1.3 工作簿基本操作

工作簿的基本操作包括工作簿的创建、打开、保存、共享、保护和关闭等。

1.3.1 认识工作簿

工作簿是一个Excel文件，Excel 2010文件扩展名为.xlsx，主要用于计算和存储数据。在一个工作簿中可以管理多种类型的数据，并将数据存储在一个表格中，该表格称为工作表。默认情况下，每个新建的工作簿包含3张工作表，如果希望改变默认的工作表数，可按以下步骤进行设置。

步骤1：打开“Excel选项”对话框。单击“文件”→“选项”命令，系统弹出“Excel选项”对话框，然后选定对话框左侧的“常规”选项。

步骤2：设置新工作簿内的工作表数。在“新建工作簿时”区域中的“包含的工作表数”右侧微调框中输入工作表数，如图1-4所示，然后单击“确定”按钮。

1.3.2 创建工作簿

通常情况下，在Excel中新建一个空白工作簿，可以采用以下几种方法。

（1）启动Excel应用程序时，系统会自动创建一个新的工作簿。

（2）使用“新建”命令。单击“文件”→“新建”命令，在右侧窗格中单击“空白工作簿”创建。

（3）使用“快速访问工具栏”。单击“快速访问工具栏”上的“新建”按钮。

1.3.3 保存工作簿

在新建工作簿中输入数据后，需要将其保存起来，便于今后使用。保存工作簿可以采用以下几种方法。

1．初次保存工作簿

如果初次保存新建的工作簿，其操作步骤如下。

步骤1：打开“另存为”对话框。单击“文件”→“保存”命令，系统弹出“另存为”对话框。

步骤2：设置保存位置及文件名。在对话框中，选择存放文件的位置；在“文件名”文本框中输入文件名，然后单击“保存”按钮。

2．另存为工作簿

将工作簿以“另存为”方式保存，可以有效地保护源工作簿的数据。具体操作步骤如下。

步骤1：打开“另存为”对话框。单击“文件”→“另保存”命令，系统弹出“另存为”对话框。

步骤2：设置保存位置及文件名。在对话框中，选择存放文件的位置；在“文件名”文本框中输入文件名，然后单击“保存”按钮。

3．自动保存工作簿

Excel提供的“自动保存”功能可以每隔一段时间自动保存正在编辑的工作簿。如果希望改变自动保存间隔的时间，可以按如下步骤进行设置。

步骤1：打开“Excel选项”对话框。单击“文件”→“选项”命令，系统弹出“Excel选项”对话框，选定对话框左侧的“保存”选项。

步骤2：设置自动保存间隔的时间。在“保存工作簿”区域中，勾选“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并在其右侧的微调框中输入间隔的时间数，如图1-5所示。单击“确定”按钮结束设置。

1.3.4 打开工作簿

如果需要查看或编辑已经建立的工作簿，需要将其打开。打开工作簿可以采用以下几种方法。

（1）使用“打开”命令。单击“文件”→“打开”命令，在弹出的“打开”对话框中，找到文件所在位置和需要打开的工作簿文件，双击该文件。

（2）使用“最近所用文件”命令。单击“文件”→“最近所用文件”命令，在右侧窗格中，单击需要打开的文件。

通常情况下，在右侧窗格中默认显示25个最近使用过的工作簿文件，如果希望改变显示的文件数目，可以按如下步骤进行设置。

步骤1：打开“Excel选项”对话框。单击“文件”→“选项”命令，系统弹出“Excel选项”对话框，选定对话框左侧的“高级”选项。

步骤2：修改最近所用的文件数目。在“显示”区域中，将“显示此数目的‘最近使用的文档’”选项设置为需要的数值，如图1-6所示。单击“确定”按钮完成设置。

1.3.5 共享工作簿

默认情况下，Excel工作簿文件只能被一个用户以独占方式打开和编辑。如果试图打开一个已经被其他用户打开的工作簿文件时，Excel会弹出“文件正在使用”提示框，表示该文件已经被锁定，这时只能以只读方式打开该工作簿。如果希望由多人同时编辑同一个工作簿文件，可以使用Excel提供的共享工作簿功能。

1．创建共享工作簿

在多人同时编辑同一个工作簿之前，首先需要在已连接在网上的某台计算机的特定文件夹下创建一个共享工作簿。这个文件夹应该是多人均可访问的共享文件夹。

创建共享工作簿的具体操作步骤如下。

步骤1：创建或打开一个工作簿。

步骤2：打开“共享工作簿”对话框。在“审阅”选项卡的“更改”命令组中，单击“共享工作簿命令，系统弹出“共享工作簿”对话框。

步骤3：设置共享工作簿。在该对话框的“编辑”选项卡中，勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框；在“高级”选项卡中，选择要用于跟踪和更新变化的选项，然后单击“确定”按钮。

