第三节 建立档案开放目录体系对企业生产、经营和管理的重要作用

随着企业现代化管理水平的不断提高，档案的地位和作用越来越受到企业的重视。从某种意义上讲，企业档案储备实际上是企业技术和管理储备的另一种形式，它的丰富程度对企业技术和管理内在潜力的大小和企业发展后劲的强弱有着重要的影响。

按照规模，我国企业可以分为特大、大、中、小型四类。我国很多特大型企业设有档案馆，如上海金山石化档案馆、南京扬子石化档案馆等。有的大型企业也设有档案馆，但这些档案馆的信息资源上网的比较少，企业查档主要是手工查档，这种查档方式有很多不方便的地方，容易出错，效率也不高，因此建立相应的数字档案开放目录很有必要。企业档案开放目录主要有生产档案目录、经营档案目录和管理档案目录等。

档案开放目录的建立对企业生产、经营和管理的作用具体来说表现在以下几个方面。

一、企业科学决策的需要

现代企业管理的核心是决策，决策是建立在企业丰富、完整、可靠的信息流基础上的，档案是其中重要的组成部分。优秀企业家的共同特点是善于将过去的、现在的各类情况和数据进行综合分析，结合现实的客观条件及主观条件加以比较，然后对企业未来的发展做出科学的决策。在做出科学的决策之前所参考的情况和数据，有很多是从档案中得到的，而企业档案是纷繁复杂的，包括计划统计、经营销售、物资供应、科学技术、财务管理、劳动工资、教育卫生、党政工团工作等方面。通过建立档案开放目录，企业家才能够比较、分析和研究档案信息资源，判断企业内部和外部的情况，最终预见企业的未来发展和变化，这样才能审时度势地做出科学的决策，制订出切合实际的企业发展规划。

二、企业经营管理的需要

随着经济的全球化，企业竞争越来越激烈，企业之间的竞争已经逐渐变成了供应链之间的竞争，这种竞争比单个企业的竞争更加复杂，供应链内信息共享成为提高供应链竞争力的一个重要方面，而企业档案共享是供应链成员信息共享的一个重要方面，因此建立企业档案开放目录，实现供应链成员档案信息共享，是企业进行生产经营和管理，提高竞争力的需要。

企业经营管理档案包括国家管理部门档案、客户档案、市场档案、采购档案、竞争对手档案等，如果不对这些档案分类并建立目录，不但容易发生混乱，而且容易丢失重要的档案，给企业带来损失。

利用档案开放目录查找档案，不但能够了解企业的信息，而且还能了解行业动态，从中得到大量的行业信息、竞争对手的情况并进行市场分析，从而降低市场风险。企业利用档案开放目录查找档案，还能了解其他企业的经营情况、资信和其他一些经济信息，这种调查可以消除不必要的交易风险，维护市场的规范和诚信，从而保证企业之间进行规范的合资合作、合同订立和商业往来。通过客户档案还能了解客户的信息。

三、企业科技进步的需要

企业的科技档案种类繁多，有设计档案、工艺档案、配方档案、技术图纸档案等，常常技术深奥、纷繁复杂，如果不建立档案开放目录将档案归类整理，建立检索系统，企业的科技档案将很难管理和利用，这就会阻碍企业的科技进步。

将企业的科技信息存档并建立企业档案开放目录，实现企业内信息和知识共享，这样才能避免因人员的流动而使企业的信息和知识流失。同时，建立档案开放目录，也是企业标准化管理和规范化管理的重要步骤，这项工作是企业科技进步和经营发展的基础性工作，一些企业由于没有将重要的技术信息建档并编制目录，最后这些信息丢失，给企业的发展带来重大损失。

有些企业的科技档案往往分散在企业的很多部门，我们曾在湖南省湘潭电缆厂工作过多年，该企业是全国大型企业，有职工一万多人。该企业的科技档案分布在档案室、情报室、工艺科、信息中心、技术处、技改处、标准化室等多个下属单位，各单位之间关于科技档案的收藏情况没有交流。由于没有建立一个能反映全厂科技档案收存情况的目录，所以科技人员在检索和利用档案时就存在很大困难，这就严重影响了企业的科技进步。