第二节 服装跟单的工作内容

一、服装订单生产处理流程

服装订单的整个生产处理过程包括信息收集、样板试制与评核、订单签订、物料采购与检验、大货生产、包装与质检、发货与收款等步骤。服装跟单工作围绕着服装订单的处理过程而展开。图1-1所示为服装订单生产处理流程简图。

图1-1 服装订单生产处理流程

二、服装跟单工作流程

服装跟单工作内容与企业的规模、性质有关，但其核心工作内容相同，大致包括订单开发、订单资料管理、样板跟单、面辅料跟单、生产与质量跟单、船务跟单等相对独立的跟进工作。

1.订单开发

订单开发也称业务跟单，工作内容包括：新客户的开发，老客户的定期巡访；产品设计开发与展示；接洽订单与交易磋商；订单报价与合同签订等。

2.订单资料管理

订单资料管理的主要工作包括：年度接单计划的制订、合同资料的评审、订单资料的建档管理与发放、客户档案管理、客户调查与投诉处理等。

3.样板跟单

样板跟单的主要工作包括：服装样板的设计与制作；样板制作的质量与进度监控；样板的评审与客户意见跟踪，样板修改的跟进；为相关部门及生产企业提供服装生产用料的预算和成本估算。

4.面辅料跟单

面辅料跟单的主要工作包括：面辅料品种及供应商的开发；面辅料样板的评审；面辅料样板的寄送，客户评审结果的跟进；为相关部门及生产企业提供面辅料报价服务；面辅料生产进度、质量与交货期的监控；面辅料查货验收与清退工作等。

5.生产与质量跟单

生产与质量跟单的主要工作包括：评选与查验服装加工厂；向客户提供生产前样板、生产周期计划等资讯；跟进生产进度，对生产过程进行现场监控，开展中期、后期质量检查；做好出货安排；跟进加工厂寄送船头板；跟进客户对船头板的评核结果；订单生产完成后的文件资料整理与归档工作等。

