第1章 临阵磨枪，不快也光

一些不准备考研的同学大四第一学期就已经开始找工作了，并且还真有人找到工作。虽然他们的工作不是很好，但毕竟对还没求职的同学产生了一种无形的压力，大家心里都开始有些慌乱，虽然嘴里不说，其实每人都为不确定的前途担心。

临近毕业了，李璐的心情也有些紧张，看来，是到了找工作的时候了。

于是，李璐花了很长时间整理自己的简历，然后和同学一起去参加了几次招聘会，投了几十份简历，或直接E-mail电子版的简历到招聘公司。

1.1 引子

李璐学习汉语言文学，对自己的就职方向主要定位于教师、文秘、办公室助理之类的岗位。

经过漫长的等待，李璐终于接到人生的第一份OFFER了，是HG公司人力资源部招聘人资干事。李璐回想起在HG公司面试时，HR对这个岗位工作的要求：

● 具有较强的时间管理能力；

● 良好的写作能力；

● 熟练使用计算机办公软件，熟练使用Excel；

● 熟练操作办公自动化设备。

于是，李璐按岗位要求对自己的第一次职场生涯开始了准备工作……

现在，电脑已成了办公的必备工具，因此，在去报到上班之前，李璐对自己的电脑技能进行盘点，看看还需要加强或学习哪些方面的内容。

她首先在纸上写下自己会用电脑做的事。

● 上网：电脑的主要用途，现在谁都会；

● 聊QQ：电脑的主要用途，联系朋友的主要途径，可节约话费；

● Word：做毕业论文时，被导师反复折腾，基本功能用得比较熟了；

● 收发邮件。

按说有这些电脑技能就可应付平常的办公需要了，可HG公司要用Excel进行管理。大一开的课程《计算机应用基础》中介绍了Excel，可在学校时基本上没怎么用Excel，这几年连基本的操作都忘了。

临时抱佛脚的事李璐也不是头一次干了，用两三天的时间把Excel的基本功能学习一下，免得到HG公司后弄得手忙脚乱的。正所谓“临阵磨枪，不快也光”，先学习一下基本操作，上班时就能上手，然后再边做边学。

1.2 认识Excel 2010

在大一学习Excel时，感觉它就是一个制作表格的软件，可是用Word也可以制作表格啊，何必多花时间学习一个新的软件呢。

现在HG公司的HR专门提到公司用Excel进行一些数据管理，看来Excel应该不止是制表软件那么简单，应该有更多的功能需要去探索了。

1.2.1 Excel能干啥

说干就干，马上开始行动，李璐首先要了解的就是用Excel能干啥。

Excel能干啥？还是请教无所不知的百度。输入关键字“Excel”进行搜索，百度百科里对Excel的功能、发展有详细的描述。

李璐首先看到的是：

Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。

看这些文字太抽象了，不行，为了加快学习的速度，得找一个师傅。这个师傅当然非男友马波不可了，他学的就是计算机专业，现在又正好在一所培训机构从事计算机应用软件的培训。

李璐马上登录QQ，向马波发出求助信息：“Help! Help!”。

马波：“有何指示？请讲。”

李璐：“我准备学习Excel，你教教我。”

马波：“想当我的学生了啊？”

李璐：“是啊，马老师，我上班就要用Excel了。”

马波：“小Case，简单，包你速成！”

李璐：“那你先说下，Excel能干啥，我有网上查了一下，说的都比较抽象。”

马波：“Excel的功能很全哟，下面听我慢慢道来。”

首先它是一个功能齐全的电子表格软件，可以创建各种报表，如学生花名册、成绩单。可以方便地在表格中设置公式，根据已有的数据进行计算，如在成绩单中，可编制公式根据各科成绩计算总分、平均分。

Excel的版式设置功能也很强，可以对表格设置丰富多彩的格式，使打印的表格美观好看。

这些都是Excel的基本功能。另外，Excel还拥有更强大、更高级的功能。

● 图表功能：可以根据表格中的数据生成直观的图表，图表样式也很多。

● 数据库管理：可连接到数据库，直接从数据库中获取数据，然后在Excel中生成图表、进行分析。

● 决策支持分析：看这个名词挺大的，其实决策分析我们随时都在用，比如，你准备贷款买房，就可通过Excel进行分析，按不同首付款、贷款期限计算出每月还款额，为你买房作决策。

● VBA编程：在Excel中可使用VBA进行编程，把Excel改造成一个具有特定功能的程序。比如可以用Excel编写人事管理系统、办公用品管理系统等，从而不需要用其他程序设计语言进行复杂功能的开发。

李璐：“你这样一说，我对Excel的功能就有具体的认识了。看来，以前认为Excel只是个制表软件确实是小看它了。这么多功能，该从哪里下手学习啊。”

马波：“别急，饭要一口一口地吃，知识也要一点一点地积累，先从简单入手，要不了多长时间，你就可以从菜鸟变成高手了。当然，像VBA编程这方面的内容，你没学过程序设计，暂时就不用去管，等以后确实有需要时再学。”

1.2.2 Excel的版本

李璐：“我在网上看到Excel有很多种，该选哪一种学习啊。”

马波：“你说的是Excel的各种版本，现在常用的有Excel 2003、Excel 2007和Excel 2010这三种。”

如图1-1所示是Excel 2003的操作界面，和Windows大部分应用程序的界面类似，窗口上方有菜单栏、工具栏，下方有状态栏，中间的表格区域是用户输入数据的区域。

Excel 2003是非常经典的一个版本，虽然推出已有近十年的时间，现在仍然有很多人在用这个版本工作。

如图1-2所示是Excel 2007的操作界面，可以看出，Excel 2007的界面比Excel 2003有了非常大的改变。Excel 2007采用全新的外观，新的用户界面用简单明了的单一机制取代了Excel早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格。

如图1-3所示是Excel 2010的操作界面，可以看出，与Excel 2007相比，其界面变化不是很大，最明显的是“Office按钮”变成了“文件”菜单项，另外，Excel 2010功能区中的按钮也有一些改变。不过，你没用过Excel 2007，也看不出有什么区别，也没必要去了解这些区别。

李璐：“还是刚才的问题，我该学哪个版本啊？”

马波：“当然学新版本。其实，新旧版本的主要功能都差不多，只要会用新版本，旧版本的也基本会用了。”

1.2.3 Excel 2010的新功能

李璐：“新版肯定增加了很多新的功能，Excel 2010与前版本比较，增加了哪些功能？”

马波：“你现在还没学会简单的操作，和你说多了也记不住。不过，Excel 2010确实增加了几个很好的功能，先和你说一下，提高你的学习兴趣。”

