3.3 查找和替换数据

在编辑查看数据时, 尤其当数据较多时, 可以使用查找工具, 快速找到所需要的数据, 然后使用替换工具批量修改数据。

3.3.1 查找数据

查找数据的操作步骤如下。

(1) 单击“开始”菜单选项卡“编辑”组中的“查找和选择”按钮, 在弹出的下拉菜单中选择“查找”命令, 弹出“查找和替换”对话框。单击“选项”按钮,如图3-2所示, 可设置搜索选项。

图3-2 “查找和替换” 对话框

(2) 单击“查找”选项卡中“格式”后面的下拉按钮, 在弹出的下拉菜单中选择“从单元格选择格式”命令。

(3)“查找和替换”对话框暂时消失, 进入工作表中的工作区, 光标变为。

(4) 单击工作表中的某个数据, 返回“查找和替换”对话框, 在“查找内容”文本框中输入要查找的内容。

在进行查找操作时, 怎样确定搜索区域呢? 通过提前选定来确定是在哪个范围内搜索。只选定一个工作表, 则在整个工作表中进行搜索;当选定了一个单元格区域时, 则只在该区域内进行搜索; 当选定多个工作表时, 则在选定的多个工作表中进行搜索。

(5) 单击“查找下一个”按钮, Excel将高亮显示查找到的第一个数据。

(6) 再次单击“查找下一个”按钮, 则将高亮显示下一个符合要求的数据。

(7) 单击“查找全部”按钮, 将在对话框的下方列出查找到的全部数据, 如图3-3所示。

图3-3 显示查找结果

(8) 将光标移动到查找内容列表中的某个位置上, 它将被亮显。单击一条列表,则其被高度亮显, 且在工作表中相应的单元格也被亮显。单击“关闭”按钮, 结束查找操作。

如果要查找有条件的单元格, 可单击任意单元格; 若要查找与指定单元格的条件格式设置相同的单元格, 可单击指定的单元格, 然后单击“开始”菜单选项卡“编辑”组中的“查找和选择”按钮, 在弹出的下拉菜单中选择“定位条件”, 最后在弹出的“定位条件”对话框中单击“条件格式”按钮。

3.3.2 替换数据

当发现输入的数据有错误时, 尤其是存在同样错误的数据较多时, 可以使用替换操作, 将数据很方便地进行修改。

替换数据的操作步骤如下。

(1) 单击“开始”菜单选项卡“编辑”组中的“查找和选择”按钮, 在弹出的下拉菜单中选择“替换”命令, 弹出“查找和替换”对话框。

(2) 在“查找内容”文本框中输入要查找的内容, 在“替换为”文本框中输入要替换的内容, 如图3-4所示。

图3-4 输入要替换的内容

(3) 单击“查找内容”右侧的“格式”按钮弹出“查找格式”对话框, 选择要查找的格式; 单击“替换为”右侧的“格式”按钮弹出“替换格式”对话框, 选择要替换的格式。

(4) 单击“替换”按钮, 则查找到的第一个符合的数据将被替换。

(5) 再次单击“替换”按钮, 则第二个符合的数据被替换。

(6) 单击“全部替换”按钮, 系统将选定范围中所有匹配的内容进行替换。