6.船务跟单

船务跟单主要工作包括：根据订单交货期，制订交货日程安排计划；租船订舱，分配货柜；跟进交货的详细资料及有关文件；协助做好货款结算工作等。

如图1-2所示为成衣跟单的工作流程。

图1-2 成衣跟单工作流程

三、贸易跟单工作职责

（一）贸易跟单部经理的职责描述

跟单部经理上对总经理负责，下负责跟单团队（由高级跟单员、跟单员、助理跟单员组成）的工作计划、工作安排、部门间的协调与沟通等（图1-2）。

1.工作联系

（1）与总经理联系：包括汇报跟单进度及行政管理工作，接受新的跟单任务，取得工作支持等。

（2）与生产部、面料部、船务部联系：主要是跟单业务方面的协作配合。

（3）与客户联系：包括订单报价，生产工艺制作单的修订，接收客供板（含成衣、面辅料样板），客户批复意见、客户业务要求及客户投诉的跟进与处理等。

（4）与加工工厂联系：包括了解工厂报价，制板进度的跟进等。

（5）与面料、辅料供货商联系：包括了解面辅料报价，商谈面辅料订购采购事宜等。

2.职权范围

（1）有权将客户订单分配给下属跟进，并组织团队开展有效的客户服务工作。

（2）有权指导并监督下属开展报价工作，并要求下属为客户提供各项报价服务。

（3）有权指派高级跟单员分担部分管理工作。

（4）有权定期检查并监督跟单员的工作进展及效果。

（5）有权对下属进行工作评价与绩效考核，为人事部提供工资提升及职位晋升等依据，评价跟单员履行职责情况。

（6）有权监督本部门工作人员执行公司规章制度情况。

（7）有权协助公司制订或修订公司规章制度及业绩考核标准等。

（8）有权根据公司制度选聘、调动、升任、辞退下属员工等。

3.工作职责

（1）掌握客户的各种资料，跟进客户修改意见和业务要求的落实情况。

（2）参加总经理主持的订单安排与进度跟进会议，接受总经理安排的新客户跟单工作。

（3）根据订单开发情况，调配跟单人员跟进各个订单。

（4）分析客户报价，确定订单产品价格。审核客户第一、第二轮报价资料，包括报价表及修改的生产工艺制作单。

（5）审核各种样板，分析客户批复资料和修改意见，督促各跟单工作计划与样板修改工作的落实。

（6）与客户商定产品质量标准、生产进度、交货期等事项，签发与客户联系的重要文件、资料，审核或回复客户重要文件资料。

（7）及时向总经理汇报客户对合同条款的更改要求，并做出适当调整。

（8）做好运输安排、货款结算等工作。

（9）传达并推行公司的目标和政策。

（10）监督、管理下属依据工作流程与要求开展工作。

（11）针对工作中的问题，组织相关人员分析原因，并提出解决办法。

4.工作研究

（1）与面料部、辅料部、生产部协作，开发新面辅料品种、供应商、外协加工厂等，提高订单开发能力和生产能力。

（2）分析客户询价、报价资料，划分客户类型，评估不同类型客户报价特点，有针对性地选择报价服务，提高报价速度及报价质量，缩短签单期。

（3）分析客户订单资料和样板资料，研究、衡量本企业和外协加工厂的生产加工能力，提出改善建议。

（4）检讨每周订单报价、合同磋商、订单交付、客服满意度、尾款收缴等跟单工作完成情况，及时解决工作中出现的问题。

（5）总结前一阶段的跟单情况，部署下一阶段跟单计划。不断改进跟单工作，提高工作效率和工作水平。

（二）高级跟单员的职责描述

高级跟单员上对跟单部经理负责，负责跟单团队，指导普通跟单员的客户服务工作，做好与相关部门的协调与沟通工作。

1.工作联系

（1）与跟单部经理联系：包括汇报跟单工作的进展情况，接受新的跟单任务，取得工作支持，协助跟单部经理的工作等。

（2）与客户联系：包括订单报价，生产工艺制作单的修订，客户批复意见、客供面辅料样板和采购要求、客户投诉的跟进处理等。

（3）与加工厂联系：包括了解工厂报价，制板、生产进度的跟进等。

（4）与面辅料供货商联系：包括了解面辅料的报价，样板修改，采购进度，客供辅料的到达时间等。

2.职权范围

（1）有权指导和协调下属开展订单报价与跟单工作。

（2）有权掌握客户各种报价、样板，确认资料。

（3）有权协助跟单部经理做好对下属的评价与考核。

3.工作职责

（1）参加跟单部经理组织的跟单工作会议。

（2）审核报价资料的准确性、合理性，分析客户的特点及报价过程中应注意的问题，协助经理做好订单报价工作。

（3）做好跟单工作计划，向跟单员分配具体的订单跟进任务。

（4）指派跟单员落实客户的变更与业务要求。

（5）做好跟单工作日常管理，检查督促跟单工作进度。

（6）审核并批签需要寄送给客户的重要文件与样板。

（7）协调解决跟单工作中的问题，保证跟单工作顺利开展。

（8）加强与客户的沟通联系，及时回复客户重要咨询，为客户提供优质服务，争取客户长期的订单。

（9）利用各种渠道，做好新客户开发工作，开拓市场。

4.工作研究

（1）根据跟单工作计划，检讨总结前一阶段的跟单情况，指导下一阶段的跟单工作安排。

（2）组织跟单员讨论、研究不同客户类型的跟单工作要求，总结工作经验，为今后的跟单工作提供参考。