首先，增加了一个“屏幕截图”功能。在“插入”选项卡中有一个“屏幕截图”按钮，单击这个按钮就会将当前未最小化的窗口用缩略图的方式显示在下面，如图1-4所示。这时，要截取哪个窗口就直接单击哪个缩略图，Excel就可以把这个窗口截图并放在表格中。

李璐：“哦，这个功能和QQ的屏幕截图功能差不多。”

马波：“对，有这个功能，就可以方便地把屏幕上显示的内容作为图片插入到表格中了。”

李璐：“这个功能有用，可以有。”

马波：“Excel 2010还增加了一个‘迷你图’，如图1-5所示就是迷你图的效果。在以前版本中，要用图表分析数据，必须要另外创建一个图表。而Excel 2010的迷你图可以在一个单元格中显示图表的效果。”

李璐：“图表？搞不懂！”

马波：“图表是分析数据的一个重要工具，今后你就会学到，现在可以暂不理会。确实，你现在还没入门，讲其他的都是多余的，还是先从基础入手吧。”

1.3 什么是Excel表格

通过马波的介绍，李璐对Excel 2010有了一点认识，接下来就准备学习Excel的基础操作。

李璐：“说了这么多，可我电脑里还没安装Excel 2010啊。是不是要买一套Excel 2010啊，要多少money，我现在可是穷人啊。”

马波：“首先，不要为钱操心，微软公司有试用版，不要钱。你先从这个网址http://office.microsoft.com/zh-cn/去下载Office 2010试用版，我下班后马上过来帮你安装，然后给你讲一些基本知识。晚饭准备好哟！”

1.3.1 万能的功能区

下班后，马波快速赶到李璐家，找到下载好的安装文件开始安装，很快就安装完成。

李璐：“哈哈，我的电脑中也有Excel 2010了。接下来就该我大显身手，学习Excel 2010怎么用了。”

马波：“大学学习时用的是Excel 2003，你看看Excel 2010和Excel 2003是不是完全不同啊？”

李璐：“就是，我一点都看不习惯。”

马波：“其实，它们的基本功能都差不多，只是Excel 2010的操作界面有很大变化，在Excel 2007时就变化很大了。”

李璐：“是啊，上面这一大片区域是干什么的？上面杂七杂八的显示了很多内容啊。”

马波：“这是Excel 2007开始增加的内容，叫功能区，用来代替Excel 2003中的菜单和工具栏，如图1-6所示。在Excel 2003中很多命令就躲在一层一层的菜单里面，你要找到一个命令得反复查找多个下拉菜单后才能找到，很麻烦。现在通过功能区，你就可以快速找到需要的命令。命令被组织在组中，而组又集中在选项卡中。”

李璐：“马波，又是功能区、又是组、又是选项卡，这么多东西，哪是哪啊？这把我搞糊涂了哟。”

马波：“别急，我重新把这几个概念给你理一下，首先是功能区，功能区中包含选项卡，选项卡中再包含组，组中再包含按钮，这些按钮就是完成一定任务的命令。”

李璐：“知道它们的包含关系，思路要清晰一点了。但它们分别有什么作用？”

马波：“好，我按从大到小的顺序来介绍。首先看功能区，在功能区中包含了Excel绝大多数的命令，在Excel 2010中，绝大部分操作都是通过功能区中的命令按钮来完成的。”

李璐：“恩，刚才你说过，功能区代替了Excel 2003的菜单命令。”

马波：“对，功能区可比Excel 2003中的菜单和工具栏承载了更加丰富的内容，包括按钮、图片库和对话框内容。”

由于Excel的命令非常多，不可能一次全部显示在屏幕上。若全部显示出来，屏幕中就没有显示表格数据的地方了。并且，这么多的命令放在一起，你也不方便找啊。因此，为了使屏幕美观整洁，也为了方便查找命令。Excel 2010就根据命令的功能进行了分类，在某一个时刻，只显示一个分类，这样，屏幕上显示的命令按钮就比较少，方便查找，也不会占用过多的屏幕空间。不同的分类构成不同的选项卡。

如图1-6所示一共有7个选项卡，分别是“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”。其中“开始”选项卡是Excel 2010中使用得较多的命令，而其他选项卡从名称就可大概猜出包含哪些命令。

李璐：“哦，我知道了，与公式相关的命令肯定放在‘公式’选项卡。”

马波：“对，使用功能区就比Excel 2003的菜单要方便得多。”

接下来再给你说一下“组”的概念，这是一种逻辑组。通常，在一个选项卡中也包含有很多命令按钮，这时可对这些命令进一步划分，得到逻辑组。在选项卡中，不同组之间用一条垂直竖线分隔，并在每个组下方显示相关的名称，如“字体”组，表示该组的命令是用来设置字体的，而“对齐方式”组中的按钮是设置文字对齐方式的相关命令。

李璐：“哦，在选项卡中又进行了细分。”

马波：“在组中包含的就是完成相应功能的命令了。这些命令大部分以按钮的形式出现，单击鼠标按下按钮就可执行相应的命令。在有些组中，还有可输入内容的文本框和下拉列表框，如在‘开始’选项卡的‘字体’组中，设置字号就是一个下拉列表框，从列表框中选择字号即可，如图1-7所示，也可直接在字号框中输入数值来设置字体大小。”

李璐：“这个功能区看起来是好用，可是，我总觉得这个功能区占的位置太多了，屏幕被占了很大一部分。”

马波：“是啊，确实有这个问题。不过，别急，我教你一招隐身大法，可以把功能区隐藏起来，就可以有更多的区域显示表格了。”

李璐：“哦，还有绝招啊？你快教我。”

马波：“方法很简单，<Ctrl>+<F1>。”

李璐：“<Ctrl>+<F1>？什么意思？”

马波：“就是按住键盘上的<Ctrl>键不松开，再按<F1>键，你试试看是什么效果。”

李璐用左手在键盘上按下了这两个键，功能区向上闪了一下就不见了，这时功能区和表格部分如图1-8所示。

李璐：“哈哈，终于把你弄消失了！但是……但是，我现在要用功能区的命令按钮，又该怎么办啊？”

马波：“别急，你看到没有，虽然功能区的消失了，但功能区上方的选项卡并没有消失，你单击‘开始’选项卡试试。”

李璐单击“开始”选项卡，终于又看了隐身的功能区按钮了，如图1-9所示。

马波：“你看看现在的显示的功能区和隐身前有什么不同？”

李璐：“完全一样，没啥不同的啊。”

马波：“你看到没有？现在的功能区是不是像浮在表格上方一样，注意，看表格左边的行号。”

