1.3 快速编辑文档

对于文档的编辑，不仅仅需要编辑文字内容的准确性，还需要设置文档的格式，让文档内容的结构更加清晰，文档的整体效果更加美观。

1.3.1 设置文档格式

为了使文档更加规范，文档内容便于阅读，需要设置文档的格式。在WPS文字中，文档格式设置主要包括字符格式和段落格式设置，字符格式包括字体、字号、文字颜色、字形、字符边框和字符底纹等，而段落格式包括对齐方式、缩进、行距和间距等。下面将在“工作计划.wps"文档中设置需要的字符格式和段落格式，使文档更加规范，具体操作如下。

素材所在位置 素材文件\第1章\工作计划.wps

效果所在位置 效果文件\第1章\工作计划.wps

微课视频

STEP 1 打开“工作计划.wps”文档，选择“工作计划”文本，在“开始”选项卡的“字体”下拉列表框中选择“方正准圆简体”选项，在“字号”下拉列表框中选择“小二”选项，单击“字体颜色”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择需要的“红色”选项，如图1-16所示。

图1-16 设置字符格式

STEP 2 保持文本的选择状态，单击“开始”选项卡中的“居中对齐”按钮，使标题居中对齐，如图1-17所示。

图1-17 设置对齐方式

STEP 3 按住【Ctrl】键，拖动鼠标选择带“一、二、三、……”编号的文字，单击“加粗”按钮加粗文本，再单击“突出显示”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择需要的底纹颜色，如选择“灰色- 25%”选项，如图1-18所示。

知识补充

使用取色器快速吸取颜色

如果想将其他对象或网页中的颜色设置为字体的颜色，可使用取色器快速吸取需要的颜色应用于文字。其方法是：打开所需颜色所在对象，在WPS文字中选择需要设置字体颜色的文本，单击“开始”选项卡中的“字体”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“取色器”选项，此时鼠标指针将变成形状，将鼠标指针移动到需要的颜色上时会显示颜色的RGB颜色值，单击鼠标即可吸取颜色，并自动将吸取的颜色应用于选择的文本中。

技巧秒杀

快速设置段落对齐方式

选择需要设置对齐方式的段落，按【Ctrl+L】组合键，可设置段落为左对齐；按【Ctrl+E】组合键，可设置段落为居中对齐；按【Ctrl+R】组合键，可设置段落为右对齐；按【Ctrl+J】组合键，可设置段落为两端对齐；按【Ctrl+Shift+J】组合键，可设置段落为分散对齐。

图1-18 设置突出颜色

STEP 4 单击“加粗”按钮加粗带“（一）（二）”编号的文本，然后选择最后一段文本，并单击“右对齐”按钮，如图1-19所示，使文本右对齐。

图1-19 设置右对齐

STEP 5 选择除标题和日期所在段落外的所有段落，单击“段落”对话框启动器按钮，如图1-20所示。

STEP 6 打开“段落”对话框后，在“缩进和间距”选项卡的“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”选项，在其后的“度量值”数值框中默认输入“2”；在“行距”下拉列表框中选择“多倍行距”选项，在其后的“设置值”数值框中输入“1.2”，单击按钮，如图1-21所示。

图1-20 单击对话框启动器按钮

图1-21 设置段落缩进和行距

知识补充

设置中文版式

在WPS 文字中还提供了一些中文版式，如合并字符、双行合一、字符缩放等，常用于制作有特殊要求的文档。其方法是：在文档中选择相应的文本，单击“开始”选项卡中的“中文版式”按钮，在打开的下拉列表中选择相应的选项，然后在打开的对话框中设置相关参数。

