第1章 认识Excel 2007

Excel 2007是一款功能非常强大的电子表格软件，在现代公司管理中起着重要的作用。我们可以利用它来整合管理和分析公司的全部业务数据，从而提高企业内部的信息沟通效率，节省时间与金钱。要使用Excel 2007，首先应掌握其启动与退出的方法，认识其工作界面，了解工作簿、工作表与单元格的概念和相互关系等，本章就来认识Excel 2007。

1.1 Excel 2007在公司管理中的应用

Excel 2007是Microsoft公司开发的Office办公软件的核心组件之一，也是现代公司、企业和政府机关等领域优先选择的办公管理软件。公司的人事、行政、财务、营销、生产、仓库和统计策划等管理人员利用Excel 2007可以建立完善的数据库工作系统，从而进行统筹运用。

Excel 2007在公司管理中主要应用在以下几个方面。

行政部门安排日常具体事务：行政部门担负着公司的流通、出入、文件、会议和安全等重要的管理工作，所以需要处理的日常事务比较繁杂，这时候Excel 2007就能派上大用场，可帮助管理人员有效地管理各项事务。如图1-1所示为某公司的组织结构图。

人事部门管理员工档案资料：公司的人事部门掌握着公司上下所有职员的档案资料，并负责招聘新员工、处理员工离职和公司人事调动，以及拟定人事制度、职称评定制度、绩效考核制度、奖惩制度、请销假及考勤办法、岗位说明书、岗位任职资格、机构人员设置以及奖金分配方案等重要事务。利用Excel 2007能够建立合理而清晰的档案管理制度。如图1-2所示为某公司的员工档案登记表。

财务部门结算员工工资：公司的财务部门经常要进行账务处理，掌握现金流量，管理经费明细，每月要花费大量的精力结算员工工资，每个季度还要分析利润等。利用Excel 2007进行收款、付款、记账、转账和工资发放等财务控制，就能省去不少人力，减少投入成本，大大提高工作效率。如图1-3所示为某公司的资产负债表。

营销部门分析市场和业绩：营销部门需要经常进行市场分析，制定营销策略，统计、管理销售报表及员工业绩，还掌握着重要的客户资料。利用Excel 2007的图表分析功能可直观地了解产品在市场中的定位、预测产品的销售趋势、有针对性地管理和优化员工业绩、统一保管客户资料和制定相应的营销策略。如图1-4所示为某公司为销售产品所制作的报价表。

生产部门掌握生产计划：生产部门需要时刻了解产品的生产进度，以便随时调整计划，做好人员配备工作。生产部门利用Excel 2007制作的表格，是公司所有数据的基础，为公司分析投入、产出提供依据，而且能及时掌握供需关系，明确各阶段的生产计划。如图1-5所示为某公司所制作的生产误差散点图。

仓库部门记录库房出入：仓库部门需要及时更新库存信息，并定期对生产材料进行清点，全面掌握库存产品在一段时期内的变化情况，利用Excel 2007可快速统计、分析、创建和处理库房进出量，协同生产部门规范生产。如图1-6所示为某公司所制作的库存管理统计表。

1.2 启动与退出Excel 2007

在使用Excel 2007制作表格前，首先要启动该程序。在编辑完表格后，应退出Excel 2007以释放系统资源。下面就来详细讲解启动与退出Excel 2007的具体方法。

1.2.1 启动Excel 2007

启动Excel 2007的方法有多种，下面是几种常用的方法。

通过“开始”菜单启动：选择“开始/所有程序/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007”命令，如图1-7所示。

通过桌面快捷图标启动：双击桌面上Excel 2007的快捷图标即可快速进入Excel 2007的工作界面。但是Excel 2007的桌面快捷图标不会在桌面上自动创建，必须手动进行添加。选择“开始/所有程序/Microsoft Office”命令，在下一级菜单的“Microsoft Office Excel 2007”命令上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“发送到/桌面快捷方式”命令即可，如图1-8所示。

通过快速启动栏启动：按住鼠标左键不放，将Excel 2007桌面快捷图标拖动至快速启动栏后释放鼠标，如图1-9所示，以后只需单击快速启动栏中的Excel 2007图标即可启动。

通过Excel文件启动：如果电脑中保存有Excel 2007文件，则可以在“我的电脑”窗口中找到并双击该文件，如图1-10所示，这样可启动Excel 2007并打开该文件。