李璐：“哦，看到了，行号4被遮住了一部分。”

马波：“这就表示前4行都被功能区挡住了。你在表格中单击一下鼠标，浮动的功能区又会自动隐身了。”

李璐：“哦，这种浮动的功能区不用时就自动隐身。我现在又怎么把功能区恢复到一直显示的状态啊。”

马波：“<Ctrl>+<F1>。”

李璐：“啊，还是<Ctrl>+<F1>啊，隐身和现身是同一招？”

马波：“对，这是微软公司考虑得周到，免得让你去记那么多命令。其实，要使功能区消失还有很多办法，比如，你不习惯用键盘的话，用鼠标也可以。”

李璐：“用鼠标怎么操作。”

马波：“看到功能区右上角有一个向上的尖形图标没？如图1-10所示。单击这个图标就可隐藏功能区。”

马波话还没说话，李璐就用鼠标点了上去。

李璐：“真的隐藏了，隐藏后这个图标也变成向下的尖头形状了，是不是单击这个图标后就把功能区显示出来了？”

马波：“回答正确，表扬一下。”

李璐：“用鼠标操作真方便。”

马波：“也不一定，如果你在用键盘输入时，在键盘按<Ctrl>+<F1>键就要快些。如果正在用鼠标操作数据，这时用鼠标可能要快些。高手一般都用键盘哟！”

李璐：“不可能吧，用键盘比用鼠标还快？”

马波：“当然了，你想嘛，你移动鼠标指标去找到要按的按钮，然后对准按下去，这会儿工夫，我早就把键盘上的快捷键按了很多遍了。用鼠标去操作时，你需要集中注意力去找要按的地儿，用键盘操作就不一样，闭着眼睛都可以完成！”

李璐：“OMG，可惜我现在还达不到那种水平。”

马波：“只要你经常用，把常用的键盘命令记住，慢慢就熟练了，高手是需要修炼的。”

1.3.2 工作簿是啥

李璐：“你光教我操作功能区，可还是不能制作出表格啊。”

马波：“别急，在制作表格之前，还要给你理一下相关的概念。”

李璐：“还有啥概念？”

马波：“先说一个工作簿的概念。”

李璐：“工作簿是啥？”

马波：“工作簿啊，怎么说呢……”

马波看了一下电脑桌上有一个文件夹，就拿起这个文件夹说：“你看，这是一个文件夹，这个文件夹里可以夹很多张纸，每张纸上可绘制一个表格。这个文件夹就是一个工作簿。”

李璐：“这么说，工作簿是组织表格的一种形式。”

马波：“可以这样理解，我这只是打个比方。确切地说，在Excel中，用来处理和存储工作数据的文件称为工作簿，也就是说，工作簿是Excel中所用的文件。”

李璐：“这么说来，一个工作簿就是一个文件？”

马波：“对，Excel的每个工作簿保存为一个文件。在Excel 2010中，每个工作簿文件的扩展名为.xlsx，而Excel 2003中每个工作簿文件的扩展名为.xls。”

李璐：“哦，不同版本的扩展名也不同啊。”

马波：“对。说到这里，提醒你一下，要注意保存工作簿时选择好扩展名。在Excel 2010中，可以打开Excel 2003的工作簿，但是Excel 2003却不能打开Excel 2010的工作簿。在实际工作中你要注意，因为现在还是有一些人习惯使用Excel 2003，所以，即使你使用Excel 2010，也最好保存为Excel 2003的工作簿，这样，你制作的表格既可以在Excel 2003中打开，又可以在Excel 2010中打开。”

李璐：“哦，记下来，工作簿尽量保存为2003版，在Excel 2010和Excel 2003中就都可以打开了。”

马波：“好，接着说工作簿。一个工作簿文件中可以包含一张或多张表格，在Excel中，每一张表格称为一张工作表。在启动Excel后，会生成一个空白文档‘工作簿1’，这就是一个工作簿。”

工作簿可以由一个工作表组成，也可以包含多个工作表。在Excel 2010中，工作簿中的工作表数量不再受限制，也就是说，工作簿可以包含任意多张工作表。工作表保存数据要占用计算机内存，因此只要计算机内存足够大，就可以增加任意多个工作表。在Excel2010默认情况下，新建一个工作簿时将包括3个工作表。

1.3.3 工作表是啥

李璐：“你说的工作表就是在Excel做的表格吧？”

马波：“对，平常工作中的一张表格，在Excel工作簿中就用一个工作表来表示。”

李璐：“如果一个工作簿有几张工作表，是一个什么情况啊？”

马波：“前面我们讲了，工作簿由工作表组成，每个工作簿可以由一张或多张工作表组成。不管这些工作表是不是一样大，在屏幕上都占用相同的空间。”

李璐：“如果是几张工作表在一个工作簿中，怎么去区分这些表呢？”

马波：“你想一下，如果在电脑桌上这个文件夹里放几张表格，怎么区分的？”

李璐：“一般这些表格有不同的名称，比如‘第一学期期末成绩表’、‘第二学期期末成绩表’这类的，通过这些名称就可以区分不同的表格。”

马波：“Excel中也采用类似的方法，给每个工作表设置一个名称，就可以区分不同的表格了。你看，工作表的名称显示在工作簿窗口底部的工作表标签上，如图1-11所示。新建的工作簿默认有3个工作表，名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3。这些工作表中，任何时候只有一张工作表处于激活状态，这张工作表标签就处于按下状态，如图中的Sheet1就是被按下的状态。当用鼠标单击另一个工作表标签名称时，就可将另一个工作表激活，同时屏幕将切换到显示激活工作表的内容，原来显示的内容将被隐藏。”

李璐：“哦，也是通过名称来区分工作表，和现实生活中相同啊。但是，你看下面显示工作表标签的位置不够宽，如果工作簿中的工作表数量很多时怎么显示啊？”

马波：“你说的是不是这种情况，如图1-12所示显示有Sheet5~Sheet10，而Sheet1~Sheet4却不见了。”

李璐：“对，这种情况下，工作表Sheet1~Sheet4哪去了？”

马波：“所有工作表都在，只是下面显示工作表标签的地方太小，所以隐藏起来了。要看到隐藏的工作表标签，可以单击左侧的这几个按钮。看到没有，就是工作表标签左边。单击按钮就可看到位于最左边的工作表标签，也就是把最左边的工作表标签激活。这时，右侧的工作表标签又被隐藏了。单击按钮将激活当前活动工作表的左边一个工作表标签。类似地，单击按钮就是激活右侧的工作表标签，单击按钮就是激活最右侧的工作表标签。”

