3.5 中国式项目风险管理的基本方法和内容
由于项目风险最重要的分类是有无预警信息,所以项目风险管理主要有两大类不同的项目风险管理方法。
3.5.1 对于无预警信息项目风险的管理基本方法
从理论上说,针对无预警信息项目风险的管理方法,由于这种项目风险难以提前识别、跟踪和实时应对,即难以开展项目风险的事前控制,所以对于这种项目风险只能采取类似救人、救火式的“消减”项目不利后果的管理基本方法。由于那些带有有利后果的项目无预警信息风险带来的是“意外之喜”,人们多数只是等待“天上掉馅饼”的结果,最多也就是努力去使这种天上掉下来的“馅饼”尽量变大而已。所以对于无预警信息项目风险的管理基本方法主要是“消减损失”的方法,西方人将其叫作“risk mitigation”,并且有些西方人甚至不管是有预警信息还是无预警信息的项目风险都只是采用这种消减风险损失的管理基本方法。实际上,对于无预警信息项目风险的管理基本方法是一种制定各种应急预案,然后当“项目风险突发事件”发生后积极去消减损失的方法,这种项目风险管理的方法是一种相对消极的管理方法,其根本原因就是人们没有这种项目风险何时发生及其后果如何的相关信息。例如,美国的“9·11事件”最终定性为无预警信息项目风险的突发事件,虽然当时人们也在收集恐怖袭击事件的信息,但是由于信息很少而无法达到做出项目风险预警的程度,所以人们无法提前采取有效的应对措施,人们既不知道恐怖袭击何时发生也不知道在什么地方和用什么手段,更不知道该恐怖袭击可能带来的不利后果,最终导致“9·11事件”造成了非常糟糕的项目风险后果。
3.5.2 对于有预警信息项目风险的管理基本方法
对于有预警信息项目风险的管理与无预警不同,因为人们可以根据他们所拥有的项目风险信息去“趋利避害”地应对项目风险。对于有预警信息项目风险的“避害”管理方法就是努力去规避、转移和消减项目风险不利后果的管理方法,这包括通过购买保险和签订合同甚至放弃项目等多种转移项目风险的方法。对于有预警信息项目风险的“趋利”管理方法就是努力创造和抓住项目风险有利后果的机会,以及努力提高和增加项目风险有利后果的管理方法。按照项目风险管理理论,人们可以通过使用项目风险识别、度量和应对等方法对有预警信息项目风险实现有效的管理与控制,因为这种项目风险的发展进程包括:项目风险潜在阶段、项目风险发生阶段和项目风险后果阶段,所以有预警信息项目风险的管理技术方法包括如下几种。
1.项目风险潜在阶段的管理技术方法
在项目风险潜在阶段人们可以使用各种预防和消除项目风险的方法,这类方法是一种积极的项目风险管理技术方法。实际上,项目风险造成的不利后果多数都是由于人们在项目风险潜在阶段未能够正确识别、度量和应对项目风险而造成的。所以人们应提前识别、度量和安排潜在的项目风险的应对措施(包括对于可能的有利和不利项目风险结果的各种应对措施),在预见到项目风险不利后果时采取各种规避和消减项目风险后果的管理技术方法,而在预见到项目风险有利后果时采取各种积极方式扩大项目风险有利后果的项目风险管理技术方法。例如,若已知某项目存在技术风险很大时,就应该采取不使用该技术甚至放弃该项目的风险规避管理方法,如果会因为使用新技术而带来项目收益的增加就应努力抓住这种项目风险机遇,和积极扩大项目使用新技术而带来的风险收益。
2.项目风险发生阶段的管理技术方法
这是指在有预警项目风险的征兆已经出现,但是尚未造成项目风险后果这一阶段的管理技术方法。此时人们可以采用各种项目风险转化与化解等具体管理技术方法对项目风险进行管理,这类方法主要是关于项目风险遏制和转化等方面的管理技术方法。在实际的项目风险管理中,总会有一些项目风险在项目实施和发展进程中进入项目风险发生阶段,此时如果人们能立即实施项目风险遏制和转移等方法进行应对,多数情况下项目风险管理仍然可能有“趋利避害”的效果。这种方法的核心是努力消除或转化项目风险造成不利后果的环境与条件,“遏制”项目风险朝着出现不利后果的方向发展,“转移”项目风险可能对于组织或个人带来的损失(如寻找能应对项目风险的组织或个人去应对处在发生阶段的风险)。
3.项目风险后果阶段的管理技术方法