1.2.2 退出Excel 2007

使用Excel 2007完成电子表格的编辑后，可以关闭打开的工作簿并退出程序，以减少系统占用的资源。退出Excel 2007的常用方法有以下几种。

通过单击标题栏上的“关闭”按钮退出：将鼠标光标移动到Excel工作界面的右上角，单击“关闭”按钮，可以退出Excel 2007。

通过Office菜单退出：在Excel 2007工作界面中双击“Office”按钮，或单击“Office”按钮，在弹出的菜单中单击按钮，都可退出Excel 2007，如图1-11所示。

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如果当前只打开了一个Excel文件，在桌面底部任务栏的工作簿控制按钮上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令也可退出Excel 2007；如果当前打开了多个Excel文件，执行上述操作，将只关闭当前工作簿；按【Alt+F4】组合键可快速关闭所有打开的工作簿，并退出Excel 2007。

1.3 认识Excel 2007的工作界面

启动Excel 2007，即可进入Excel的工作界面，它主要由“Office”按钮、快速访问工具栏、标题栏、功能区、名称框、编辑栏、工作表编辑区、状态栏，以及视图栏等部分组成，如图1-12所示。

1.3.1 “Office”按钮

Excel 2007的工作界面经过全面重新设计，最主要的特色就是位于界面左上角的“Office”按钮取代了以往版本中的“文件”菜单，但它们的作用基本上相同。单击该按钮，将弹出Office菜单，在其中排列着Excel 2007的一些基本操作命令，包括“打开”、“保存”、“另存为”、“打印”、“准备”、“发送”、“发布”和“关闭”等命令。在菜单右侧列出了最近打开过的Excel文档，如图1-13所示，单击其中的某个文档，可快速打开该文档。

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在Office菜单的“最近使用的文档”列表中单击按钮，可将该文档固定在列表中，方便以后随时通过此菜单来打开该文档。默认情况下，最近使用的文档列表中只能显示17个文档。

1.3.2 快速访问工具栏

默认情况下，快速访问工具栏位于Word窗口的顶部，且位于“Office”按钮的右侧。其中显示的是编辑表格时常用的几个命令按钮，一般只有“保存”、“撤销”和“恢复”3个按钮。用户也可根据个人习惯来自定义快速访问工具栏。如图1-14所示，单击快速访问工具栏右侧的按钮，在弹出的下拉菜单中选择“在功能区下方显示”命令，即可将快速访问工具栏移动到“功能区”的下方，如图1-15所示。

1.3.3 标题栏

标题栏位于Excel窗口顶部的右上方，其中主要显示了文档名和程序名，右侧是窗口控制按钮组，可单击相应的按钮控制窗口的大小或关闭窗口，如图1-16所示。

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在Excel窗口中单击“最小化”按钮，可将窗口缩小到任务栏中以图标按钮的方式显示；单击“最大化”按钮可使窗口满屏显示，且按钮变为“向下还原”按钮，再次单击该按钮，窗口将恢复到原始大小。

1.3.4 功能区

Excel 2007在以前版本的基础上对工作窗口进行了重大更改，一改老版本中的工具栏和菜单项，在窗口顶部一目了然地集中了各种重要功能。功能区由选项卡、组和命令按钮组成，如图1-17所示。

① 选项卡：默认情况下，功能区顶部有“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”和“视图”7个选项卡，根据操作的不同选项卡可能会增多。每一个选项卡都代表Excel执行的一组核心任务，单击需要的选项卡即可显示该选项卡中包含的命令按钮，被选择的选项卡以浅色底纹显示。常用的命令按钮主要集中在“开始”选项卡下，例如“粘贴”、“剪切”和“复制”等命令按钮。

② 组：每个选项卡中的命令按钮又分成几组，将执行特定类型的任务时可能用到的所有命令按钮放在一起就形成了组。在整个任务期间组会一直处于显示状态，也就是说重要的命令按钮都显示在工作区上方，保证可以随时使用。在一些组的右下角还有一个“对话框启动器”按钮，单击它可显示该组的功能对话框。

③ 命令按钮：功能区上的命令按钮是最常用的，它们位于选项卡的下面。值得注意的是Excel 2007会根据执行的操作显示一些可能用到的命令按钮，而不是一直显示所有命令按钮。