李璐：“哦，这4个像录音机播放键的按钮是起这个作用的啊。有了这几个按钮，就可以方便地在工作表之间切换了。”

1.4 方寸之地可容万千

知道了工作簿、工作表的概念，接下来就需要了解Excel的最小细胞——单元格，可别小看单元格，方寸之地可容万千。李璐注意力又转换到单元格上来了。

1.4.1 表格有多大

马波：“好，再来关注一下表格本身。表格中有很多小格子，称为单元格。在表格左边有一些数字，如 1、2、3……，这就是表格的行号，同样，在每一列表格上方有一个字母，如A、B、C……，将列号中的字母和行号中的数字作为坐标，就可定位到具体的单元格了。例如，A1表示第1列第1行这个单元格，而C1则表示第3列第1行这个单元格。”

李璐：“这个原来学过的还有点印象。还有个问题，我看工作表右边有一个垂直滚动条，向下拖动就可以看到表格的最后一行，右下方还有一个水平滚动条，向右拖动就可以看到表格最右边的列。但是，我拖到底后看到表格只有20行，如图1-13所示。如果我的表格的行数超过20行该怎么办啊？”

马波：“哈哈，有意思，你肯动脑筋，想到这里来了。看到滚动条下方有一个向下的三角形按钮了吧？你按这个按钮试一下。”

李璐：“我试一下，21、22、23……哦，按这个按钮就可以增加表格的行了啊。我这样按着不放，行数就一直增加。可最多可以增加到多少行？你看，还在不停地增加。”

马波：“好了，别按了。其实，你按或不按，表格的行数就摆在那里！嘿嘿，并不是按这个按钮才增加的。你知道Excel的工作表有多大？”

李璐：“多大？”

马波：“非常大！在Excel 2010中，一个工作表最多可以有1 048 576行！”

李璐：“一百多万行？”

马波：“你看嘛，先用鼠标单击一下左上角的A1这个单元格，然后在键盘上按组合键<Ctrl>+<↓>，就可以快速到达表格的最后一行，如图1-14所示，可以看到最后一行的行号是1 048 576。”

李璐：“哈哈，好玩，用键盘确实比鼠标快了，一下子就移到最后一行了。这里要回到第一行怎么办？是不是按<Ctrl>+<↑>键？”

马波：“聪明！你试一下。”

李璐：“果然很快，我也快成高手了。这是行数，Excel的表格又有多少列呢？”

马波：“现在是在A1单元格，你按<Ctrl>+<→>键试试。”

李璐：“好。啊，这就是最右边的一列？怎么三个字母‘XFD’？”

马波：“对啊，Excel的列号用字母来标识，可字母只有26个，多于26个怎么标识呢？就只有把字母重复使用了。如Z列是第26列，AA列就是第27列，AB列就是第28列……”

李璐：“哦，就是把字母像阿拉伯数字一样来重复使用了，可是这个XFD该是多少列啊？这可太难算了。”

马波：“我也没算过，不过我知道XFD是第16 384列，如图1-15所示。”

李璐：“一万六千多列啊，这样说来，一个Excel工作表有就一百多万行乘以一万六千多列，妈呀，这有多少个单元格啊，算不清了。”

马波：“对啊，是个天文数字，170多亿个单元格。”

李璐：“这么大的表，一张工作表就可装下所有的数据了哟。”

马波：“从容量上来说是这样，但是，最好不要把各种数据都放在一张表中。还是应该把具有一定逻辑关系，确实应该放在同一张表中的数据保存在Excel的一张工作表中。”

李璐：“这样的话，Excel工作表中其他未用的单元格不就浪费了？”

马波：“不会的，Excel是非常智能的，你没用的单元格并不会占用内存或硬盘空间。例如，一张工作表中只用了5个单元格保存数据，Excel将只保存这5个单元格，其他单元格并不会保存下来。”

李璐：“哦，这样的啊。这是一张工作表可保存的内容，如果一个工作簿中有多张工作表，那不是可以保存更多的信息了？”

马波：“对，在Excel 2010中，一个工作簿中可容纳的工作表数量理论上没有任何限制。也就是说，可以保存无限的工作表。”

李璐：“理论上没有任何限制是什么意思？”

马波：“就是说，只要你计算机的内存够大，就不限制你在一个工作簿中保存的工作表数量。要注意，在32位版本的Win 7或XP中，一个工作簿文件的大小不允许超过2G。不过，2G这么大的Excel文件我还没见到过，足够用了。如果要保存更大的工作簿文件，就需要使用64位的Win7或XP了。”

李璐：“你都没见过2G这么大的Excel文件，我肯定也用不了这么多，足够了。”

马波：“另外，友情提示一下，我们刚才讲的是Excel 2010版的，也适合Excel 2007。但是，如果是Excel 2003或以前版本，一个工作表最多就只有256列×65 536行了。”

李璐：“几万行也足够用了。”

1.4.2 单元格的容量

李璐：“刚才你说了一个工作表可以有上百亿个单元格，我看这些单元格很窄，每个单元格只能输入几个字，如果要输入更多的字是不是要使用多个单元格啊？”

马波：“傻丫头，不是你这样想的。单元格是表格的基本元素，下面我就把这部分给你详细说下。不过，人是铁，饭是钢，一顿不吃饿得慌啊，我们先吃饭吧。”

李璐：“光顾着学习，也没时间做饭了，只有下楼去吃快餐了。”

吃完饭回到家，李璐和马波又开始Excel的单元格之旅。

马波：“饭也吃饱了，继续开工。刚才说到单元格的大小问题，其实，单元格看起来虽然小，可方寸之地可容万千！”

李璐：“单元格也可装下几千几万的字？”

马波：“对，在Excel 2003中，一个单元格最多可容纳32 767个英文字符，在Excel 2010中，每个单元格可容纳的字符数理论上不受限制，但是最终还是要受内存大小和2G文件的限制。”

李璐：“这么小的单元格还能装这么多内容啊？看这个宽度只装得下几个字！”

马波：“单元格的显示宽度和高度是可以调整的，例如，要调整B2单元格的宽度和高度，可按以下步骤操作。”

（1）单击选中B2单元格。

（2）将鼠标指针移到列标签B的右侧。

（3）当鼠标指针变为左右双向箭头时，按下鼠标左键向右拖动，就可以把整个B列的宽度调宽，如图1-16左图所示。

（4）将鼠标指针移到行标签2的下方，当鼠标指针变为上下双向箭头时，按下鼠标左键向下拖动，就可以把第2行调高，如图1-16中图所示。调整好宽度和高度的B2单元格如图1-16右图所示。

李璐：“原来这些单元格的大小是可调整的。”