这是在项目风险后果发生过程中所采用的管理技术方法。在这一阶段中人们也有两种项目风险管理技术方法,其一是采取消减项目风险不利后果的管理技术方法,从而去努力减少项目风险所造成的不利后果;其二是采取扩大和增加项目风险有利后果的管理技术方法,从而去努力增加项目风险所造成的有利后果。实际上,有很多时候人们无法在项目风险潜在阶段和项目风险发生阶段去规避和化解全部项目风险,所以一定会有一些项目风险最终会进入项目风险后果阶段。此时人们只能采取上述正反两种不同的技术方法去开展项目风险的应对和管理。其中,“救人”和“救火”等“救急”的方法就是典型的消减项目风险不利后果的管理技术方法,而中国人所说的“乘胜追击”就是典型的扩大项目风险有利后果的管理技术方法。
由此可见,在项目风险的三个不同阶段中,人们需要使用不同的项目风险管理技术方法。这是因为有预警信息项目风险的渐进性和阶段性使人们能够在项目风险进程的不同阶段采取不同的应对措施和管理技术方法去实现对于项目风险的有效管理。
3.5.3 项目风险管理工作的过程和内容
按照中国式项目风险管理的思想,项目风险管理工作的过程所包括的步骤和内容如图3-2所示。有关中国式项目风险管理的具体步骤和内容分述如下。
图3-2 中国式项目风险管理的过程和内容示意图
由图3-2可知,中国式项目风险管理工作的过程和主要内容包括如下几个方面。
1.项目评估中的风险评估
中国式项目风险管理始于项目评估中的风险评估工作,在中国式项目风险管理中,不管是项目起始评估还是项目跟踪评估,最重要的内容就是项目风险的评估。其中,项目起始评估是为项目初始决策服务的,所以项目起始评估也被称为项目可行性研究,这种项目可行性研究的根本目标和内容就是分析、识别和度量项目各方面的风险,然后研究、判断和确认项目各方面风险是否有可能导致项目变得不可行。项目跟踪评估则是在项目实施过程中当项目环境与条件出现重大变化或者关键项目相关利益者请求进行项目变更,从而必须开展项目变更决策时所开展的项目跟踪评估。这种项目跟踪评估的核心内容还是分析、识别和度量项目因环境与条件发展变化或项目要求出现变更而导致的各方面风险,然后研究、判断和确认这些项目各方面风险是否有可能导致项目后续实施变得不可行。
2.项目风险管理计划的编制
这是计划和安排在项目全过程中如何开展项目风险管理的工作,是根据项目评估结果去开展的一项项目风险管理的工作。这一工作给出的项目风险管理计划书(或指南)是整个项目后续阶段风险管理的指导性文件,是人们后续开展项目风险管理的指南。这一计划中包括对于有预警信息或者无预警信息的项目风险管理工作的全面安排,所以人们需要在项目全过程中按照这一计划去开展后续各项活动以及分配项目风险管理的责任,而且还包括如何定期修订这一计划等方面的规定。
3.项目风险的识别
这是一项识别和确定项目究竟存在哪些风险,这些项目风险会影响项目的哪些方面,以及这些风险的影响程度和可能带来的风险后果等基本情况的工作,其主要任务是识别出项目可能存在的风险、引起项目风险的主要因素,并对项目风险后果做初步的定性识别和估计。项目风险识别工作要使用项目计划情况与实际情况和项目预测情况进行对比的方法,从而做出对于项目风险的识别和推断。这一项目风险管理工作的好坏取决于人们所掌握项目计划、实际和预测信息的多少,以及项目管理人员的知识与经验。这一工作是后续进行项目风险管理工作的基础,所以这一工作直接决定了项目风险管理工作的成败,因为如果人们没有识别出项目风险就不会有后续的项目风险度量和应对工作,而只能等待项目风险进入后果阶段后再去开展项目风险管理工作。
4.项目风险的定性度量
这包含对于项目风险各种可能后果的发生概率、后果严重程度、关联影响情况以及时间进程四个方面的定性度量的工作。这是使用定性度量的方法对已识别出的项目风险可能造成的各种风险后果和影响的粗略估计和度量,所以这种方法多数使用定性指标给出一个项目风险各种可能后果的描述。例如,项目风险定性度量给出的每种项目风险可能后果发生概率的度量可以是高、中、低三类,每种项目风险后果的严重度量可以是严重、一般和不严重三类,每种项目风险后果的关联影响程度的度量可以是大、中、小三类,而每种项目风险后果的时间进程的度量可以是很快、近期和远期三类等。人们既可以使用这种定性度量去作为后续开展项目风险定量度量的基础,也可以直接使用这种项目风险定性度量去制定项目风险应对措施和开展项目风险管理决策。
5.项目风险的定量度量