1.3.5 名称框及编辑栏

名称框和编辑栏位于工作表编辑区的上方。

名称框用于显示当前单元格的地址和函数名称，与以前的版本不同，在Excel 2007中可以调整名称框的大小。

编辑栏用于显示和编辑当前活动单元格中的数据或公式。当将鼠标光标定位到某个单元格中时，编辑栏左侧将显示“取消”按钮、“输入”按钮和“插入函数”按钮，如图1-18所示。单击按钮，可确定输入的内容；单击按钮，可取消输入的内容；单击按钮，可插入函数。编辑栏最右端还有一个“展开编辑栏”按钮，单击该按钮可展开编辑栏，展开编辑栏后该按钮立即变成形状，单击它又可折叠编辑栏。

1.3.6 工作表编辑区

在Excel 2007工作界面中面积最大的一块区域就是工作表编辑区，它由许多小长方格组成，可以输入不同类型的数据，并能直观地显示所有输入的内容。其周围由行号、列标、工作表标签和滚动条等组成。行号采用1，2，3等阿拉伯数字来标志行；列标采用A，B，C等大写英文字母来标志列；工作表标签用于显示工作表的名称，单击它可切换到相应的工作表；拖动水平或垂直滚动条可查看窗口中超过屏幕显示范围而不能显示的内容。

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在工作表标签左侧还有工作表标签滚动显示按钮，单击工作表标签滚动显示按钮中的或按钮，当前工作表标签将变为最左侧或最右侧的工作表标签；单击或按钮，将向前或向后切换一个工作表标签；在工作表标签滚动显示按钮上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择任意一个工作表名称即可切换到相应的工作表。

1.3.7 状态栏及视图栏

状态栏位于窗口最底端的左侧，用于显示当前工作表或单元格区域的相关信息，包括就绪、输入和编辑3种编辑情况。视图栏位于状态栏的右侧，包括常用视图按钮、缩放级别和页面显示比例滑块3部分，主要用来切换视图模式和调整文档显示比例，以方便用户查看文档内容。

在视图栏中排列着“普通视图”按钮、“页面布局视图”按钮和“分页预览视图”按钮3个视图方式切换按钮。单击相应的按钮，可以快速切换到相应的视图模式。Excel中的默认视图即普通视图，在其中可进行输入数据、筛选数据、制作图表和设置格式等操作。单击“页面布局视图”按钮，可将当前视图切换到页面布局视图。在该视图中，工作表的顶部、两侧和底部都有页边距，工作表之间还有一小部分蓝色的间距，顶部和一侧的标尺可以帮助调整页边距。单击“分页预览视图”按钮，可将当前视图切换到分页预览视图，它按打印方式显示工作表的编辑视图。在该视图中，可通过左右或上下拖动来移动分页符，且Excel将自动按比例调整工作表使其行、列适合页面的大小。

1.4 Excel 2007的基本元素

经常听Excel的用户们提及工作簿、工作表和单元格3个Excel中使用频繁的术语，它们是Excel中常见的3大基本元素，是构成Excel的支架，也是Excel中的主要操作对象。因此，下面就来了解它们的概念及其相互之间的关系。

1.4.1 什么是工作簿、工作表与单元格

Excel中的数据都是通过工作簿、工作表和单元格进行操作的。在学习Excel前，分清这些基本元素，就显得尤为重要，其具体介绍如下。

工作簿：工作簿就是Excel文件，新建的第1个工作簿在默认情况下命名为“Book1”，在标题栏的文件名处显示，此后新建的工作簿将以“Book2”、“Book3”等依次命名。通常一个工作簿由3张工作表组成，分别以“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”进行命名。

工作表：工作表是工作簿的组成单位，每张工作表以工作表标签的形式显示在工作表编辑区底部，方便用户进行切换。工作表是Excel的工作平台，主要用来处理和储存数据。默认情况下，工作表以“Sheet+阿拉伯数字序号”命名，也可根据需要自己命名工作表。

单元格：工作表中行与列交叉形成的小格子就称为单元格，它是Excel编辑数据的最小单位。单元格用“列号+行号”的方式来标记，如工作表中最左上角的单元格名称为A1，即表示该单元格位于A列1行，当然，也可根据需要更改单元格的名称。一张工作表最多可由1,048,576×16,384个单元格组成。当前活动工作表中总有一个单元格处于激活状态，并以粗黑边框表示，用鼠标单击某个单元格可选择该单元格，在其中可执行输入和编辑数据等操作。

