2.1 单元格的基本操作

对单元格的操作是编制电子表格的基础。本节将介绍在Excel中常用的一些单元格操作, 如选择、插入、删除、合并, 以及对单元格实施保护。

2.1.1 选择单元格

在输入和编辑单元格内容之前, 须选定单元格, 使其变为活动单元格。所谓活动单元格, 是指可以进行数据输入的选定单元格, 特征为被绿色粗边框围绕。

通过键盘和鼠标选定单元格的操作如表2-1所示。

表2-1 选定单元格、 区域、 行或列

2.1.2 插入和删除单元格

在编辑电子表格时, 通常需要在现有表格的基础上插入空白单元格或删除不需要的单元格。Excel是非常优秀的电子表格软件, 它允许用户在已经建立的工作表中插入单元格、行和列到工作表的适当位置以填入新的内容。下面分别对此进行介绍。

插入单元格的操作步骤如下。

(1) 在电子表格中单击鼠标, 或按下鼠标左键拖动, 选择需要插入单元格的位置或区域。此时被选中的单元格或单元格区域被绿色粗边框包围。

(2) 切换到“开始”选项卡功能区, 单击“单元格”区域的“插入”按钮, 弹出如图2-1所示的下拉菜单。

图2-1 “插入” 子菜单

(3) 单击“插入单元格”命令, 弹出如图2-2所示的“插入”对话框。

图2-2 “插入” 对话框

用户也可以直接在选定单元格上单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令, 弹出如图2-2所示的“插入”对话框。

(4) 单击活动“活动单元格右移”或“活动单元格下移”选项。

如果选择“活动单元格右移”选项, 新插入的单元格将出现在所选单元格的左边, 而所选取单元格及右边的所有单元格右移一格; 如果选择“活动单元格下移”选项, 新插入的单元格将出现在所选单元格的上面, 所选单元格及所有下边的单元格下移一行, 默认为单元格下移一行。

(5) 单击“确定”按钮, 即可插入单元格。

选定的单元格数量应与待插入的空单元格数目相同。

插入行或列的方法与插入单元格的方法类似。插入整行时, Excel在当前位置插入一空行, 选定单元格所在行及其下方的所有行向下移动一行。插入整列时, Excel在当前位置插入一整列, 选定单元格所在列及其右侧所有列向右移动一列。

删除单元格是指从工作表中移去选定单元格, 并调整周围的单元格填补删除后的空缺。操作步骤如下。

(1) 选中要删除的单元格。

(2) 切换到“开始”选项卡功能区, 单击“单元格”区域的“删除”按钮, 弹出如图2-3所示的下拉菜单。

图2-3 “删除” 子菜单

(3) 单击“删除单元格”命令, 弹出如图2-4所示的“删除”对话框。

图2-4 “删除” 对话框

用户也可以直接在选定单元格上单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令, 弹出如图2-4所示的“删除”对话框。

(4) 选择删除单元格后其他单元格的排列方式。

如果选择“右侧单元格左移”选项, 则右侧已存在的数据将补充到该位置, 右侧所有单元格顺次左移一个单元格; 如果选择“下方单元格上移”选项, 则下方已存在的数据将补充到该单元格中, 下方所有的单元格将顺次上移一格。

(5) 单击“确定”按钮, 即可删除选定单元格或单元格区域。

删除行或列的方式与删除单元格的方法类似。删除行时, 被选择的行从工作表中消失, 已存在的行向上移动; 删除列时, 被选择的列从工作表中消失, 已存在的列向左移动。

使用“编辑”菜单中的“删除”命令时一定要小心, 如果删除与公式相关的单元格, 将导致公式显示出错信息, 遇到这种情况, 可以在删除之后及时单击快速访问工具栏上的“撤销”按钮进行恢复, 而如果删除的单元格与函数有关, 则函数值也一起做相应的改动。

删除单元格后, 不仅单元格所在位置从工作表中消失, 单元格中的数据也一并被删除。如果希望只删除单元格中的内容, 而不改变工作表的结构, 可以选定单元格后, 按Delete键或单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”命令。

Excel还可以让用户有选择地删除单元格的内容、格式、附注及超链接等。具体操作方法如下。

(1) 选择要清除的单元格区域。

(2) 切换到“开始”菜单选项卡, 在“编辑”组中单击“清除”命令按钮, 弹出如图2-5所示的下拉菜单。

图2-5 清除菜单

(3) 根据需要选择相应的选项。

全部清除: 清除单元格中所有的内容, 包括单元格格式和批注。

清除格式: 清除单元格的格式。例如, 某单元格的数字被格式化为带两位小数10. 00 , 选择该选项后, 将还原为通用的格式10。

清除内容: 仅清除单元格中的内容。例如, 某单元格的数字被格式化带两位小数10. 00 , 选择该选项后将成为空单元格, 如果在该单元格中输入数值 (如12 ) , 将自动被格式化为带两位小数 (如12. 00 )。

清除批注: 仅清除单元格中包含的批注内容。

清除超链接: 仅清除单元格内容中的超链接。

2.1.3 合并单元格

合并单元格的操作步骤如下。

(1) 选择要合并的单元格区域。

(2) 切换到“开始”选项卡功能区, 在“对齐方式”区域单击“合并”命令按钮, 弹出如图2-6所示的下拉菜单。

图2-6 合并单元格子菜单

(3) 选择“合并单元格”命令。

如果要合并的单元格中包含数据, 将弹出一个如图2-7所示的信息框, 提示用户合并单元格时, 仅保留左上角单元格中的值, 其他单元格的内容将被放弃。

图2-7 信息提示框

(4) 单击“确定”按钮, 即可合并选定的单元格区域。

如果要取消合并单元格, 则在如图2-6 所示的下拉菜单中选择“取消单元格合并”命令。取消合并单元格之后, 单元格将被拆分为合并之前的样子, 但只有左上角单元格中包含值。

2.1.4 保护单元格

如果某个单元格中有重要数据, 不希望被其他人修改或查看, 可以对该单元格实施保护。保护单元格的操作步骤如下。

(1) 选中需要设置保护的单元格。

(2) 切换到“开始”选项卡功能区, 在“单元格”区域单击“格式”按钮, 在弹出的下拉列表中选择“设置单元格格式”命令, 弹出如图2-8所示的“设置单元格格式”对话框。

图2-8 “设置单元格格式” 对话框

(3) 根据需要设置单元格的保护方式: 锁定和隐藏。

锁定: 锁定单元格, 使之不可编辑, 可以有效地防止别人随便改动其中的数据。

隐藏: 隐藏工作表中的一部分内容, 这部分内容在打印时也打印不出来。这种方法还可以用于整理工作表, 将表中的一些空行或列隐藏起来, 使表格看起来更加紧凑。

只有保护工作表后, 锁定单元格或隐藏公式才有效。有关保护工作表的操作方式可以参见本书第1 章的相关内容。

(4) 设置完成后, 单击“确定”按钮关闭对话框。