（三）跟单员的职责描述

跟单员对高级跟单员负责，并与助理跟单员协作，完成具体的跟单工作，包括订单报价和客户服务等。

1.工作联系

（1）与高级跟单员及跟单部经理联系：主要有汇报跟单工作，接受跟单任务，取得工作支持等。

（2）与面料部、面料供应商联系：包括获得面料报价，跟进面料样板，面料采购，面料查验等。

（3）与客户联系：包括订单报价，生产工艺制作单的修订，掌握客户各种批复意见，跟进客供面辅料样板，客户业务要求、客户投诉的跟进等。

（4）与外协加工厂联系：包括外协加工厂的报价，样板制作的跟进，大货生产的进度与质量控制跟进等。

2.职权范围

（1）有权共享公司各种信息资源。

（2）有权独立与客户、工厂、面料部或供应商就报价、采购、质检等业务开展沟通与协作。

（3）有权对报价、样板、生产等环节发表自己的意见。

3.工作职责

（1）订单资料收发工作。

①查阅公司公告，及时掌握公司近期的工作任务。

②接收客户的咨询、报价、回复意见、修改意见、确认板等资料，向客户提供订单报价资料和各种样板资料。

③查收面辅料供货商寄出的报价、样板等资料。

④查收加工厂的报价、样板、生产和质检等资料。

⑤对重要文件资料做备份或存盘。

⑥向主管提供文件资料的收发清单，转交重要的文件资料。

（2）文件资料处理工作。

①统计个人或小组报价、跟单任务。

②分析客户的询价资料。

③跟进客户的修改、确认意见。

④整理并寄送外协加工厂的报价资料。

⑤整理并寄送制板厂的制板资料。

⑥根据客户需求，编写面料、辅料采购清单。

⑦回复客户的各种咨询，并及时向客户通报订单生产及交易进展的情况。

⑧及时向客户反映订单生产过程中出现的问题，并与客户商讨解决办法。

（3）核板工作。

①审核各种服装样板、面料色板、大货板等，编写样板评语。

②审核辅料卡、包装辅料清单。

③审核外协加工厂寄来的各种报告、样板资料。

④保存与客户、面辅料供货商、外协加工厂的各种联系凭证。

⑤及时向板部反映客户对服装样板的修改意见。

（4）协调工作。

①如果客户修改订单报价，应及时向主管汇报，并通知设计、生产、物料等部门。

②如果客户修改生产工艺制单，须立即通知生产部或外协加工厂。

③如果客户修改交货期，需及时通知生产部、船务部或运输部。

④及时向面辅料部门反映客户对面辅料的修改意见。

（四）助理跟单员的职责描述

助理跟单员主要是协助跟单员开展跟单工作，并与跟单员、加工厂、供应商等保持紧密联系和合作。

1.职权范围

（1）有权共享公司各种信息资源。

（2）有权对报价、样板、生产等环节发表自己的意见。

2.工作职责

（1）协助跟单员编写板单、面辅料采购清单与大货制单。

（2）协助跟单员查收客户资料、外协加工厂资料、供应商资料，并做好存档工作。

（3）协助跟单员审核样板并寄送样板。

（4）协助跟单员查询报价资料。

（5）协助跟单员补充生产制单资料，并负责将资料寄送外协加工厂。

四、生产跟单的工作职责

（一）生产跟单部经理的职责描述

1.工作联系

（1）与总经理联系：汇报跟单工作情况，接受跟单工作任务，取得工作支持等。

（2）与客户联系：客户对生产工艺制作单的修改，客户各种批复意见、业务要求、投诉等工作的处理。

（3）与工厂联系：对服装生产质量、进度、出货监管及相关安排等的协调。

（4）与面辅料供货商联系：面辅料的采购、质检、次品退返等的处理。

2.职权范围

（1）有权指派跟单员负责跟单工作。

（2）有权指导并监督下属按照设定的流程开展跟单工作。

（3）有权建立内部规章，进行内部分工。

（4）有权对下属的工作进行检查监督。

（5）有权对下属履行工作的职责进行评价与考核。

（6）有权选聘、调动、升任、辞退下属员工。

3.工作职责

（1）参加总经理主持的订单生产安排与进度跟进会议。

（2）规划并执行生产部门跟单工作方案，统筹生产资源，做好订单生产计划的跟进工作。

（3）根据订单生产计划表，调配跟单人员跟进各个订单的生产。

（4）指派高级跟单员分担部分管理工作。

（5）分析客户批复资料，并落实客户修改意见的工作安排。

（6）接收跟单员的定期汇报，及时了解面辅料供应、订单生产进度、质量控制等情况，掌握生产跟单进展情况，确保订单生产按计划进行。

（7）做好运输安排、货款结算等工作。

（8）协助公司制订或修订公司规章制度及业绩考核标准等。

（9）指导跟单员依据工作流程与要求开展工作。

（10）根据客户交货期，审核各订单的跟单计划表与生产计划表。

（11）检查、督促各项跟单工作计划的落实；检查每周订单生产情况及跟单工作完成情况，及时协调解决工作中出现的问题。

（12）如果客户要求修改生产制作单，及时向总经理汇报，并指派专人跟进。

（13）总结前一阶段的跟单情况，部署下一阶段的跟单计划。

4.工作研究

（1）分析客户订单特点，划分订单及跟单业务类型，评估不同类型订单的业务工作量，优化跟单业务流程，提高跟单效率，缩短交货期并提高产品质量。