这是在项目风险定性度量的基础上进一步细化和准确描述项目风险各种可能后果和情况的定量度量工作,是对项目风险各种可能后果的发生概率、后果情况、关联影响程度和时间进程所进行的定量化分析和评估,多数情况下这种度量结果会使用统计分布等方法给出详细描述。项目风险定量度量的内容必须给出项目风险各种可能后果在各方面的具体数值,如项目风险每一种后果的发生概率、风险损失和收益的具体数值、风险关联影响程度的范围和可能性的数值,以及风险可能发生的时点和时期等具体数据。项目风险定量度量能够给出更多的项目风险管理决策的支持信息,所以对于多数项目必须开展项目风险定量度量工作,并按照项目风险定量度量结果去制定项目风险应对措施和开展项目风险管理的决策。
6.项目风险应对预案的编制
这是人们根据项目风险识别和度量结果,所开展的一项计划和安排项目风险应对预案的工作。这一工作包括两个具体方面的工作:其一是针对每一种可能的项目风险后果(注意:项目风险指的就是项目可能有几种不同的后果,而人们只知道每种后果发生的可能性,并不知道哪种后果确切会发生)去制定出各自相应的应对措施,其二是将这些应对措施汇总、安排好项目风险具体应对措施的方案(项目风险应对决策最关键的是根据实际发生的项目风险具体情况去选择和实施正确的项目风险应对措施)。所以这项工作必须使用项目风险识别、定性和定量度量以及项目及其环境与条件的预测等信息,在全面考虑项目风险结果及其应对措施的综合代价和收益的基础上,决定如何去应对项目风险的各种可能结果,从而避免在项目风险应对中出现得不偿失的情况。
7.项目风险的监测
这是指根据项目风险计划、项目及其环境与条件预测、项目风险识别、项目风险定性与定量度量以及项目风险应对预案所开展的,对整个项目全过程中各种项目风险及其可能后果的监测工作。这一工作最根本的任务是对项目风险各种可能后果的征兆的监测,以便及早发现项目风险究竟会出现何种后果,以便下一步人们能够根据这种项目风险后果去选定和实施相应的项目风险应对措施。项目风险监测工作也必须按照有预警信息和无预警信息两种项目风险分别去开展监测工作,而且对于有预警信息项目风险的监控还涉及项目风险潜在阶段、发生阶段和后果阶段三方面的监测,而对于无预警信息项目风险的监测则只能够在项目突发事件出现之后开展必要的监测工作。
8.项目风险应对措施的实施
一旦在项目风险监测中发现项目风险可能后果的征兆,人们就可以确定项目风险究竟会出现哪种具体后果,从而决定使用哪种项目风险应对措施去开展项目风险的应对工作,即按照项目风险应对预案去开展项目风险应对措施的实施工作。这就是中国人所说的“兵来将挡,水来土掩”,即针对项目风险征兆所指示的项目风险具体后果,去开展项目风险应对预案的实施工作。此时项目风险已经进入风险发生阶段,此前的项目风险情况已经变成了一种项目的现实情况,所以人们就必须针对具体会发生的项目风险结果去开展“兵来将挡,水来土掩”的具体应对措施,从而实现项目风险管理所应有的结果和效果。
9.项目风险管理计划的变更
通常有两种情况需要开展项目风险管理计划的变更,其一是在项目及其环境与条件发生了重大变化的情况下,其二是在项目风险应对预案实施以后使得项目各方面发生重大变化的情况下,因为这些发展变化会引起项目风险的变化,所以就必须开展项目风险管理方面的变更。这种项目风险管理方面的变更涉及项目风险计划、预测和后续项目风险管理工作的全面变更,其中最主要的是根据项目及其环境与条件的发展变化情况去重新开展项目风险计划、预测、识别、度量的工作,以及全面更新项目风险应对措施和应对预案的工作,以便在未来项目风险某种可能后果的征兆出现时,按照变更后更加符合项目实际情况的计划去开展项目风险管理工作。由图3-2可以看出,实际上项目风险管理工作是一个动态循环的过程,而且是一种不断重复直至项目结束都在进行的动态循环工作过程。
综上所述,中国式项目风险管理不管从定义、概念、原理、过程和内容等各个方面都与西方的项目风险管理有较大的不同。即便现在国际上对于项目风险管理研究最为系统的PMI的PMBOK中也缺少项目及其环境与条件的预测和项目风险管理方面的变更等内容,而且他们还将项目风险监测与项目风险应对措施的实施统称为项目风险监控,这在很大程度上就是本书最前两章所讨论的项目风险管理文化等方面的差别所造成的中西方项目风险管理在具体工作安排方面的不同。
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