1.5 瞄准目标

马波：“屏幕上显示了这么多单元格，你知道该怎么给需要数据的单元格输入数据吗？”

李璐想了一下，拿不定主意，问道：“是不是按从左到右，从上向下的方式来输入？”

马波：“嘿嘿，看来我的问题没表达清楚。举个例子，如果我要在H10单元格输入数据，该怎么操作？”

李璐：“这个问题哟，我想应该是先用鼠标单击H10单元格，然后就可以在这个单元格中输入数据了，对不对？”

马波：“Very Good！这就是瞄准目标。猎人在开枪之前，需要先瞄准目标。在Excel中也需要瞄准目标再操作，不只是输入数据时需要瞄准目标，很多操作都需要先瞄准。其实，标准的说法应该是‘选取’，就是先选取，再操作。Excel的选取方法有很多种，这是最基础的操作，你应该要先掌握哟。”

1.5.1 选取一个单元格

马波：“首先来看最简单的，就是选取一个单元格。刚才你也说了，用鼠标单击就可选中一个单元格。选取单元格后，单元格的边框将显示一个粗黑边框，同时，被选中单元格的行号和列标也会突出显示，如图1-17所示。被选定的单元格称为活动单元格。”

李璐：“哦，这就提示输入的数据会显示在B3单元格？”

马波：“对，你输入几个字符试试，是不是就显示在B3单元格了。当启动Excel并打开工作簿时，工作表中的第一个单元格（即A1）是处于选中状态的。除了用鼠标单击来设置活动单元格，也可以通过键盘上的按键移动光标来设置活动单元格，常用的按键的如表1-1所示。”

李璐：“我知道了，例如现在的活动单元格是A1，我按一次键盘上的向下方向键<↓>，活动单元格就会变成A2，再按一次向右方向键<→>，活动单元格就会变成B2。我再试一下<PageUp>，怎么按了<PageUp>键没有反应啊？”

马波：“按一次<PageUp>键，活动单元格就会向上翻一屏，现在的活动单元格是B2，向上只有一行，想向上再翻一屏是不可能的，所以就不会有反应。你按<PageDown>键试试。”

李璐按马波说的按了一下<PageDown>键：“果然有变化了，活动单元格变成B33了。”

马波：“整个屏幕共显示了31行，之前活动单元格在B2，加上31行就变成B33了。现在你再按<PageUp>键是不是可以向上翻屏了。”

李璐：“哦，我懂了。”

马波：“再看<Ctrl>键加上方向键的操作，这4个组合键可以将活动单元格移到当前数据区域的边缘”。

李璐：“我想起来了，在前面我们用过，使用<Ctrl>+<↓>键就可移到表格的最后一行，使用<Ctrl>+<→>键就可移到表格的最右一列。但你刚才为什么说移到当前数据区域的边缘？”

马波：“这就要先了解数据区域这个概念，在Excel中，数据区域是指包含数据的单元格区域，该区域周围为空白单元格或数据表边框。这个概念你现在理解不了的话可以先不管。只要知道在没有任何数据的表格中，整个表格可看作一个数据区域，所以前面我们用<Ctrl>+<↓>键就可移到表格的最后一行，用<Ctrl>+<→>键就可移到表格的最右一列。”

李璐：“恩，概念多了不好记，后面用到了你再给我讲。”

马波：“在活动单元格中输入完数据之后，按回车键，活动单元格将会移动到同一列的下一行；按<Tab>键，活动单元格将会移动到同一行的下一列。”

李璐：“这样看来，回车键的功能和向下方向键<↓>相同，<Tab>键的功能和向右方向键<→>相同，是不是这样的？”

马波：“对，你很会总结啊。”

李璐：“一般一般，世界第三，嘿嘿。”

1.5.2 选取连续单元格区域

马波：“在平常工作中，大部分时间都是逐个单元格的选取，然后进行操作。但是，有些时候，为了提高工作效率，可能需要同时选取多个单元格，然后针对这些选中的单元格进行操作。对于这些选中的多个单元格，称为单元格区域。区域中的单元格可以相邻，也可以不相邻。”

李璐：“还可以一次对多个单元格操作啊。”

马波：“是啊，这也是Excel功能强大的一个特点。下面我给你操作一下，先以选取连续单元格区域为例来看一下。选取连续单元格区域比较简单，用鼠标从左上方向右下方拖动，就可选择一片连续的单元格区域。”

马波一边说一边拖动鼠标，在表格中选择了一片单元格区域，如图1-18所示。

马波：“你看，现在我们选中的是从B2到D9这一片单元格区域，B2单元格的颜色为白色，表示这个单元格是活动单元格，这时输入的数据将放在这个单元格中。我们输入文字‘测试’到B2单元格，输入完成后按回车键，活动单元格移动到下一行B3单元格，如图1-19所示。”

李璐：“这和选取单个单元格的功能相同啊。”

马波：“对，但也有不同的地方，你看我一直按回车键，当活动单元格移动到B9后再按回车键，这时活动单元格会移到C2单元格，而不是到B10单元格。也就是说，按回车键改变活动单元格的操作只会在选取的区域内变化，不会移到单元格区域之外去。”

李璐：“Yeah，有这种功能，真好。我在输入数据之前就先拖动选择这样一片区域，然后输入的数据就可以确保一直在选中的范围之内了。”

马波：“对，可以这样使用。不过，要注意选择单元格区域之后，如果用鼠标在表格中单击任何一个单元格，或按方向键，选中的单元格区域又会被取消。”

李璐：“哦，看来选取单元格区域后还不能乱动鼠标了。”

1.5.3 选取间断的单元格

马波：“咱们再进一步操作。在Excel中，还可以选取不连续单元格，组成一个选择区域，操作的方法如下。”

（1）单击选择一个单元格或拖动鼠标选择一个单元格区域。

（2）按住键盘上的<Ctrl>键，同时单击选择一个单元格，或者按住<Ctrl>键的同时拖动鼠标左键选择一个单元格区域。

（3）不断重复第2步。

这样，就可以选择多个不连续的单元格，组成一个单元格区域。

李璐：“我试试，有这种方法。”

李璐按马波说的步骤操作，选择了如图1-20所示的单元格区域。

马波：“好，你已掌握了选取间断单元格的方法。这些选中的单元格组成一个单元格区域，前面介绍的针对单元格区域的操作一样可用。如按回车键，活动单元格就会在单元格区域内循环变化。”

李璐：“那就是说，在表格中单击鼠标或按方向键也会取消选择区域。”

1.5.4 选取整行或整列

马波：“还可以整行或整列地对单元格进行选取。这时就要用到表格的行号或列标了，具体操作方法如下。”