（2）协助开发部做好订单加工、面辅料报价工作，并审核订单报价资料。

（3）分析并检查订单生产工艺中可能存在的缺陷，及时提供修改意见，预防生产中出现产品质量和交货期的问题。

（4）针对工作中的问题，组织相关人员分析原因，并提出解决办法。

（5）协调其他部门共同研究各种改善措施，提高工作效率。

（二）高级跟单员的职责描述

1.工作联系

（1）与生产部经理联系：汇报跟单工作情况，接受跟单工作任务，取得工作支持，协助生产部经理工作等。

（2）与开发部联系：接收订单跟进资料，了解客户需求，取得客户、面料供货商、辅料供货商的基本信息资料和各种业务协作等。

（3）与客户联系：了解客户订单修改要求，跟进客户批复意见、客户对面辅料的采购要求、客户的业务要求、客户的投诉等。

（4）与外协加工厂联系：了解工厂报价，跟进样板制板、生产进度等。

（5）与面辅料供货商联系：跟进面辅料的采购、质检、次品退返等工作。

2.职权范围

（1）有权指导和管理下属开展生产跟单工作。

（2）有权督促加工厂按计划推进生产。

（3）有权掌握客户各种报价、样板及确认资料。

（4）有权对下属的工作进行客观的评价与考核。

3.工作职责

（1）参加生产部经理组织的生产工作会议。

（2）协助经理实施计划并执行生产跟单工作方案。

（3）按照生产跟单工作计划，分配跟单员具体的订单跟单任务。统筹人力资源，根据实际情况做好生产跟单调度工作。

（4）做好客户修改意见的分析，并指派跟单员落实到位。

（5）根据客户交货期，控制各订单的跟单计划表与生产计划表。

（6）掌握订单的跟进情况及相应的各项管理资料，并及时向跟单部经理汇报。

（7）审核所接收订单文件资料的正确性、完整性，协调解决跟单工作中的问题，保证订单生产的顺利开展。

（8）检查总结前一阶段的生产跟单情况，部署下一阶段的生产跟单安排。

（9）教育、督促并管理员工遵守公司的规章制度。

（10）了解并评价跟单员的工作情况。监督跟单员依据工作流程与要求开展工作。及时发现并纠正跟单员工作中的失误。

（11）监督驻厂质检员的质量控制，确保产品质量符合订单要求。

4.工作研究

（1）组织跟单员讨论、研究不同类型订单的跟单工作要求，总结工作经验，为今后跟单工作提供参考。

（2）分析订单的特点及跟单过程中可能产生的问题，指导下一步的跟单管理。

（三）跟单员的职责描述

1.工作联系

（1）与高级跟单员及生产部经理联系：汇报跟单工作，接受跟单任务，取得工作支持等。

（2）与开发部联系：接受订单跟进资料，了解客户需求，取得客户、面料供货商、辅料供货商的基本信息资料与各种业务协作等。

（3）与客户联系：了解客户修改订单要求，跟进客户批复意见，客户业务要求、客户投诉等。

（4）与外协加工厂联系：跟进样板寄送与审批，跟进生产进度、质量控制，跟进出货安排等。

（5）与面辅料供货商联系：跟进面辅料采购、质检、次品退返等。

2.职权范围

（1）有权使用必要的跟单资源及公司的共享资源。

（2）有权与开发部、板房、面料部、生产部等部门开展跟单工作的沟通与协作。

（3）有权提出改进生产跟单的意见和建议。

3.工作职责

（1）查阅公司公告，及时掌握公司近期的工作任务。

（2）查收由生产部转交的跟单文件资料。

（3）查询、补充、核对客户订单资料、面辅料供应商寄出的样板、生产进度资料等。

（4）编写生产合同、生产通知单、色码数量分配表、出货汇总表（经理控制文件）。

（5）给外协加工厂发送订购面料、辅料等资料（经理控制文件）。

（6）编写订单生产计划表、船期表、订单生产辅料清单（共享文档）。

（7）跟进生产进度，审核驻厂初查、中查、尾查质检报告（经理控制文件）。

（8）回复客户关于生产进度、生产质量、出货安排的咨询。

（9）监管客户修改要求的落实。

（10）监督、评审尺码板、试身板，并通知加工厂制作大货生产样板。

（11）给服装贸易公司或客户寄出样板，跟进修改、确认情况。

（12）跟进由加工厂寄出、由驻厂QC确认的船头板，并跟进客户对船头板的确认。

（13）做好生产跟单资料的整理与存档工作。

（14）跟进文件资料送审、批复、收发工作。

（15）重要文件资料做好备份或存盘。

（16）向主管提交文件资料的收发清单或转交重要的文件资料。

（17）及时向物料部门反映客户对面辅料的修改意见，及时向加工厂反映客户对大货生产的要求，及时将客户对交货期的修改通知送到船务部。

（四）助理跟单员的职位描述

1.工作联系

接受主管及跟单员的管理和指导，与跟单员、外协加工厂、面辅料供应商等保持紧密联系和协作。

2.工作职责

（1）主动协助跟单员开展生产跟单工作。

（2）根据主管的安排，分担跟单员部分工作。

（3）协助跟单员编写各种生产控制文件。

（4）协助跟单员做好生产进度的安排。

（5）协助跟单员跟进生产前期、中期、后期的质检工作。

（6）协助跟单员做好出货安排。

（7）协助跟单员查收客户、加工厂、供应商的确认资料，并做好存档与收发工作。