2.2　需要认识的4种基本会计账簿

会计账簿可分为总分类账、明细分类账、现金日记账和银行日记账四种，下面将对具体内容逐一介绍。

2.2.1　总分类账

总分类账又称总账，隶属一级科目，居于各种账簿之首，是编制其他会计报表的基础和依据，也是需要每一个会计人员必须掌握的。

一个会计如果不懂得如何设置、登记总分类账，就无法更好地开展其他工作。那么，什么是总分类账？总分类账是指按照总分类科目而设置的，对全部经济业务总括核算资料进行核算和登记的一类账簿。简单点说，就是一个综合性的信息系统，它的主要目的是向内外提供有价值的信息。

（1）总分类账的设置内容

总账账簿大都采用订本式的，格式为三栏式或多栏式。下来主要谈一下总账的内容设置，按照规定，所有的账簿开头统一标明“日期”“凭证号”和“摘要”栏；正文设有“借方”“贷方”“余额”这3个必不可少的内容；然后再根据实际需要在“借方”“贷方”两栏内增设“对方科目”一栏，具体如表2-7所列。

同时，在具体填写过程中可按照以下原则和方法进行。

① 日期栏　这里的日期指的是业务发生的具体日期，即记账凭证的日期；如果为汇总登记总账，则为填写汇总凭证的日期。

② 凭证字、号栏　凭证由字和号组成，是不同账簿之间区分的重要标志，不同的账簿类型，填写的方式有所不同。科目汇总表，填写“科汇”字及其编号；汇总记账凭证，填写“现（银）汇收”字及其编号、“现（银）汇付”字及其编号和“汇转”字及其编号；多栏式日记账可填写日记账的简称，如现金收入日记账可缩写为“现收账”，现金支出日记账可缩写为“现支账”。

③ 摘要栏　这一栏主要填写凭证的内容简要，所填写的内容应与对应会计资料中的内容保持一致。对于记账凭证，内容要与记账凭证中的内容一致；对于科目汇总表总账，应填写“某月科目汇总表”或“某月某日的科目汇总表”字样；对于汇总记账凭证，应填写每一张汇总记账凭证的汇总依据，即依据第几号记账凭证至第几号记账凭证而来的；对于多栏式日记账登记总账的单位，应填写日记账的详细名称。

④ 借、贷方金额栏　填写所依据的凭证上记载的各总账账户的借方或贷方发生额。

⑤ 借或贷栏　登记余额的方向，如余额在借方，则写“借”字；如余额在贷方，则写“贷”字。如果期末余额为零，则在“借或贷”栏写“平”字，并在“余额”栏的中间划一“/”符号。

⑥ 余额　某一特定时期某账户中左方金额合计与右方金额合计之差。

（2）总分类账的建账原则

为使所提供的信息达到质量标准，满足需求，会计在建立总账时必须遵循一定的建账原则，做到客观、准确、及时。然而，很多初入会计行业的新人却没有真正重视起来，或缺乏专业知识，或缺乏意识，或缺乏责任心，在建账时过于随意，没有按照相关规定操作，导致出现诸多低级错误，数据失实，漏洞百出。

因此，会计在建立总账时需坚持3个原则进行，如表2-8所列。

（3）总分类账建账方法

总分类账的登记方法主要取决于所采用的会计核算形式，核算形式不同登记方法也不同。根据核算形式的不同可分为以下3类，如图2-1所示。

不论采用哪种方法登记总账，每月都应将本月发生的经济业务全部登记入账，并于月份终了结算出每个账户的本期借贷方发生额及其余额，与所属明细账余额的合计数核对相符后，作为编制会计报表的主要依据。

2.2.2　明细分类账

（1）明细分类账

明细分类账简称明细账，是根据各单位的实际需要，按照总分类科目的二级科目或三级科目分类设置，并登记全部经济业务的一种会计账簿。是为会计报表的编制提供反映某一类经济业务情况的详细资料，对其所隶属总账起补充、说明的作用。