单击工作表的行号或列标，就可以把整行或整列选中。

将鼠标移动到工作表左边的行号标题时，鼠标指针将显示为指向右方的箭头，这时单击鼠标左键，即可选取该行的所有单元格。

将鼠标移动到工作表上方的列标题时，鼠标指针将显示为指向下方的箭头，这时单击鼠标左键，即可选取该列的所有单元格。

选定的整行或整列将以反色显示，如图1-21所示。

李璐：“你说的整行或整列，是指屏幕上看得见的这一行或一列单元格吗？”

马波：“不是，是这一行的所有单元格。例如，单击行号3，将选中第3行的所有单元格，从第1列到16 384列，也就是从A3到XFD3。”

李璐：“哦，那选中整列也就是从第1行到第1 048 576行。”

马波：“正确。在行标题或列标题上拖动鼠标，还可以选择相邻行（或列）的所有单元格区域。如图1-22所示，就是从第2行向下拖到第5行的结果，选中了第2、3、4、5行的所有单元格。”

1.5.5 选取全部单元格

李璐：“我总结一下，用鼠标在工作表中拖动，可选择一片连续的单元格区域，按住<Ctrl键拖动鼠标，可以选择间断的单元格区域，在行号或列标上拖动鼠标，可选取连续的行或列。通过选取连续行或列的方法可一次选中最多的单元格。”

马波：“表扬一下，总结得不错。不过，选最多单元格的方法不是通过拖动行号或列标。”

李璐：“还有什么方法可选中更多的单元格？”

马波：“你想想，如果要选取工作表中的全部单元格，你会用什么办法？”

李璐：“从第1行向下拖到最后一行？不过一百多万行要拖多长时间啊，列的数量要少些，从A列开始向右拖动会省不少时间。”

马波：“哈哈，你这些都是笨办法。我来教你最快的方法，一秒钟搞定。”

李璐：“你总是故弄玄虚，直接说方法啊。”

马波：“看到行号和列标交叉的左上角没有，这里有一个没有标注的矩形区域，叫‘全选按钮’，单击这里就可以选中工作表的所有单元格，如图1-23所示。”

李璐：“哦，这么简单。”

马波：“还有，按<Ctrl>+<A>键也可以选中工作表的所有单元格。”

李璐：“在Word中好像用<Ctrl>+<A>键也可以选中所有内容。”

马波：“对，这是Windows中很多软件都支持的‘全选’快捷命令。”

1.5.6 不被关注的编辑栏

马波：“基础知识马上要讲完了。再给你介绍一个不被关注的编辑栏。编辑栏位于功能区和表格之间，由几部分组成，如图1-24所示。从中可看到，编辑栏这一行由4部分组成，从左到右分别是名称框、调整钮、取消按钮、输入按钮、插入函数、编辑栏。”

1.让数据现形的编辑栏

李璐：“编辑栏？是编辑内容用的啊？刚才我们不就是直接在单元格中输入、编辑的吗，还要个编辑栏有什么用？”

马波：“在编辑栏中显示活动单元格的内容，同时也可以在编辑栏中输入内容，输入的内容将保存到活动单元格中。”

李璐：“这和直接在单元格中输入、编辑有啥不同？”

马波：“在编辑栏中看到的才是活动单元格最真实的内容，而单元格中显示的不一定是准确的内容。”

李璐：“啊，单元格里面还会显示不准确的内容？”

马波：“是啊，看一个简单的例子。单击选中A1单元格，然后在编辑栏中输入1.012 345 678 9，如图1-25左图所示，接着单击‘输入’按钮确定输入，可看到单元格A1中显示的内容是1.012 346，而编辑栏中显示的同1.012 345 678 9，如图1-25（右）所示。”

李璐：“单元格中显示的内容真的不准确啊，单元格A1中显示的是一个四舍五入的数据。”

马波：“对，在单元格中定义公式后，单元格中将显示公式的计算结果，但编辑栏中显示的是具体的公式。这个在以后用到公式时会看到，现在就不演示了。”

2.被遗忘的名称框

李璐：“编辑栏左边的这些按钮之类的有什么作用啊？”

马波：“马上就会讲到，首先看最左边的这一个框，叫名称框。很多用Excel的人都不怎么关注这个名称框，但是，灵活使用名称框可帮我们快速定位。当你单击选取一个单元格时，在名称框中可看到选中单元格的名称。例如，我们单击B3单元格，看到没，名称框中就显示了B3。当拖动鼠标选择一片单元格区域时，在名称框中可看到如图1-26所示的‘4R x 3C’的提示，表示选中区域为4行3列，R是单词Row（行）的首字母，C是单词Column（列）的首字母。”

李璐：“哦，从这里就可以看到选中了几行几列了，我还以为要逐个去数有多少行多少列。Excel真给力啊。”

马波：“不过注意，这个只是一个提示信息，当你松开鼠标确定好选择区域之后，这部分信息就消失了，取而代之的是在名称框只显示活动单元格名称了。”

李璐：“名称框就是用来提示选择的单元格？”

马波：“No！No！No！先给你一个问题，我们现在想在M1024单元格输入一个数据，该怎么找到M1024这个单元格？”

李璐：“不可能一直按回车键1024次把活动单元格向下移到1024行。你在讲名称框这里提问，肯定和名称框有关，是不是直接在名称框中输入M1024？”

马波：“Good！名称框不只是显示活动单元格的名称，我们还可以直接在其中输入单元格名称，就可以快速地设置活动单元格。例如，在名称框中输入M1024，然后按回车键，可以看到，屏幕马上向右向下滚动显示到M1024单元格。”

李璐：“有这个功能真方便，就可以指哪打哪了。”

马波：“名称框的功能很强大哟。也可以通过名称框选择一片单元格区域，你试一下，在名称框中输入B2:D7。”

李璐按马波说的在名称框中输入B2:D7，如图1-27左图所示，按回车键后就看到这片单元格区域入于选中状态了，如右图所示。

马波：“在名称框中还可以输入很多类型的单元格名称组合，还有，在名称栏还可能给单元格另外设置名称，这些等你学了公式之后就能理解了，现在暂时不讲太多内容。”

李璐：“我现在就知道可以在这里输入单元格名称，然后就能快速定位到单元格去。”

马波：“对，先就记住这些基础功能就行了。”

李璐：“只记基础功能就是小Case啦。”

3.功能按钮

马波：“在名称框和编辑栏之间还有一个功能按钮部分，这里有4个按钮，简单介绍一下这些按钮的作用。”

