第二节 伊可赛偶——数据处理效率低下的原因分析

看了第一节的例子，我们对财务人员数据处理效率低下、经常加班熬夜做报表的原因有了大概的认识。下面我们全面分析一下数据处理效率低下的原因，以便有针对性地加以改进。

一、不知功能强大，抱着金砖哭穷

财务部需要补充人手，财务经理通过筛选最终招了一位小“表妹”，选择她是因为看她专业知识还不错，加之看到她简历上写着“熟练掌握Excel常用功能，熟悉Word、PowerPoint”。（悄悄问一声：你的简历这样写过没？）一天，“表妹”按财务经理要求从系统里引出了一张员工的借款表，如图1-3所示。

财务经理要求职员字段去掉编码只保留姓名。于是，勤劳踏实、兢兢业业、任劳任怨的小“表妹”从“刘一”开始，双击鼠标→选中姓名前的编码→按【Delete】键将编码删除→再移到“陈二”所在行……相同的动作，周而复始、循环往复。二十几分钟后，终于大功告成，将表格上报财务经理。

财务经理很纳闷地问表妹怎么弄了那么久？“表妹”有些委屈：“500多条呢，要一条一条地改，我眼睛都看直了……”。财务经理笑了，打开一张类似的表，选定职员列→按【Ctrl+H】组合键→在查找栏输入“*-”→替换栏什么都不填→点击“全部替换”，立马完工！小“表妹”当场石化！惊呼：“啊？这么快！Excel还有这功能呀？”

听完这个故事你是否会心一笑？你和你的小伙伴是否也曾惊呼：“啊？！Excel还有这个功能？！”Excel有太多的功能我们未曾认识，更未曾使用。如图1-4中的老人一样，电子文档有错误，不知道文字编辑软件有相应的功能，却想着使用改字液来改写电子文档中的错误。

这是导致我们工作效率低下的原因之一。我们已学会使用的功能也许达不到Excel功能的20%。平时我们使用得较多一点的Excel功能有常用函数、筛选、排序、汇总、数据透视、条件格式、数据有效性等；冷门一点的功能有：定位、合并计算、模拟分析、单变量求解；高端一点的还有可以用来编写各种应用的VBA。先不说这些功能我们真正会应用的有多少，但至少应该要知道Excel有这些功能，它们能做什么。否则，难免会出现拥有一大堆金砖，却还以为自己穷得叮当响的情形。

只有对Excel强大的功能有所了解，才会在遇到问题的时候，首先想到用这些功能去解决问题，而不是傻乎乎地采用手工方法。知道有这些功能，不会用没关系，可以看帮助、搜帖子，有需求就有学习的动力，通过自我学习解决了问题，工作效率大幅提高，就会进一步提高学习的兴趣。如果不去了解Excel的功能，有了需求也不去摸索学习，Excel水平永远无法提高，工作效率与同事们相比也永远是“伊可赛偶”。

二、Excel知识欠缺，想偷懒难遂愿

在了解了Excel的强大功能后，如果不进行持续深入地学习，同样无法掌握其基本的功能用法和实用技巧。没有Excel知识点的储备，就没有偷懒的本钱。

同样的一件事，用笨的手工方法可能需要十分钟，但用一些实用的Excel操作功能或技巧可能只需要一分钟，甚至半分钟。比如，熊孩子上计算机课的时候给同桌妹子递纸条被逮，被罚在电脑上录入“我再也不给美女递纸条了”500遍。他要完成此项作业，至少有以下几个方法选择。

以上五种方法的效率高下立见。如果你是那熊孩子，你选择什么方法呢？当然，除了上面列出的五种方法，也许还有比这些更快、更偷懒的方法。但前提是，你的大脑里必须装备了相关的知识点。

三、“偷懒”意识缺乏，始终原地踏步

我们数据处理效率低下还有一个重要的原因：满足于当前的解决方案，缺乏“偷懒”的意识。如果做表格时觉得数据处理效率不高，重复工作量大，请先别忙着埋头苦干，想一想，方法是不是错了？如果没错，那此方法是不是最优的？有没有更好更“偷懒”的解决办法？是不是该向“谷哥”“度娘”寻求更佳的解决方案了？

图1-6中，各项费用按月登记，各表的结构完全一样，要在“汇总表”输入公式对各月各项费用求和，比如：统计费用1的1～12月之和，常规的公式为：

='1月'!B2+'2月'!B2+'3月'!B2+'4月'!B2+'5月'!B2+'6月'!B2+'7月'!B2+'8月'!B2+'9月'!B2+'10月'!B2+'11月'!B2+'12月'!B2

录入这公式既费事又容易出错，这个时候我们就应该有偷懒的意识，应该问自己是不是有更好的方法来快速求和？如果百度一下“如何快速对多个工作表的同一单元格求和”就可找到更好的公式：

=SUM('1月:12月'!B2)

四、灵活运用不够，效率有待激活

大部分财务人员对Excel的强大有足够的认识，也掌握了一些常用的功能，并有“偷懒”的意识。但是，由于缺乏对这些功能的灵活运用，操作效率依然不高。比如查找替换是Excel最常见的功能之一，但大部分人对其认识也仅限于简单的查找替换。实际上查找替换可实现很多功能，可大大提高我们的操作效率。如：

（1）利用查找替换转置已录入公式的单元格区域；

（2）利用查找选定包含特定内容的所有单元格；

（3）利用查找替换批量删除0值、分行符；

（4）查找特定格式的单元格。

【链接】查找替换功能灵活应用的详细讲解请参见本书第三章第一节。

不会灵活运用的另外一个表现就在表格制作的思路上。比如我们每个月填报的报表大部分都是相同的，如合同汇总表、月度经营分析。这些报表都是对数据进行分析加工后填报的，要分析的数据每个月的表格格式都是一样的，我们可以通过编制公式、结合规范性的工作表命名、查找替换功能来翻新这些报表：只要将上月的报表复制一份，将基础数据放到指定的文件夹，通过查找替换来批量修改公式引用的表格就可实现本月报表的统计分析，省却了大量重复劳动，极大地提高了工作效率。如果会灵活运用Excel基础知识，你会发现：原来，“偷懒”就这么简单。

【链接】关于报表的翻新、动态表格的制作请参见第二章第三节、第四节。

五、操作习惯不当，永远事倍功半

Excel数据处理工作中还潜伏着一个无形杀手，就是不良的操作习惯。部分财务人员由于Excel知识缺乏，遇到问题只能使用笨办法来解决，久而久之养成了不好的操作习惯，而这些习惯甚至又进一步给数据处理造成了障碍。

六、理念素养欠缺，障碍有待清除

如前所述，很多Excel问题都是由于不良的使用习惯和表格设计造成的。Excel要充分发挥其强大的数据分析功能有一个基本前提：表格设计合理和数据录入规范。这就要求我们使用Excel时要具备良好的数据管理理念。

数据管理理念是金字塔的塔底，中间是表格设计规范，塔尖才是基本操作及函数、VBA（如图1-7所示）。如果没有良好的数据管理理念和操作习惯，一味去追求学习操作技巧和复杂的公式，往往导致空有理论却无法施展。沙地上是盖不起高楼的，初学者不要热衷于技巧而忽略了表格设计基本规范。掌握了良好的数据管理理念和表格设计规范，Excel已有的功能才能最大限度地发挥作用。