1.4.2 工作簿、工作表与单元格的关系

由于一张工作表由多个单元格组成，而一张或多张工作表又组成了工作簿，因此说工作簿、工作表与单元格之间是包含与被包含的关系，如图1-19所示。

温馨小贴士

工作簿以文件的形式独立存在，而工作表依附在工作簿中，单元格则依附在工作表中，因此没有工作簿就没有工作表与单元格。

1.5 疑难解答

学习完本章后，是否发现自己对Excel 2007有了初步的认识？是否已经熟悉Excel 2007全新的工作界面了？关于工作簿、工作表和单元格之间的关系是否已经弄清楚了？下面将为你提供一些Excel 2007初学者经常遇到的问题的解答，使你的学习路途更加顺畅。

问：为什么我安装Excel 2007后，以前安装的Excel 2003就不见了呢？

答：可能是你安装时未在安装向导对话框中选中“保留早期版本”单选按钮，默认覆盖了以前旧版本的Excel。

问：Excel 2007中的快速访问工具栏与Excel 2003中的什么工具栏相似，初期学习Excel 2007需要添加哪些比较实用的按钮？

答：Excel 2007中的快速访问工具栏与Excel 2003中的常用工具栏相似，要添加的按钮需要根据个人操作习惯而定，可参照Excel 2003常用工具栏中的工具按钮，建议添加“新建”、“打开”、“打印预览”和“快速打印”等按钮。

问：为什么我的Excel 2007中选项卡下的按钮都不见了，使用起来很不方便，有什么办法可以将它们找回来吗？

答：可能是因为你不经意地选择了“功能区最小化”命令，要显示选项卡下的按钮只需再次选择该命令，方法是单击快速访问工具栏旁边的按钮，在弹出的下拉菜单中选择“功能区最小化”命令，如图1-20所示。

问：有些Excel文档是用户经常需要查阅的，如日程安排表和备忘记录表等，有没有什么办法可以在每次启动Excel 2007的同时就自动打开这些表格呢？

答：办法是有的，而且操作也很简单。启动Excel 2007，单击“Office”按钮，在弹出的菜单中单击按钮，打开“Excel选项”对话框，单击“高级”选项卡，在“常规”栏的“启动时打开此目录中的所有文件”文本框中输入需要打开的文件的路径，如图1-21所示，然后单击按钮。退出Excel 2007后，以后每次启动Excel 2007时，都将自动打开输入的路径下的所有表格。

问：怎样结合鼠标与键盘在Excel窗口中缩放工作表？

答：按住【Ctrl】键的同时，滚动鼠标中间的滚轮即可缩放工作表。如果在“Excel选项”对话框中，单击“高级”选项卡，在“编辑选项”栏中选中“用智能鼠标缩放”复选框，则直接滚动鼠标的滚轮即可缩放工作表，无须再按住【Ctrl】键。

问：在Excel中常常能看到像“A1:F3”这样的表示，它是什么意思呢？

答：这是一种单元格区域的表示方法，即“起始单元格:结束单元格”。A1:F3就表示A1单元格与F3单元格之间的单元格区域。

1.6 上机练习

本章上机练习一将启动Excel 2007，通过练习进一步认识Excel 2007工作界面的组成部分；上机练习二将在快速访问工具栏中添加按钮，并更改快速访问工具栏的位置，通过练习巩固向快速访问工具栏中添加按钮的操作。各练习的最终效果及制作提示介绍如下。

练习一

① 用不同的方法启动Excel 2007。

② 在打开的工作界面中指出每个组成部分的作用。

③ 在工作簿中切换不同的视图模式，查看各视图模式有何区别。如图1-22所示为切换到“页面布局视图”模式的效果。

④ 退出Excel 2007。

练习二

① 在快速访问工具栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义快速访问工具栏”命令。

② 打开“Excel选项”对话框，将左侧列表框中的“新建”、“打开”和“快速打印”命令添加到右侧的列表框中。

③ 在快速访问工具栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“在功能区下方显示”命令。完成操作，最终效果如图1-23所示。