STEP 7 返回文档中，可查看设置字符格式和段落格式后的文档效果如图1-22所示。

图1-22 文档效果

1.3.2 添加项目符号和编号

对于文档中具有并列关系或一定排列顺序的多个段落，可以通过添加项目符号和编号来使文档层次结构更加清晰。

1.添加项目符号

项目符号一般用于并列关系的段落。在WPS文字中，既可以添加内置的项目符号，也可以自定义项目符号，具体设置方法分别介绍如下。

● 添加内置项目符号：选择需要添加项目符号的段落，并单击“开始”选项卡中“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中内置了7种常用的项目符号样式，选择需要的项目符号样式，如图1-23所示，即可将样式应用在选择的段落中，如图1-24所示。

图1-23 选择内置的项目符号样式

图1-24 查看项目符号效果

● 添加自定义项目符号：如果内置的项目符号不能满足用户的需要，还可根据需要自定义项目符号。其方法是：选择需要添加项目符号的段落，并单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“自定义项目符号”选项，打开“项目符号和编号”对话框。在“项目符号”选项卡中单击按钮，如图1-25所示，打开“自定义项目符号列表”对话框；单击按钮，打开“符号”对话框，选择需要作为项目符号的符号，单击按钮，如图1-26所示；返回“自定义项目符号列表”对话框，选择的符号将作为项目符号，单击按钮展开对话框，然后设置项目符号的缩进位置、文字位置等，完成后单击按钮，如图1-27所示。

知识补充

设置项目符号字体格式

在“自定义项目符号列表”对话框中单击按钮，打开“字体”对话框，在其中可设置项目符号的字体格式。

图1-25 单击“自定义”按钮

图1-26 选择符号

图1-27 设置项目符号

2.添加编号

编号一般用于具有层次关系的段落。在WPS文字中，既可以添加内置编号，也可以根据需要自定义编号，具体设置方法分别介绍如下。

● 添加内置编号：选择需要添加编号的段落，单击“开始”选项卡中的“编号”下拉按钮，在打开的下拉列表的“编号”栏中提供了9种编号样式，如图1-28所示，选择需要的编号样式将其应用于所选段落。

● 添加自定义编号：选择需要添加编号的段落，单击“编号”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“自定义编号”选项，打开“项目符号和编号”对话框；单击按钮，打开“自定义编号列表”对话框，在“编号样式”下拉列表框中选择需要的编号样式，在“编号格式”文本框中设置自定义的编号效果，设置完成后单击按钮，如图1-29所示。

图1-28 选择内置编号样式

图1-29 自定义编号

1.3.3 设置边框和底纹

在编辑文档时，可以通过添加边框和底纹来突出显示文档中比较重要的段落。其方法是：选择文档中需要添加边框或底纹的段落，单击“底纹颜色”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择需要的颜色，如图1-30所示，为所选段落添加底纹；单击“边框”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择需要的内置边框样式，如图1-31所示，为选择的段落添加需要的边框样式。

图1-30 设置底纹颜色

图1-31 添加边框

如果需要为段落添加其他颜色、其他样式的边框或图案底纹，可以通过“边框和底纹”对话框完成添加。其方法是：单击“边框”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“边框和底纹”选项，打开“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡中可设置边框的线型、颜色、宽度及应用范围，如图1-32所示；单击“底纹”选项卡，在其中可设置填充的样式、颜色和应用范围等，如图1-33所示。

图1-32 自定义边框

图1-33 添加图案底纹

知识补充

添加页面边框

在“边框和底纹”对话框中单击“页面边框”选项卡，在其中可设置页面边框的线型、颜色、宽度等，另外，在“艺术型”下拉列表框中提供了很多具有艺术效果的页面边框，可为页面添加艺术边框。

1.3.4 新建和应用样式

在长文档中，需要设置格式的内容比较多，如果一一通过设置字符格式和段落格式的方式完成，则会耗费大量时间。这时为提高文档的编辑效率，可以通过应用样式来设置格式。

样式是一组格式的集合，如字体格式、段落格式、边框、编号、制表位等。它能简化格式设置操作，常用于编辑长文档。下面将在“公司财产管理制度.wps”文档中通过修改、新建和应用样式快速编排文档，具体操作如下。