首先看这个“调整钮”，可用来调整名字框和编辑栏的大小。将鼠标指针放在“调整钮”上，鼠标指针将变为水平双箭头，左右拖动水平双箭头到所需的位置，就可调整名称框和编辑栏的大小。

在单元格或编辑栏中输入内容的过程中，功能按钮区将出现“取消”和“输入”按钮，如果单击“取消”按钮，则在编辑栏或单元格中输入的内容将被取消；而单击“输入”按钮则表示确实输入的内容，和按回车键的作用相同。

还有一个“插入函数”按钮，单击这个按钮就可给活动单元格插入一个函数，这在后面再讲，现在不要说得太复杂了，暂时不管。

李璐：“哦，这些功能现在不管也不影响我做表格，我也就正好偷下懒了！”

1.6 第一张表格——毕业生成绩登记表

马波：“Excel表格的基础知识你已经有所了解，接下来就该开始干活了。找一两张表来做一下，练练手。”

李璐：“要找表格啊，我找找看。”

说着，李璐就开始在小书架上翻腾起来。一会就拿出了毕业时制作的自荐书。说道：我这个简历是一个用表格做的，不过当时是用Word做的，能不能用Excel来做？

马波：“Word能做出的表格Excel肯定也行啊，不过，你看，这份简历基本上都是文字类的信息，体现不出Excel对数据管理的特点，咱们还是找有数据的表格来练习，可练习一下用公式计算之类的东西。做会了这种表格，只有文字的表格自然就会了。”

李璐：“要有数据的……在自荐书里有我的成绩表，里面有数据。”

说着，李璐快速翻到了毕业生成绩登记表，如图1-28所示。

马波看了一下表格，说：“恩，这张表可以，就在Excel中把这张表做出来。在Excel中做表格一般可分为几大步骤：输入数据、设置公式、美化表格、保存、打印。当然这些步骤也不一定每次都做完。”

1.6.1 新的开始

李璐迫不及待地说：“我先来做这张表格，按你说的步骤，第一步就是输入数据。”

马波：“刚才我的操作已经在现有的工作表中输入了一些内容，可以删除这些内容后就输入需要的数据。也可以先新建一个工作簿，从头开始制作表格。”

李璐：“好，那我就从头开始。”

说着，李璐拿过鼠标开始操作了。

（1）单击“文件”打开下拉菜单，单击“新建”菜单，右侧显示出可用模板，如图1-29所示。

（2）在图1-29所示窗口中单击选择“空白工作簿”。

（3）单击右侧的“创建”按钮，创建一个新的空白工作簿。

这时，马波在旁边说：“不去单击‘创建’按钮，直接双击‘空白工作簿’图标也可创建工作簿，这样操作效率更高。”

李璐：“哦，这个技巧管用。”

1.6.2 合并单元格

接着，李璐对照着自荐书中的毕业生成绩表，开始逐项把数据输入到Excel表格中。

李璐在Excel中用鼠标单击表格的D1单元格，输入表格的标题“毕业生成绩登记表”。

看到李璐在D1单元格输入数据，马波问：“怎么把标题内容输入在D1？”

李璐：“标题要显示在表格的中间啊，D1接近中间位置。”

马波：“嘿嘿，标题居中不用这种方法。在Excel中可以把多个单元格合并，使其成为一个单元格，然后输入内容，再设置单元格居中就可以。”

说着，马波接过鼠标开始操作：

（1）用鼠标拖动选取A1至F1这几个单元格；

（2）在功能区“开始”选项卡的“对齐方式”组中，找到“合并后居中”按钮，如图1-30所示。单击该按钮，则选中的单元格合并为一个单元格。D1单元格输入的内容仍保留着，并且居中显示了，如图1-31所示。

李璐：“我会了，下面系部、专业、科目这些地方也用这种方法合并单元格吧？”

马波：“对，就是这样操作。下面你把所有数据都输入到表格中吧，有不好处理的地方先留着，我休息一下了哟。”

大学期间的QQ不是白聊的，李璐的打字速度很快，一会儿就把内容都输入到表格中了。

1.6.3 怎么输入符号★

李璐：“别休息了，快过来帮我看一下，我忘了原来表格中这几个五角星‘★’是怎么输入的。”

马波：“你动作快嘛，一会儿工夫就差不多输完了。这个五角星‘★’啊，确实在键盘中没有这个符号，对于这些特殊符号，可以有很多种方法输入。”

李璐：“我只需要一种就行了。”

马波：“先给你说一种吧，这种方法是Excel自带的功能。看我的操作步骤。”

（1）在功能区单击“插入”选项卡，然后在右侧的“符号”组中找到一个名为“符号”的按钮，如图1-32所示。

（2）单击“符号”按钮，弹出如图1-33所示的“符号”对话框。

（3）在“符号”对话框中，拖动右侧的滚动条，可看到各种不同的符号、汉字等内容，找到五角星“★”，单击选中。

（4）选中需要的符号后，单击对话框右下角的“插入”按钮，选中的符号就插入到Excel的当前位置了。

李璐：“哦，我发现在‘符号’对话框中包含了各种各样的符号，我都可以调出来使用。”

马波：“方法学会了，你把表格接着做完吧。”

1.6.4 让Excel自动计算

李璐：“大功告成，终于做完了这个表格。”

马波：“别急，我看看，你这个总分1570是怎么弄的？”

李璐：“数字直接输入啊！”

马波：“直接输入数字是可以。不过，如果某一科目的成绩输入有误，修改其数据后，总分是不是又得重新用计算器加一遍，然后再输入到总分栏中去？”

李璐：“是啊，只有这样啊，难道有什么方法可以不用计算。”

马波：“对，可以让Excel自动进行计算。这就要用到Excel的公式功能。公式是Excel非常强大的一个功能，不是几句话就讲得清的，今天先就教你在这张表中用公式计算总分和平均分的方法。”

李璐：“看来要学的东西很多啊。”

马波：“是啊，你今天才开始接触，还需要学一段时间才能真正上手。闲话少说，教你怎么用公式吧。我们先把总分和平均分右侧的数据都删掉，然后按步骤操作，添加公式。”

（1）单击选择单元格E30，就是要放置计算结果的单元格。

（2）在功能区中单击选择“开始”选项卡，在“编辑”组中找到求和按钮，如图1-34所示。

（3）单击求和按钮，这时可看到如图1-35所示的结果，在E28、E29两个单元格周围有一个流动的虚线框，表示将对这两个单元格的数据求和。

（4）图1-35的结果显然不对，因为按要求我们要对各科目进行求和。这里是因为单元格E27中没有数据，Excel无法向上找到求和的数据。不过，没关系，从单元格E29开始单击鼠标向上拖动，到单元格E8时松开鼠标键，这时可看到单元格E8到E29都被流动的虚线框所包围，如图1-36所示。

