第四节 会议纪要

一、会议纪要的概念

会议纪要是一种适用于记载、传达会议情况和议定事项的常用公文。“纪”是综合、整理的意思，“要”是要点。会议纪要是把会议的主要情况、重要精神进行综合整理所形成文字材料，是一种实录性公文，与同样广泛使用的事务类文体中的“会议记录”不同。

二、会议纪要的功能

（一）沟通交流的作用

会议纪要的一个重要使命，就是记载和传达会议情况和议定事项，将会议的主要情况、重要精神整理出来，呈报给上级，传达至下级，或者是作为文件公开发布，是一种实现上下沟通和多向交流的形式。

（二）指导工作的作用

会议纪要指导性作用特别明显。会议纪要对议题经过讨论、分析、交流，最后达成共识，形成决议，做出安排，实现上情下达，要人们加以理解和执行，是指导性的具体体现。

三、会议纪要的特点

（一）纪实性

纪实性是会议纪要的基本特点，也是撰写会议纪要的基本原则。会议纪要虽然经过加工整理，但仍然能真实地反映会议精神和议定事项，是比较典型的实录性文本，对工作的具体指导作用非常明显。

（二）提要性

会议纪要记录的是会议的要点，体现的是会议的主要精神与核心内容，就是“举要旨，推重点，精制作，保主干”，进而集中反映会议内容实质、主要精神、重要事项等，以此显示纪要精髓。

（三）约束性

会议纪要对与会者有约束性，必须围绕议题和会议要求进行；会议纪要必须严格整理，不能虚假不实；会议纪要一经上报，领导者必须带头执行相关决议；会议纪要一经下发，有关单位和有关人员就必须遵照执行。

四、会议纪要的类型

（一）会议纪要的分类

1．会议纪要按内容分类

会议纪要按内容分类为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要等。

2．会议纪要按性质分类

会议纪要按性质分类为大型专题工作会议纪要、日常行政工作会议纪要等。

3．会议纪要按范围分类

会议纪要按范围分类为政府工作会议纪要、社团工作会议纪要、行业系统会议纪要、教育系统会议纪要、科技系统会议纪要等。

（二）常用的会议纪要

1．指示性会议纪要

指示性会议纪要是指反映工作安排事宜，对工作具有指导作用的会议纪要，如国务院发布的《全国农村工作会议纪要》等。

2．通报性会议纪要

通报性会议纪要是指有关领导人召开的办公会、委员会、常委会，对讨论的一些问题做出决定，以会议纪要的形式发至一定范围，使受文者了解会议精神和决定事项，以便贯彻执行的会议纪要，如《国务院常务工作会议纪要》等。

3．消息性会议纪要

消息性会议纪要就是对会议进行概要性的报道，重点是对会议召开的时间、地点、会议性质、议题、重要内容等进行介绍。这种采用新闻方法进行的报道重点在于突出会议最重要的“闪光点”，其余几笔带过，对“抓主干、丢枝叶”的要求突出。

五、会议纪要的结构

（一）标题

1．单式标题

单式标题有以下三种形式：一是由会议名称、文种构成，如《全国植树造林工作经验交流会纪要》等；二是由事由、文种构成，如《关于加强全国税收工作的会议纪要》等；三是由发文机关、事由、文种构成，如《国务院关于批转经济特区工作会议纪要的通知》等。

2．复式标题

复式标题由正、副双行标题组成，正标题阐述会议主要内容精神，副标题交代会议名称、范围和文种。例如：

以构建和谐社会为指导 开创经济建设工作新局面

（正标题）

——××省经济建设工作会议纪要

（副标题）

3．其他形式标题

其他形式标题用于范围不大或单位内部的会议纪要，无名称、范围，直写文种，如《会议纪要》。

（二）正文

正文由开头、主体、结尾三部分构成。

1．开头

开头部分主要概述会议基本情况，交代会议召开的目的、时间、地点、名称、指导思想、主持单位、与会代表、主要议程以及讨论的主要问题等。

2．主体

会议纪要的主体主要写明会议研究的问题、讨论的意见、做出的决定、提出的任务、确定的措施等。会议纪要的主体一般有以下三种写法：

（1）归纳法。归纳法就是依据会议讨论、研究的内容，归纳出几个问题或几个方面来写会议纪要的方法。有的会议规模比较大，讨论的问题比较多，涉及的方面比较广，这就要把许多意见加以分类整理归纳，并列出小标题或标上序号。

