4.1 设置单元格内容的格式

设置单元格内容的格式可以增强电子表格的可读性。

设置单元格内容的格式后, 如果插入单元格, 则插入的单元格将使用它所要插入区域的格式。在工作表中行和列的数目是一定的, 插入操作不会产生新的单元格, 而是移动单元格。但是插入操作不会把位于工作表末尾的数据移动到工作表外边, 此时Excel会显示警告, 禁止插入操作。

4.1.1 设置字体格式

Excel 2013提供了非常实用的工具栏, 通过“开始”选项卡菜单中“字体”组中的快捷按钮即可非常方便、快捷地对字体进行格式化, 如图4-1所示。

图4-1 “字体” 组

在如图4-1所示的工具栏中可以设置一些简单的字体格式, 例如字体、字号、加粗、倾斜、下划线、颜色, 等等。这些按钮操作比较简单, 本节不一一叙述。

下面讲解一下使用“设置单元格格式”对话框设置字体的操作方法。“设置单元格格式”对话框不仅可以完成格式工具栏中的所有操作, 还可以为选中的文本设置下划线的样式、添加删除线、设为上标或下标等。

设置字体格式的操作步骤如下。

(1) 选中要格式化的单元格或单元格中的部分文本。

(2) 单击如图4-1 所示的“字体”工具栏右下角的箭头, 弹出如图4-2 所示的“设置单元格格式”对话框。

图4-2 “设置单元格格式” 对话框

(3) 在“字体”选项卡中根据需要选择其中的选项, 对话框右下角的预览窗口中将显示效果。

4.1.2 设置数字格式

通过“开始”选项卡菜单中“数字”组中的快捷按钮即可非常方便、快捷地对数字进行格式化, 如图4-3所示。

图4-3 “数字” 组

选择要设置格式的单元格, 单击工具栏中所需的格式按钮, 即可应用格式。各个按钮的作用参见表4-1。

表4-1 格式按钮的作用

此外,“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中还提供了“数字”工具栏中没有的数字格式, 包括会计专用、日期、时间、小数、科学计数法和文本格式等。在“特殊”格式中还包含有“邮政编码”和“电话号码”的格式。具体如图4-4所示。

图4-4 单元格格式 “数字” 选项卡

在“设置单元格格式”对话框中,“会计专用”格式与“货币”格式都可以使用货币符号和数字共同表示金额, 它们的区别在于: 在“会计专用”格式中货币符号右对齐, 而数字符号左对齐, 这样在同一列中货币符号和数字均垂直对齐; 但是“货币”格式中货币符号与数字符号是一体的, 统一右对齐。

4.1.3 设置单元格对齐方式

在Excel 2013中新建一个工作簿时, 单元格中的数据默认为文本自动左对齐,数字自动右对齐。在实际工作中, 用户可以根据需要设定单元格中文本和数字的格式。

最简便的方法是单击“开始”选项卡菜单中“对齐方式”组中的按钮, 如图4-5所示。

图4-5 “对齐方式” 组

该工具栏中提供了常用的对齐按钮, 如水平方向和垂直方向的六种对齐方式, 沿对角对齐、减少或增加缩进量、自动换行、合并及居中。选中要设置格式的单元格,然后选择相应的格式按钮。

另一种常用方法是通过“设置单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡来设定,其中包括“文本对齐方式”“文字方向”以及“缩小字体填充”使之适应单元格的大小。具体如图4-6所示。

图4-6 单元格格式 “对齐” 选项卡

“对齐”标签中提供了八种“水平对齐”方式, 包括“常规” “靠左 (缩进)”“居中”“靠右 (缩进)”“填充”“两端对齐”“跨列居中”和“分散对齐 (缩进)”。其中, 带有缩进字样的选项, 还可以设定要缩进的数值。

“垂直对齐”方式中有五个选项, 它们是“靠上”“居中”“靠下”“两端对齐”和“分散对齐”。

如果要在单元格中显示多行, 可以在“文本控制”区域选择“自动换行”复选框。否则, 当输入的文本超出了单元格的长度时, Excel有可能把超出的内容显示在下个单元格中, 也有可能隐藏这部分内容不显示。

如果用户希望保持每行相同的行距而又要把所有的内容显示出来, 可以选中“缩小字体填充”复选框, 但是这样容易破坏工作表整体的风格, 所以一般情况下最好不要采用这些办法。

如果先选择了“自动换行”复选框, 那么“缩小字体填充”复选框会变为不可用。

如果选择“合并单元格”, Excel只保存左上角单元格中的内容到新合并的单元格中。如果希望把其他合并前单元格中的内容也保存进来, 可以先将它们复制到区域内的左上角单元格中再进行操作。

在Excel 2013中, 用户可以随心所欲地设置文本的方向, 方法很简单, 只需要用鼠标拖动方向框中的文本指针即可得到想要的效果。具体如图4-7所示。

图4-7 设置文本方向