完成上述操作后，即完成了共享工作簿的创建，同时工作簿窗口的标题栏上显示“共享”标志。

2．编辑共享工作簿

打开一个共享工作簿后，与使用常规工作簿一样，可在其中输入和更改数据。其操作步骤如下。

步骤1：打开共享工作簿。

步骤2：编辑共享工作簿。在工作表中输入数据并对其进行编辑。此时可以在“共享工作簿”对话框的“编辑”选项卡中查看同时打开该工作簿的用户信息，如图1-7所示。也可以在“高级”选项卡的“更新”区域中，选定在保存或不保存的情况下定期自动更新其他用户所做的更改，如图1-8所示。

3．查看修订信息

如果希望审阅或查看变更的数据，则需要突出显示修订记录。具体操作步骤如下。

步骤1：打开“突出显示修订”对话框。在“审阅”选项卡的“更改”命令组中，单击“修订”→“突出显示修订”命令，系统弹出“突出显示修订”对话框。

步骤2：设置突出显示修订的内容。在对话框中，清除“修订人”和“位置”复选框，勾选“时间”复选框，并在其右侧下拉列表中选择“全部”，如图1-9所示。然后单击“确定”按钮。

4．停止共享工作簿

完成协同输入或编辑操作后，可以停止工作簿的共享。停止共享工作簿的操作步骤如下。

步骤1：打开“共享工作簿”对话框。在“审阅”选项卡的“更改”命令组中，单击“共享工作簿”命令，系统弹出“共享工作簿”对话框。

步骤2：删除用户。在“编辑”选项卡的“正在使用本工作簿的用户”列表框中，选定要删除的用户，然后单击“删除”按钮。这样，就可以确保“正在使用本工作簿的用户”列表中只列出一个用户。

步骤3：清除共享设置。清除“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并””复选框，然后单击“确定”按钮。此时系统弹出提示框，提示上述操作将对其他正在使用该共享工作簿的用户产生影响，如图1-10所示。单击“是”按钮。

1.3.6 保护工作簿

为了防止他人随意使用或更改工作簿的结构和内容，可以对其进行保护，以确保工作簿的安全。保护工作簿包括两个方面：一是保护工作簿中的结构和窗口；二是保护工作簿文件不被查看和更改。

1．保护工作簿结构和窗口

保护工作簿结构和窗口的操作步骤如下。

步骤1：打开“保护结构和窗口”对话框。在“审阅”选项卡的“更改”命令组中，单击“保护工作簿”命令，系统弹出“保护结构和窗口”对话框。

步骤2：设置保护内容。勾选“结构”和“窗口”复选框，并在“密码（可选）”文本框中输入密码，如图1-11所示，然后单击“确定”按钮。在弹出的“确认密码”对话框中的“重新输入密码”文本框中再次输入相同的密码，单击“确定”按钮。

撤销对工作簿的保护时，单击“审阅”选项卡“更改”命令组中的“保护工作簿”命令。如果设置了密码，则在弹出的“撤销工作簿保护”对话框的“密码”文本框中输入密码，然后单击“确定”按钮。

2．设置打开和更改工作簿密码

使用“另存为”对话框可以为工作簿设置打开或更改密码。具体操作步骤如下。

步骤1：打开“另存为”对话框。单击“文件”→“另存为”命令，系统弹出“另存为”对话框。

步骤2：打开“常规选项”对话框。在对话框中，单击“工具”按钮右侧下拉箭头，从弹出的下拉菜单中选择“常规选项”命令，系统弹出“常规选项”对话框。

步骤3：设置保护密码。在“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中输入密码，如图1-12所示。

步骤4：确认保护密码。单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框。在“重新输入密码”文本框中再次输入相同的打开权限密码，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框。在“重新输入修改权限密码”文本框中再次输入相同的修改权限密码。

步骤5：保存设置。单击“确定”按钮返回“另存为”对话框，单击“保存”按钮结束设置。

用户也可以通过对文件进行加密，防止他人打开文档。加密工作簿文档的操作步骤如下。

步骤1：打开“加密文档”对话框。单击“文件”→“信息”命令，然后单击“保护工作簿”→“用密码进行加密”命令。

步骤2：设置密码。在“加密文档”对话框的“密码”文本框中输入密码，如图1-13所示。

步骤3：确认密码。单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框。在“重新输入密码”文本框中再次输入相同的密码，然后单击“确定”按钮。

1.3.7 关闭工作簿

当需要关闭工作簿时，可以采用以下几种方法。

（1）使用“关闭”命令。单击“文件”→“关闭”命令。

（2）使用窗口控制菜单。单击Excel窗口标题栏上的控制菜单图标，在弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令；或直接双击控制菜单图标。

（3）使用工作簿窗口的“关闭”按钮。单击工作簿窗口中的“关闭”按钮。

（4）使用组合键。直接按【Alt】+【F4】组合键。