第1章 Word文件管理技巧

1．如何用Word打开WPS文档？

在默认情况下，用Word打开WPS文档时，系统会提示打不开，这是不是就代表Office不能读取WPS文件呢？其实不是，只要经过一些简单的操作就能达到目的。

在默认情况下，Office并没有安装WPS文件转换器，只要安装WPS文件转换器，就可以打开WPS文件了。

2．如何显示更多最近使用的文档列表？

Word在新建文档任务窗格中显示了最近打开的4个文档的列表，用这种方式可以非常轻松地打开文档。不过，您是否会觉得只显示最近的4个文档有些不够用？您想在该列表中看到第5个或更多打开过的文档吗？操作方法如下：执行菜单命令“工具”→“选项”，打开“选项”对话框，选择“常规”选项卡，在“列出最近所用文件”框中指定想在新建文档任务窗格中显示的最近所用文档的数量（这个数字最高可以指定为9），然后单击“确定”按钮即可，如图1-1所示。

3．如何在同一Word窗口中同时打开多个文档？

方法一

执行菜单命令“文件”→“打开”，弹出“打开”对话框，选中要打开的多个文档（若文档顺序相连，可以在选中第一个文档后按住“Shift”键，再用鼠标左键单击最后一个文档；若文档的顺序不相连，可以先按住“Ctrl”键，再用鼠标依次选定文档），单击“打开”按钮即可。

方法二

用鼠标右键单击“我的电脑”，选择“资源管理器”，选中需要打开的多个Word文档，按回车键，系统会自动启动Word，并打开所选的全部文档。

方法三

如果文件在不同的目录中，可以用鼠标右键单击“我的电脑”，选择“资源管理器”，在相应目录中选中要打开的文档，按住鼠标左键不放，将文档拖到任务栏中的Word图标上，所选文档就会被打开；再找到其他目录，用同样方法将所选文档拖到Word图标上。

4．怎样打开近期编辑的文档？

在Word窗口中选择“文件”菜单，在菜单最下方会出现最近编辑过的文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。

5．如何自动打开指定的Word文档？

如果希望Word每次启动时都能自动打开某个文档，可以通过简单的宏命令来实现这个功能，其方法如下所述。

（1）选择菜单命令“工具”→“宏”→“录制新宏”，打开“录制宏”对话框。

（2）在“录制宏”对话框中，在“宏名”栏中输入要建立的宏的名称，如“XCGDGS”，单击“确定”按钮。

（3）选择“文件”菜单，单击最近打开文件列表中显示的某一个文件名。

（4）执行菜单命令“工具”→“宏”→“停止录制”。

（5）退出Word前，保存宏。

这样，当再次启动Word时，它会自动加载所选择的那个文档。

6．如何一次性保存多个打开的文件？

在Word中，若想保存多个打开的文档，可以先按住“Shift”键，然后单击“文件”菜单，这时可以看到原来的“保存”命令就变成了“全部保存”命令，单击它就可以保存所有打开的Word文档。也可以先按住“Shift”键，然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”图标（这时“保存”图标已变成“全部保存”图标）松开鼠标，即可完成多个文件的保存操作。

7．如何一次性关闭多个打开的Word文档？

一次性关闭所有打开的文档的方法是：按住“Shift”键，单击“文件”菜单，此时在“文件”菜单中将出现“全部关闭”选项，单击该命令即可一次性关闭所有已打开的文档，且在关闭文档前Word将提示是否保存所作的改动。

8．如何关闭指定的多个文档？

对于打开的多个Word文档，如果只想关闭其中的几个文档（不是全部关闭），可以按住“Ctrl”键再单击任务栏上要关闭的文档的图标，图标都呈凹下状态，在图标上单击鼠标右键，执行菜单命令“关闭组”，这样就可关闭所选中的文档。

【提示】 利用这种方法还可以对所选文档进行最小化、还原或最大化等操作，并且此法也适用于其他的Office组件，如Excel、PowerPoint、Access等。

9．怎样访问常用的Word文档？

“工作”菜单是Word中很少有人知道的一个重要菜单。可以利用“工作”菜单对常用的Word文档列表保持轻松访问。在使用前，首先要往菜单栏或工具栏上添加“工作”菜单，其方法如下所述。

执行菜单命令“工具”→“自定义”，弹出“自定义”对话框，选择“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“内置菜单”，在“命令”列表框中选择“工作”，并把它拖到菜单栏或已显示的工具栏上，然后单击“关闭”按钮。

在完成上述操作后，就可以使用“工作”菜单把任何打开的Word文档添加到列表中，其操作方法如下所述。

要想把当前文档添加到“工作”菜单中，执行菜单命令“工作”→“添加到工作菜单”即可。

要想打开“工作”菜单上的文档，在“工作”菜单上单击用户想要打开的文档即可。

要想把一个文档从“工作”菜单中移走，可以按下“Ctrl”+“Alt”+“-”（破折号键）键，此时指针看起来像一个大大的粗体底线，然后在“工作”菜单上单击想要移走的文档即可。

10．如何在屏幕上同时显示多个文档？

执行菜单命令“窗口”→“全部重排”，这样就会将所有已打开的但未被最小化的文档显示在屏幕上，每个文档在一个小窗口中显示，而且当前也只有标题栏高亮显示窗口中的那个文档被激活，若需要切换，在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。也可以用鼠标点住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可将光标放在窗口边框上，拖动鼠标调整窗口的大小，如图1-2所示。