素材所在位置 素材文件\第1章\公司财产管理制度.wps

效果所在位置 效果文件\第1章\公司财产管理制度.wps

微课视频

STEP 1 打开“公司财产管理制度.wps”文档，将文本插入点定位到“公司财产管理制度”标题文本后，在“开始”选项卡的“样式”下拉列表框中选择需要应用的内置样式，如选择“标题1”选项，如图1-34所示。

图1-34 选择内置样式

STEP 2 所选样式应用于标题后，在“样式”列表框中的“标题1”样式上右击鼠标，并在打开的快捷菜单中选择“修改样式”命令，如图1-35所示。

图1-35 选择“修改样式”命令

STEP 3 打开“修改样式”对话框后，单击“居中”按钮，再单击按钮，如图1-36所示。

STEP4 标题将自动应用样式修改后的效果，然后单击“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框，在“名称”文本框中输入“章节”文本，在“样式基于”下拉列表框中选择“标题”选项，在“格式”栏中设置字体为“方正黑体简体”，单击按钮，在打开的下拉列表中选择“编号”选项，如图1-37所示。

STEP 5 打开“项目符号和编号”对话框后，在“编号”选项卡中选择第一种编号样式，单击按钮，如图1-38所示。

图1-36 修改样式

图1-37 新建样式

图1-38 设置样式

知识补充

样式基准

样式基准是新建样式的基础，即在该样式的基础上新建样式。如果选择的样式基准发生了变化，那么新建的样式也会随之变化，所以用户在选择样式基准时，最好选择后期不会修改的样式。

STEP 6 打开“自定义编号列表”对话框后，在“编号样式”下拉列表框中将显示选择的编号样式，在“编号格式”文本框中的编号前后输入需要的编号格式，这里在前后分别输入“第”“章 ”，单击按钮，如图1-39所示。

图1-39 自定义样式编号

STEP 7 返回“新建样式”对话框，并单击按钮。返回文档中将文本插入点定位到“总则”所在的段落中，在“样式”列表框中选择“章节”样式，如图1-40所示，可将选择的样式自动应用到目标段落。

图1-40 选择“章节”样式

STEP 8 再次打开“新建样式”对话框，在“名称”文本框中输入“条款”文本，单击按钮，在打开的下拉列表中选择“编号”选项，如图1-41所示。

图1-41 新建“条款”样式

STEP 9 打开“项目符号和编号”对话框后，单击按钮，打开“自定义编号列表”对话框，在“编号格式”文本框中输入编号需要的格式，完成后单击按钮，如图1-42所示。

图1-42 单击“字体”按钮

STEP 10 打开“字体”对话框后，在“字形”列表框中选择“加粗”选项，单击按钮。返回“新建样式”对话框，单击按钮，在打开的下拉列表中选择“段落”选项，打开“段落”对话框，在“特殊格式”下拉列表框中选择“无”选项，在“行距”下拉列表框中选择“多倍行距”选项，并在其后的“设置值”数值框中输入“1.2”，单击按钮，如图1-43所示。

图1-43 设置字体格式

STEP 11 返回“新建样式”对话框，单击按钮。返回文档，选择正文内容的第2段、第3段和第4段，在“样式”列表框中选择新建的“条款”样式，如图1-44所示。

图1-44 选择样式

STEP 12 所选样式将应用到所选段落中，使用相同的方法为文档中相应的段落应用新建的“章节”和“条款”样式，应用完成后文档的部分效果如图1-45所示。

图1-45 文档排版效果

知识补充

为样式指定快捷键

为了提高应用样式的效率，可为样式指定快捷键，这样在应用样式时直接按快捷键即可。其方法是：在“新建样式”或“修改样式”对话框中单击按钮，在打开的下拉列表中选择“快捷键”选项，打开“快捷键绑定”对话框，为样式指定快捷键后，单击按钮。