2.3 PPT制作的一般步骤

分析了两类PPT的做法，下面来总结PPT的一般制作流程，如图2-11所示。

1.设计先于一切

返工是拖慢PPT制作进度最主要的原因。PPT开始制作之前，应经过仔细的思考，一旦开始，绝不返工。此阶段有两个主要任务，其一是要对自己掌握的资料进行充分的归纳和分析，找到一条清晰的逻辑主线，构建PPT的整体框架，确定PPT各章节的顺序安排。其二是根据PPT使用场合确定整个PPT的风格，继而确定主题配色和主题字体、完成模板和导航系统的设计。

在内容制作开始之前，可以先在纸上画出每一页的设计样稿，这样做其一可以确定自己还需要什么素材，其二能够通过绘画激发更多灵感，其三可以淘汰过于复杂的设计思路，筛选出比较简单的实现方式。

2.PPT内容的制作

此步骤的任务是将PPT的内容视觉化，将表格中的数据信息转变成更直观的饼形图、柱形图、条形图、折线图等图表，将文字删减、条列化后根据其内在的并列、递进、冲突、总分等逻辑关系制成对应的图表，尝试将复杂的原理通过进程图和示意图等表达。

在此步中，可以顺便将排版和美化做好，但为了防止美化工作返工，最好在所有内容制作完成后再进行下一步。

3.PPT的排版和美化

此步的核心是打破PPT制作过程中的各种随意，让一切设置都有理有据。排版是对信息的进一步组织。根据接近、对齐、对比、重复四个原则，区分出信息的层次和要点，通过点、线、面三种要素对页面进行修饰，并通过稳定与变化改善页面版式，有意识地提高页面图版率，使其更有美感。

4.动画的设定

动画是引导读者的重要手段。本阶段除了完成对元素动画的设计，常常还要根据需要制作自然、无缝的页面切换。在这一步中，必须首先根据PPT使用场合考虑是否使用动画，而后谨慎选择动画形式，保证每一个动画都有存在的道理。套用他人的动画可能很省力，但并不一定完全适合自己。你必须抵制炫丽动画的诱惑，避免华而不实的动画效果。动画完成之后，需要多放映几遍仔细地检查，修改顺序错误的动画以及看起来稍显做作的动画。

5.讲稿、计时和排练

对于演示型PPT，这是绝对不能跳过的、非常需要重视的一步。如果对PPT的内容还不熟练，记不清动画的先后顺序，甚至准备站在台上即兴发挥，那么PPT做得再漂亮也帮不了你。因此在PPT完成之后，演示者应该花大量的时间在每页PPT的备注中写下每一页的详细讲稿，然后多次排练、计时，修改讲稿，直到能够熟练、并且自然地背诵出这些讲稿。此外，还需要注意自己宣讲时的态度、声音、语调，提醒自己克服身体晃动、摇摆、以及其他不得体的行为，设想可能的突发情况并预先想好解决方法。

经过以上5步，你就可以自信地走上讲台了。

如何设计、制作图表，如何将文字要点化，如何更好地组织页面的内容，如何为PPT设置动画？这将是本书主要讨论的内容。