（2）明细分类账建账的方法

根据经济管理的需要和各明细分类账记录内容的不同，明细账可以采用三栏式、多栏式和数量金额式3种格式。

① 三栏式明细账　三栏式明细账在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，为区别总分类账中的三栏式，通常，又将明细账中的三栏式称之为“甲式账”。三栏式明细账结构如表2-9所列。

明细账的登记方法：根据记账凭证，按经济业务发生的顺序逐日逐笔进行登记。其他各栏目的登记方法与三栏式总账相同。

② 数量金额式明细账　该明细账的账页，设有入库、出库和结存三大栏次，并在每一大栏下设有数量、单价和金额三个小栏目。由于在明细账中有了“甲式账”，在实际工作中将数量金额式明细账称为“乙式账”，如表2-10所列。

登记方法：数量金额式明细账一般是由会计人员和业务人员（如仓库保管员），根据原始凭证按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记。数量金额式明细账的具体登记方法如下：

凭证字、号栏：填写按所依据的原始凭证的字和号进行。如收料单的“收”字、领料单的“领”字、产成品入库单的“入”字和出库单的“出”字。

三个数量栏：填写实际入、出库和结存的财产物资的数量。

入库单价栏和金额栏按照所入库材料的单位成本登记。

出库栏和结存栏中的单价栏和金额栏，登记时间及登记金额取决于所采用的期末存货计价方法。在采用月末一次加权平均法下，出库和结存的单价栏和金额栏一个月只在月末登记一次。

③ 多栏式明细账　多栏式明细账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页上按有关子目或细目分设若干栏目，以集中反映各有关明细科目的核算资料。按照明细账所记经济业务的特点不同，多栏式明细账可以采用借方多栏式、贷方多栏式和借贷方多栏式三种格式。

a.借方多栏式明细账

账页结构：该账是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，并直接在借方栏再按明细项目分设若干专栏，也可对借方栏再单独开设借方金额分析栏并在栏内按照明细项目分设若干专栏。适用范围：它适用于借方需设置多个明细项目的成本、费用类账户的明细分类核算。如“物资采购”“生产成本”“管理费用”等明细账。登记方法：依据记账凭证顺序逐笔逐日登记。各明细项目的贷方发生额因其未设置贷方专栏，则用“红字”登记在借方栏及明细项目专栏内，以表示对该项目金额的冲销或转出。

b.贷方多栏式明细账

账页结构：该账是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，并直接在贷方栏再按明细项目分设若干专栏，也可对贷方栏再单独开设贷方金额分析栏并在栏内按照明细项目分设若干专栏。

适用范围：它适用于贷方需设多个明细项目的收入、资本类账户的明细分类核算。如“主营业务收入”“营业外收入”等明细账。

2.2.3　现金日记账

（1）现金日记账的内容

现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，其格式有三栏式和多栏式两种。无论采用三栏式还是多栏式现金日记账都必须使用订本账。三栏式现金日记账设借方、贷方和余额三个基本栏目。在“金额”栏与“摘要”栏之间插入“对方科目”，以便记账时标明现金收入的来源科目和现金支出的用途科目。

三栏式库存现金日记账的格式如表2-11所示。

（2）设置现金日记账的方法

现金日记账由出纳人员根据审核无误的现金收付款凭证，逐日逐笔序时登记，涉及银行存款与现金之间的收付业务，如从银行提取现金，应当根据银行存款付款凭证登记。现金日记账的登记方法如表2-12所列。

2.2.4　银行存款日记账

（1）银行存款日记账的内容

银行存款日记账是用来反映企业银行存款的增加、减少和结存情况的账簿。该账簿由出纳人员根据银行存款的收款凭证和付款凭证序时逐日逐笔登记，每日终了结出该账户全日的银行存款收入、支出合计数和余额，并定期与银行对账单对账。银行存款日记账的登记方法与库存现金日记账的登记方法基本相同。银行存款日记账的格式一般为三栏式，但也可以采用多栏式。

三栏式银行存款日记账的格式如表2-13所列。

（2）设置银行存款日记账的方法

银行日记账的登记方法如图2-2所示。