（5）接着按回车键，即可完成公式的设置，可看到在单元格E30得到了计算结果1570。

李璐：“果然，用公式自动就求和了。”

马波：“你随便找一个科目，把分数修改一下，然后看看E30的总分，是不是也改变了。通过设置公式，Excel就会根据你修改后的数据自动计算，方便吧。”

李璐：“果然方便。但是，如果我要计算平均分该怎么办？功能区中好像没有平均分这个按钮啊。”

马波：“计算平均分的公式也类似，看到没有，在求和按钮右侧有一个向下的三角形，单击这个三角形将打开一个下拉列表，如图1-37所示。”

李璐：“从下拉列表中可看到，除了求和之外，还可以计算平均值、计数、最大值、最小值等项。”

马波：“对，单击选择某项，就可进行相应的计算。”

李璐：“那在我们现在制作的这张表中，要求成绩的平均分，单击选择‘平均值’就可以。”

马波：“嗯，但是要注意，如果Excel自动选择计算平均分的单元格不正确，也需要用鼠标重新拖动选择一片区域进行计算。主要从那个流动的虚线框来判断参与运算的单元格。”

1.6.5 给表格穿漂亮的衣服

李璐看着做完的表格，如图1-38所示，疑惑地问：“现在我表格已经弄完了，可看起来怎么总觉得不顺眼啊。”

马波：“人靠衣装，佛靠金装。你穿不同的衣服，就会有不同的形象。Excel的表格也是一样，做完内在的数据之后，接下来我们就应该给表格穿上漂亮的衣服了。在Excel中，称为表格格式化。例如，对于表头，通常需要设置较大的字，对于其他的文字可能也需要设置不同的字号和对齐方式等。下面先把我们这个表格简单处理一下。”

（1）单击选择A1单元格，单击功能区“开始”选项卡，在“字体”组中单击“字体”列表，从字体下拉列表中选择字体为“黑体”，如图1-39所示。

（2）用类似的方法，在“开始”功能区的“字体”组中单击“字号”列表，从下拉列表中选择字号为24。

（3）单击并拖动鼠标选中A2至F31间的所有单元格。

（4）在功能区“开始”选项卡的“字体”组中，单击设置边框线的下拉按钮，从中选择“所有框线”项将所选区域的所有单元格都设置边框线，如图1-40所示。

（5）最后，再用功能区的“开始”选项卡的“对齐方式”组中的按钮分别设置各单元格的对齐方式，即可得到设置好简单格式的一张表格。

李璐端详着表格说：“经过这一打扮，果然漂亮多了。”

1.6.6 劳动成果要保存

马波：“表格做好了，还有很重要的一步是什么？”

李璐：“做好就OK啦，还有什么？”

马波：“保存！千万要记得啊！你不存盘，每次都重新做这个表啊？”

李璐：“保存操作我知道，按一下存盘按钮或按键盘组合键<Ctrl>+<S>就行了。”

马波：“对于新建的工作簿，如果是第一次保存，将打开如图1-41所示的‘另存为’对话框，设置文件保存的位置和名称，然后单击‘保存’按钮即可保存。”

1.7 别忘了F1

马波：“好了，制作表格的主要流程你都知道了，应该可以简单应付一下工作了。”

李璐：“我才上班这几天你要保持QQ随时在线哟，有问题我好找你。”

马波：“那是肯定啦，不过，求人不如求己。我再教你一招通过Excel的帮助自己解决问题的方法。如果通过Excel帮助解决不了，再找我也不迟。Excel 2010提供了强大的帮助系统，可以随时随地帮助你，教你如何使用Excel。”

马波：“Windows中程序使用帮助的方法基本上相同，知道怎么打开帮助吗？”

李璐：“这个……Excel中没看到有‘帮助’菜单，对了，在功能区右边有一个问号按钮，这应该是提供帮助的吧？”

马波：“对，单击这个按钮可以打开帮助。不过，用键盘应该更快，直接按<F1>键也可打开帮助。这是绝大部分Windows程序打开帮助的通用方法。按<F1>键后，打开的帮助窗口如图1-42所示。”

从图1-42可以看到，Excel的帮助上方有一个工具栏，工具栏下面是一个搜索栏，然后下面的大部区域列出了Excel的二十多个帮助主题。

工具按钮的功能如图1-43所示。工具栏上的按钮与浏览器中的按钮功能类似，如：单击“后退”按钮可以快速返回到上次查询的页面上，单击“前进”按钮能回到单击“后退”按钮之前的那个页面。多次单击“后退”按钮，最终会返回到第一次阅读的页面上。单击“目录”按钮，可打开或隐藏左侧的目录树。

“帮助”窗口的默认设置是在其他Microsoft Office程序窗口的前端显示。如果更改了该设置使该窗口不在前端显示，或者不希望它在前端显示，则可以根据需要调整设置。“帮助”窗口工具栏上的“前端显示”按钮是一个切换键，单击此键可使“帮助”在前端显示，再次单击可使程序窗口在“帮助”窗口前端显示。

李璐：“我刚学习Excel，看看‘Excel入门’。”

说着，李璐单击如图1-42所示帮助窗口中的“Excel入门”，看到如图1-44所示的帮助内容。

马波：“Excel的帮助非常全面，所以内容也很多，需要逐层去打开查看。如图1-44显示‘Excel入门’的帮助中又分为不同的类别和主题，需要再次单击相应的链接，才能看到帮助信息。”

李璐：“这样层次太深的话，我就不想去打开了哟，到最后可能就迷路了啊。”

马波：“别急，其实，Excel的帮助考虑到这些情况了，专门按大小类别制作了目录，你只需要按目录查找就可以了。单击帮助窗口工具栏中的‘显示目录’按钮，将显示出一个树状目录。树状目录区域的图标表明当前帮助项的类型，如果图标像一本合上的书，表明该帮助项里还有子项，可以单击该图标或图标后的文字显示包含的子项；如果图标像一本打开的书，则可以看到该帮助项下的子项；如果是一个问号图标，则表示具体的帮助文本页面，单击该图标或后面的文字，将打开对应的帮助信息，如图1-45所示。”

李璐：“看起来Excel的帮助就像一本电子书了。我按章节目录逐层打开，就可以找到需要的信息了。”

马波：“通过Excel的帮助，应该能解决你工作中的绝大多数问题，你多花点时间熟悉帮助的使用。如图1-45所示，你可以先从Excel入门看起，然后逐个主题去查看、学习，再在Excel中进行练习，要不了多久，你就会由菜鸟成为高手。