11．怎样把Word文档存为自己想要的格式？

一般情况下，Word都将文件存为Word文档（.doc格式），但是某些特殊的岗位为了安全起见，需要把Word文档存为其他格式，如TXT、HTML、RTF等。把Word文档存为其他格式非常方便，只要执行菜单命令“文件另存为”，弹出“另存为”对话框，在“保存类型”栏选择欲保存的类型，再单击“保存”按钮。但每次这样做未免有些麻烦，其实，只要执行菜单命令“工具”→“选项”，弹出“选项”对话框，选择“保存”选项卡，在“将Word文件保存为”栏中把默认的“Word文档（*.doc）”改为自己想要的格式，单击“确定”按钮，这样以后每次存盘时，Word就会自动将文件保存为预先设定的格式了。

12．如何快速查找文件？

Word提供了快速查找文件的方法：执行菜单命令“文件”→“打开”，然后选择“打开”对话框最右边“工具”按钮下的“查找”命令，弹出“文件搜索”对话框，在“搜索文本”栏输入文件中的内容，在“搜索文件类型”栏选择文件类型（系统默认搜索带doc扩展名的文件），并在“搜索范围”栏中指定搜索路径（默认是从“我的文档”文件夹中搜索），Word会把找到的所有文件名列队显示出来，双击它就可以打开，如图1-3所示。

13．如何快速另存Word文档？

在需要保存的文档窗口中按“F12”键，就可以打开“另存为”对话框快速另存文件。

14．如何从Word文档中打开超链接文档？

若想在包含超链接对象的文档中快速打开超链接所指向的文档，只需按住“Ctrl”键并单击超链接文字，即可打开相应的链接文档。

15．如何快速保存或打开文档？

因为“快速保存”每次只保存改变过的内容，所以用它来保存文档最节省时间。设置启用快速保存的方法：执行菜单命令“工具”→“选项”，弹出“选项”对话框，选择“保存”选项卡，然后选中“允许快速保存”复选框即可。启用“快速保存“后，可快速打开和保存文档，如图1-4所示。

16．如何重新打开新文件？

想要快捷打开Word文档，只需在启动的Word窗口中同时按“Ctrl”+“F12”键，就会弹出“打开”对话框，选中文档，单击“确定”按钮，就可以快速打开新文件。

17．如何快速关闭当前的Word文档？

想要快捷关闭当前打开的Word文档，可以同时按“Ctrl”+“W”键，就可以立即关闭它。对于没有保存的文档，系统会提示进行保存。

18．如何保存文档中的部分内容？

若想把文档中的部分内容保存下来，可以使用Word 2003中的文档碎片的功能。在文档中选中要保存的内容，将其拖动到桌面上，它将自动在桌面上存为一个文档片断文件。当需要将其插入另一文档时，直接把它从桌面上拖到插入点处即可。如果双击这个文档片断文件，就可以在新窗口中打开它。

19．如何在启动Word时自动打开“打开”对话框？

如果在启动Word的同时能自动弹出“打开”对话框，就会大大加快打开文档的速度，提高工作效率，但Word中并没有这个功能，要想实现这个目的，可以按照下述进行操作。

（1）执行菜单命令“工具”→“宏”→“宏”，弹出“宏”对话框，如图1-5所示。

（2）在“宏名”栏中输入宏名，如“aaa”，单击“创建”按钮，打开宏编辑器。

（3）在“Sub aaa()”和“End Sub”之间输入语句“Dialogs(wdDialogFileOpen、Show)”。

（4）保存该宏并退回到Word下。

（5）关闭Word，重新启动Word，就可以直接弹出“打开”对话框。

20．如何查看文件的内容和属性？

查看文件内容和属性的方法如下所述。

（1）单击“打开”按钮，弹出“打开”对话框。

（2）在“查找范围”框中选择包含要查看文件的驱动器。

（3）双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所需文件，则可以对其进行搜索。

（4）选中文件，若要查看文件属性，如文件长度、创建日期、主题、统计信息、最后修改日期等，执行“工具”按钮中的“属性”命令即可。

21．如何快速定位打开过的文档？

在日常工作中，不仅文件数量众多，而且种类也数不胜数，如果存放的位置不固定，查找时就要花费大量的时间。怎么才能在一大堆文件中，准确而快捷地找到所需要的Word文件呢？可以执行菜单命令“文件”→“打开”，或者在工具栏上直接单击“打开”按钮，弹出“打开”对话框，单击“我最近的文档”按钮，在“文件类型”栏中选择“所有Word文档”，这时就会发现对话框中列举了最近所有打开过的Word文件，选中需要的文件双击就可以打开。

22．如何快速启动Word程序？

方法一

单击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一Word文档即可。

方法二

用鼠标从“我的电脑”中将Word应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需单击其快捷方式即可。

23．如何给启动的Word程序创建快捷键？

用鼠标右键单击“开始”→“程序”菜单中的“Microsoft Word”选项，在弹出的菜单中选择“属性”选项，打开该快捷方式的属性对话框，选择“快捷方式”选项卡，在“快捷键”栏中可以为其设置一个快捷键，如“Ctrl”+“Alt”+“W”（系统默认用“Ctrl+Alt”组合键），以后直接按下“Ctrl”+“Alt”+“W”组合键，即可启动Word，如图1-6所示。