（2）概述法。概述法就是综合会议的发言内容、讨论的情况，概括地叙述出来以反映会议的精神。一些小型会议的纪要多用这种写法。

（3）发言记录法。发言记录法就是按照会上发言的顺序，把每个人发言中的主要意见写出来，一般性的座谈会议纪要多采用这种写法。

用归纳法或概述法写会议纪要的时候，常用“会议讨论了”“与会者认为”“会议认为”“会议强调”“会议指出”等语言来叙述，把会议的主要精神阐述出来。

3．结尾

结尾一般提出号召，要求贯彻会议精神，完成会议提出的工作任务。有的会议纪要也可以不要结尾。日期可写在正文之后，或者写在标题之下。会议纪要可以不加盖印章。

六、会议纪要与相关文种的区别

（一）会议纪要与会议决定（决议）的区别

一是会议纪要一般不单独对外发出，往往需要以“通知”等指明其有效执行的范围与要求等，决定则可独立发出。二是会议纪要记载的是会议的情况和议定事项，而决定一般只针对重要和重大事项。三是会议纪要反映的内容不单一，决定则必须推出重大决策而不必反映其他意见。四是会议纪要中的议定事项是有关与会各方确立的意见，只要有一方反对即不成立，决定的内容则可以根据有关会议规则由与会者中的多数人确认，通过即为有效，从而产生法定效力。五是在表达方面，会议纪要需要综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，决定则一般无这些内容。

（二）会议纪要与协议、合同的区别

会议纪要没有协议、合同奉行的对等原则，即有关当事各方在实现同一目标过程中的责、权、利的对等规定，不能出现任何一方只享受权利、利益而不承担相应责任，履行相应义务的内容。这样的规则，会议纪要作为一种处理内部事务的备忘录，允许出现这种不对等。

七、会议纪要的写作要求

（一）把握程序，准确无误

首先，会议前阅读文件，要尽可能了解相关材料，做到心中有数；其次，做好会议记录，为后来写会议纪要打下基础；再次，认真听取大会和各小组发言，把握与会者观点、见解、意见、看法等，构思会议纪要的框架；最后，及时写作，及时送交会议组织者、单位主要负责人审核签发。属于决议性的会议纪要，应提交大会讨论通过。

（二）真实记录，突出要点

真实反映会议纪要的内容非常重要。一要真实反映会议名称、地点、时间、参会人员等议程安排，重要事项，有何决定等会议情况；二要真实反映对原会议记录整体性的归纳总结、加工提炼过程，突出重点，围绕主题，写出会议的主要情况和会议议定的事项。会议纪要做到有主次、有中心、有重点、有详略，无任何疏漏，力求准确。

（三）快捷迅速，强调高效

写会议纪要做到快速高效、有条不紊。会议纪要有很强的时效性要求，最忌讳文山会海、冗长繁复。会议发言、议论者多，记录必须快捷准确。会议纪要形成于会议记录之后，必然要快写、快批、快发、快传达、快落实，必须强调会议纪要的质量和实际效果。

[范文]

[思考与练习]

一、议案的主要功能是什么？

二、简述综合报告与专题报告的区别。

三、请示与批复两者存在什么关系？

四、简述意见的功能。

五、函的类型有哪些？

六、会议纪要可以分为几种类型？

七、某大学需要投资500万元进行A教学楼的装修，现需要上报。请你为该学校写一份请示。

八、某机关搬迁，员工上下班十分不便。请你为该单位的上级机关写出一份同意购买交通车的批复。

九、根据你单位（或学校）引进人才的现状，试写一份加强引进人才工作的意见。

十、某单位计划在A地区招商引资，发展经济，扩大内需，请你为该单位写出给A地区招商局的商洽函。

十一、选择题

1．报告是（　）上行公文。

A．呈转性公文

B．记叙性公文

C．陈述性

2．报告与汇报主要有（　）区别。

A．4个

B．5个

C．3个

3．在工作中需要得到上级指示或批准相关事项，可以使用（　）。

A．“请示”这样的公文

B．“报告”

C．函

4．请示与报告主要有行文目的不同等（　）区别。

A．4个

B．3个

C．6个

5．批复针对请示具有（　）的特征。

A．“一事一答，有事必复”

B．有事必复

C．提示

6．批复与批示（　）区别。

A．没有

B．有很少

C．主要有4个

7．适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文就是（　）。

A．指示

B．意见

C．批复

8．会议纪要作为公文与事务类中的“会议记录”（　）。

A．完全相同

B．完全不同

C．部分相同

十二、判断题

1．议案是公文中的新文种，制作主体仅限于各级政府。（　）

2．报告与回报可以相互替代。（　）

3．常用的报告类型有综合报告等3种。（　）

4．适用于向上级机关请求指示、批准的公文即为请示。（　）

5．请示一事一文、一事一请，也可以多事一请。（　）

6．请示与报告相通，是“小型的报告”。（　）

7．没有请示就没有批复，两者关系非常紧密。（　）

8．批复针对请示而来，有“一事一答，有事必复”的特点。（　）

9．批复与复函没有区别。（　）

10．意见以前作为一种事务类文书，现在列为公文。（　）