的任何成员发出会议通知。豁免书面记录会随会议记录一起归档。会议开始前或开始时没有收到会议通知也参加了会议而且没有提出异议的人,这些人也可以不用发送通知。
2.1.7 替代会议的书面同意书
如果监事会或相关委员会所有的成员,依据具体情况,同意采取书面行动,并且在监事会或相关委员会会议上备案,在监事会或相关委员会的会议上需要或允许采取的行动可以不召开会议,此类同意书适用于所有会议选举。
2.1.8 通信会议(电话会议)
监事会或任何相关委员会的委员可以通过电话或类似通信设备出席监事会或相关委员会的会议,这样所有与会者能够同时听到彼此说话,以此类方式出席会议等同于本人出席。
2.1.9 会议记录
监事会投票和会议记录应附有出席每次会议的会员名单,由监秘记录,并将每次记录尽快地发放至监事会每位监事手中。除非监事会另有决策,否则会议记录统一在下次会议之前要经监事会反复修改确认后再发放。
2.1.10 议程表
监秘在会前为每位监事准备和提供希望在会上讨论的议事日程。
2.1.11 法定人数
除休会或要求全体出席,任何事务的处理都必须达到9位法定人数。
2.1.12 与董事会的通信联络
遵照监事会关于与董事会联络通信的指示,董秘应为大学校长提交监事会的投票选举结果或会议记录。
2.1.13 投票选举
所有的投票通过口头表决进行,除非某位监事要求通过举手表决或投票表决。将由出席会议获得多数票的监事裁决一切行动,除非本章程另有规定。
2.1.14 有关董事会选举的商议与同意
要求监事会至少在会议10天前同意选举董事会董事,书面通知将送至各位监事手中,其中会告知会议时间和地点、会议目的,以及候选人名单。发出此类通知的时间可以缩短,通知的内容在极端情况下(包括选举大学校长)可由执行委员会酌情决定更改。
2.1.15 事务介绍
大学校长可以介绍事务给监事会审议。监事会所有其他事务应该首先提交到执委会,由执委会来决定是否提交到监事会来进一步审议,或者指派某个合适的委员会来审议,但是只要监事会任何监事得到与会四分之三会员的赞成票,可建议监事会立即进行审议。
2.1.16 投票监票员
监票员有权但不被强制就所有问题进行投票,除非监事会赞成和反对票数相等。
2.1.17 投票复议
当投票通过时,任何会员可以在会议上发起复议。当决定重新审议时,该决定在该次会议上不再被复议。
2.1.18 议事程序问题
如果任何监事对议事程序提出问题,监票员的裁决在所有情况下生效,但如有两位参会会员得到与会三分之二会员同意后可以提出上诉。
2.1.19 委员会
设立下列常务委员会:
执行委员会
校友事务与发展委员会
财务、行政与管理委员会
人文与艺术委员会
制度政策委员会
自然与应用科学委员会
学校、学院与继续教育委员会
提名委员会
社会科学委员会
大学资源委员会
执行委员会依据章程或者监事会的规定行使职责。执行委员会由下列人员组成: 监事会会长依据职务出任主席并兼任自然与应用科学委员会主席,社会科学委员会主席,人文与艺术委员会主席,财务、行政与管理委员会主席,制度政策委员会主席,校友事务与发展委员会主席,学校、学院与继续教育委员会主席,其他成员则由会长任命,他们都是监事会的当选监事。
提名委员会将由执行委员会任命,成员包括每一届监事会的一名会员。提名委员会主席同样由执行委员会任命。
除非另有约定,常务委员会的每一位主席由会长提名,监事会任命。
经由执行委员会建议,监事会在其认为需要或合适时,可再随时创设额外的常务委员会或其他委员会。
经由监事会建议,监事会可随时解散各委员会。
执行委员会可在年度大会或此类会议上任命每一个常务委员会会员。如果监事会没有对其可能设置的特别委员会的规模、会员资格和任期做出规定,没有对常务委员会的规模做出规定,执委会可以做出具体规范。
2.1.20 常务委员会报告
大学资源委员会和提名委员会除外的每个常务委员会,要提交年度报告给监事会,时间表由执行委员会决定。
2.1.21 巡视委员会报告
执行委员会将决定常务委员会的一般程序并审议巡视委员会的报告以及随后的分发。
2.1.22 提名委员会报告
提名委员会将及时呈交下一年的会长提名给监事会秘书以便其在监事会散发,同时附上将在某次大会进行选举的通知。
2.1.23 修改章程
该章程在得到某次会议与会者三分之二投票同意后可以更改、修订或废止,该表决至少需要在第一次提出更改、修订或废止的会议7天后召开的会议上进行,而且除非是按照章程规定已经被搁置放弃,第二次此类会议通知将陈述其修改章程的建议。章程可由与会的四分之三会员投票同意废除。